Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ".
5. Порядок работы с обращениями граждан
5.1. Работа с обращениями граждан в Росрегистрации ведется в
соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим
законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями
граждан, Положением о Росрегистрации и настоящей Инструкцией.
5.2. Организация и обеспечение централизованного учета и
своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в
Росрегистрации осуществляется отделом писем и приема граждан
Управления делами и делопроизводства (далее - Отдел писем).
5.3. Зарегистрированные в Отделе писем обращения, не требующие
доклада руководству, направляются, в зависимости от их содержания, в
соответствующие структурные подразделения центрального аппарата
Росрегистрации.
5.4. Ответственность за организацию рассмотрения обращений
граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководителей
структурных подразделений центрального аппарата Росрегистрации.
Поступившие в подразделения письменные обращения граждан
рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в Отделе
писем, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, в срок
до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного
обращения может быть продлен заместителем директора Росрегистрации,
давшим соответствующее поручение, или по согласованию с Отделом писем
руководителем структурного подразделения, у которого письмо находится
на исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока
рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия справки о
продлении срока рассмотрения обращения направляется в Отдел писем.
5.5. Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию
территориальных органов Росрегистрации, если не требуется
вмешательства центрального аппарата Федеральной регистрационной
службы, направляются в 5-дневный срок для разрешения по существу в
регионы, независимо от того, кому из должностных лиц Росрегистрации
эти обращения адресованы.
Поручения направляются за подписью руководителя структурного
подразделения или его заместителя.
5.6. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в
компетенцию Росрегистрации, направляются в 5-дневный срок по
принадлежности за подписью начальника Отдела писем или его
заместителя.
5.7. Поступившие в структурные подразделения письма без резолюции
директора Росрегистрации или его заместителей, но требующие особого
внимания, докладываются руководителем структурного подразделения
директору Росрегистрации или, в соответствии с распределением
обязанностей, его заместителю, при этом согласовывается порядок
рассмотрения обращения.
5.8. Решение о рассмотрении письменных обращений граждан с
выездом на место работников соответствующих структурных подразделений
принимается директором Росрегистрации или его заместителем.
5.9. Письменные обращения граждан, поступившие в Росрегистрацию с
сопроводительным письмом на имя директора Росрегистрации или его
заместителя, подписанные депутатом Государственной Думы или членом
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации,
руководством Минюста России, руководителем органа исполнительной
власти или региона, в день регистрации докладываются начальнику
Управления делами и делопроизводства или его заместителю, который в
этот же день докладывает их соответствующему руководителю
Росрегистрации. В таком же порядке подлежат докладу руководству
Росрегистрации письма, содержащие жалобы на сотрудников центрального
аппарата, руководителей территориальных органов Росрегистрации. Письма
с резолюциями директора Федеральной регистрационной службы или его
заместителей передаются исполнителю только через Отдел писем, где в
случае необходимости берутся на особый контроль.
5.10. Отделом писем на "особый контроль" берутся обращения
граждан, направляемые в Росрегистрацию из Администрации Президента
Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации,
палат Федерального Собрания Российской Федерации, Минюста России и
иных органов государственной власти, если после разрешения обращения
им требуется дать ответ. На "особый контроль" могут быть взяты и
другие обращения.
5.11. Поручения по обращениям граждан вместе с производством
передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения
резолюции. Если поручение дано нескольким подразделениям центрального
аппарата Росрегистрации, то работу по его рассмотрению координирует
подразделение, указанное в резолюции первым. Решение, принятое по
такому письму, должно быть согласовано между всеми структурными
подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения
противоречий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.
5.12. Категорически запрещается:
направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или
организациям, действия которых обжалуются;
передавать обращения из одного структурного подразделения в
другое, минуя Отдел писем.
5.13. По обращениям, принятым к производству Росрегистрацией,
окончательные ответы готовятся самостоятельными структурными
подразделениями и подписываются его руководителем или заместителем
руководителя. На повторное обращение гражданина ответ подписывает
руководитель структурного подразделения, если ранее ответ направлялся
за подписью его заместителя.
Если ранее ответ направлялся за подписью руководителя
структурного подразделения, то на повторное обращение ответ
подписывает курирующий соответствующее структурное подразделение
заместитель директора Росрегистрации.
5.14. За подписью заместителя директора Росрегистрации готовятся
ответы по обращениям на действия руководителей структурных
подразделений центрального аппарата Росрегистрации, если они ранее
принимали решение по жалобе. В отдельных случаях руководитель
подразделения может дать повторный ответ.
