Фрагмент документа "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
17. Составление и оформление описей дел и передача
дел в государственный архив
17.1. Ответственным за ведение делопроизводства избирательной
комиссии перед сдачей на постоянное хранение в государственный архив
на все завершенные и оформленные дела постоянного срока хранения
составляются описи дел по установленной форме в двух экземплярах
(Приложение 13).
17.2. Описи дел составляются по отдельности на дела постоянного
срока хранения и дела по личному составу.
17.3. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их
расположения в номенклатуре дел избирательной комиссии. Каждое дело
вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело
состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет
самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с
теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми
заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого
дела, на остальных делах (томах) пишется "То же", при этом другие
реквизиты указываются полностью, а в описи дел на каждом новом листе
заголовок этих дел воспроизводится полностью.
17.4. В описи дел графа "Примечание" используется для
проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического
состояния, о наличии копий и так далее.
17.5. Передача дел осуществляется по описям дел, которые
подписывают представители обеих сторон, участвующих в приеме -
передаче дел. Один экземпляр описи хранится в избирательной комиссии,
а другой - в государственном архиве.
17.6. При передаче дел в государственный архив на обоих
экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится
отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых
(переданных) в архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии
работников избирательной комиссии и государственного архива,
осуществляющих прием - передачу дел, ставятся их подписи и дата.
17.7. Одновременно с документами в государственный архив
передается и научно-справочный аппарат.
17.8. В подготовленном к сдаче в государственный архив деле
постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи
делается запись или проставляется штамп "В архив", который заверяется
подписью секретаря избирательной комиссии.
|
Фрагмент документа "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".