5.15. За подписью директора Росрегистрации или его заместителей
готовятся ответы по обращениям "особого контроля" органам, взявшим
обращение на контроль. Ответы гражданам по таким обращениям могут быть
подписаны начальником Управления, если ранее он не принимал по ним
решения.
5.16. По обращениям, направленным для рассмотрения в
территориальные органы Росрегистрации, ответы подписывают
соответственно их руководители.
5.17. Обращения граждан, поступившие в установленном порядке,
подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по
вопросам, относящимся к компетенции Росрегистрации, недопустим.
Рассмотрение вопроса считается завершенным только после отправки
заявителю ответа о принятом решении.
Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с
указанием фамилии, имени, отчества, помимо изложения существа
предложения, заявления либо жалобы, также данные о месте его
жительства, работы или учебы. Обращение, не содержащее этих сведений,
признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
При наличии в таких обращениях сообщений о злоупотреблении,
нарушении законодательства с указанием конкретного должностного лица
Росрегистрации обращение (заявление) направляется в соответствующее
структурное подразделение центрального аппарата Росрегистрации для
рассмотрения или списания в дело на усмотрение его руководства.
5.18. Личный прием граждан в приемной Росрегистрации организуют и
проводят начальник Отдела писем, его заместитель, специалисты отдела.
В случае возникновения конфликтной ситуации посетителя принимает
начальник Управления делами и делопроизводства или его заместитель.
5.19. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции
Росрегистрации, при наличии у них ответов руководителей
территориальных органов Росрегистрации проводится специалистами и
руководителями структурных подразделений.
Заместители директора Росрегистрации принимают граждан при
наличии у них аргументированных возражений на решение руководителя
структурного подразделения Росрегистрации.
В отдельных случаях, по спорным и важным вопросам с жалобами на
решения заместителей директора Росрегистрации, граждан принимает лично
директор Росрегистрации.
5.20. Организацию приема посетителей специалистами и
руководителями структурных подразделений Росрегистрации осуществляют
начальник, его заместитель и специалисты Отдела писем. Организацию
приема посетителей директором Росрегистрации или его заместителями
осуществляет начальник Управления делами и делопроизводства или его
заместитель.
Запись на прием к директору Росрегистрации или его заместителям
производится в рабочем порядке по мере необходимости. Прием проводится
в соответствии с утвержденным графиком приема.
5.21. В соответствии с графиком, утвержденным директором
Росрегистрации, прием населения ведут руководители структурных
подразделений, их заместители, наиболее квалифицированные специалисты.
Запись к ним на прием осуществляют специалисты Отдела писем, учитывая
при этом специализацию и компетенцию представителей структурных
подразделений Росрегистрации.
5.22. Не позднее чем за сутки до приема посетителя директором
Росрегистрации или его заместителем руководитель структурного
подразделения представляет в Отдел писем вместе с производством
краткую обзорную справку о ходе и результатах рассмотрения жалобы.
5.23. Если во время приема невозможно решить поставленные
вопросы, от посетителя принимается заявление, которое после
соответствующего оформления передается в Отдел писем для регистрации и
направления по принадлежности.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию
Росрегистрации, ему разъясняется его право на обращение в
соответствующие органы.
5.24. Жалобы и заявления граждан с личного приема, поступающие на
рассмотрение в самостоятельные структурные подразделения центрального
аппарата Росрегистрации, должны быть взяты ими на контроль.
5.25. На Отдел писем возлагается контроль за организацией работы
с обращениями граждан в структурных подразделениях центрального
аппарата Росрегистрации.
Структурные подразделения Росрегистрации обязаны своевременно
информировать Отдел писем о завершении работы с обращениями граждан,
поступившими с личного приема или с резолюцией руководителей
Росрегистрации, а также о передаче письма в другое подразделение.
5.26. Отдел писем организует работу справочной службы,
информирующей обратившегося в нее гражданина о ходе и результатах
рассмотрения его обращения.
5.27. В структурных подразделениях Росрегистрации регулярно
проводится работа по анализу обращений граждан. Отдел писем совместно
с руководителями структурных подразделений Росрегистрации планирует
подготовку тематических обзоров писем и контролирует выполнение этих
планов. Обзоры писем подписываются руководителями структурных
подразделений и докладываются заместителю директора Росрегистрации по
направлению деятельности, который определяет круг лиц, подлежащих
ознакомлению с ними.
На основании информации, полученной от руководителей структурных
подразделений центрального аппарата Росрегистрации, руководителей
территориальных органов Росрегистрации, Отдел писем готовит по итогам
полугодия служебную записку о характере обращений граждан в
Росрегистрацию, в ее подведомственные органы.
Ответственность за достоверность представляемой информации в
рамках своей компетенции несут руководители структурных подразделений.
5.28. Обращения граждан, поступившие почтой, отдел обработки
документов Управления делами и делопроизводства по реестру в тот же
день передает в Отдел писем.
5.29. Специалист Отдела писем после ознакомления и проверки
обращения по картотеке проводит его регистрацию.
5.30. На обращение, поступившее впервые, заводится алфавитная
учетная карточка (Приложение 13). На алфавитной карточке проставляется
регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество заявителя и
его адрес; краткое содержание обращения; дата поступления в
Росрегистрацию; индекс структурного подразделения Росрегистрации или
наименование территориального органа, куда обращение направлено для
разрешения.
Регистрационный номер состоит из цифр порядкового номера и двух
последних цифр года поступления (например: 29-04).
5.31. Алфавитная учетная карточка хранится в картотеке отдела
писем и приема граждан Управления делами и делопроизводства. На ней
регистрируются все последующие обращения в Росрегистрацию одного и
того же лица под номером первичного заявления.
5.32. На обращение, поступившее впервые, отделом писем и приема
граждан заводится производство (Приложение 14) с тем же номером, что и
алфавитная учетная карточка, кроме того, на производстве проставляется
цифра, обозначающая индекс структурного подразделения, куда
направляется заявление, и фамилия заявителя. В производство
подшиваются все документы и материалы, отражающие ход рассмотрения
данного обращения и принятые по нему решения. Все последующие
обращения, касающиеся деятельности того же подразделения, подшиваются
в это же производство в хронологическом порядке.
5.33. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает
руководитель структурного подразделения, который делает отметку в
производстве "в дело".
5.34. Законченные производства по обращениям хранятся в
структурных подразделениях центрального аппарата Росрегистрации,
принимавших решения по жалобам и заявлениям, в течение 5 лет, по
истечении срока хранения сдаются в архив центрального аппарата
Росрегистрации для уничтожения.
5.35. На каждое поступившее обращение Отделом писем заводится
статистическая карточка, которая вместе с производством направляется в
структурное подразделение. Специалистом, рассматривающим обращение
гражданина, на ней делаются соответствующие отметки, отражающие ход
рассмотрения обращения. Статистическая карточка хранится в картотеке
структурного подразделения и используется в аналитической работе и при
обобщении обращений.
5.36. Если обращение гражданина берется на особый контроль, кроме
статистической карточки, на которой проставляется пометка "особый
контроль", заводится в двух экземплярах контрольная карточка
(Приложение 15). Один экземпляр карточки направляется на исполнение
вместе с производством и возвращается из структурного подразделения в
Отдел писем с копиями ответов контролирующей организации и заявителю.
5.37. Исходящий регистрационный номер при переписке по обращениям
граждан присваивается в отделе обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства Росрегистрации.
Например: N 6-16-4203-01,
где: 6 - индекс структурного подразделения;
16 - номер номенклатурного дела по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан в Управлении делами и делопроизводства;
4203-01 - номер, присвоенный при централизованной регистрации в
отделе писем.
5.38. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу:
- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по
первоначальному обращению;
- если со времени подачи первого обращения истек установленный
законом срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по
разным вопросам.
5.39. Дубликатом обращения являются обращения одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и
поступившие в Росрегистрацию, или обращения этого же лица с одинаковым
текстом.
5.40. Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня
дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не
подлежат и списываются в дело с согласия руководителя структурного
подразделения или его заместителя, отвечающего за работу с письмами и
обращениями граждан. Если они поступили из Администрации Президента
Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации и не взяты ими на контроль, заявителю направляется повторный
ответ.
5.41. Все дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения
регистрируются под одним и тем же номером, что и первоначально
поступившие обращения. При этом в алфавитной и статистической
карточках после проставления присвоенного номера отмечаются даты
поступления обращения.
5.42. Справочно-информационное обслуживание внешних
корреспондентов, обращающихся в Росрегистрацию, осуществляется Отделом
писем.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ".