ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ, ОРГАНИЗАЦИЙ И СТРАХОВАТЕЛЕЙ В ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ДИРЕКЦИИ ПФР И РЕВИЗИОННОЙ КОМИССИИ ПФР И ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ, ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦ. Постановление. Пенсионный фонд РФ. 02.11.07 275П

VI. Формирование дел по обращениям граждан

     6.1.   Формирование,  оформление  и  временное  хранение  дел  по
обращениям   граждан   должно  отвечать  требованиям  Государственного
стандарта   "Унифицированные   системы  документации.  Унифицированная
система  организационно-распорядительной  документации.  Требования  к
оформлению  документов"  (ГОСТ  Р 6.30-2003), принятого Постановлением
Государственного  комитета  Российской  Федерации  по стандартизации и
метрологии  от  3  марта 2003 года N 65-ст (по заключению Министерства
юстиции  Российской  Федерации  данное  Постановление  не  нуждается в
государственной  регистрации,  письмо  от  04.04.2003 N 07/3276-ЮД), а
также  соответствовать  порядку работы с документами, установленному в
ПФР.
     6.2.  Обращения  граждан  после  их  рассмотрения  в  структурных
подразделениях  должны  быть  возвращены  в  отдел  учета  и  контроля
Управления по работе с обращениями граждан со всеми относящимися к ним
документами    (копией   ответа   автору,   регистрационно-контрольной
карточкой  и т.д.) для централизованного формирования дел и пополнения
базы     данных    сведениями,    необходимыми    для    осуществления
справочно-информационной работы.
     При   формировании   дел   работником  отдела  учета  и  контроля
проверяется  правильность  направления  документов  в дело, оформление
документов (наличие дат, подписей, виз) и их полнота (комплектность).
     Не рассмотренные полностью обращения граждан, а также неправильно
оформленные  документы  подшивать в дело запрещается, они возвращаются
исполнителям на доработку.
     6.3.  Обращения  граждан,  копии  ответов  на  них  и  документы,
связанные  с  их  разрешением,  а  также  документы  по личному приему
граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел.
     Документы в дела формируются в течение одного календарного года и
располагаются   в   хронологическом  или  алфавитном  порядке.  Каждое
обращение  гражданина и все документы по его рассмотрению составляют в
деле  самостоятельную  группу. В случае получения повторного обращения
гражданина  или  появления дополнительных документов они подшиваются к
данной группе документов, относящейся к конкретному автору. Подшитые в
дело  документы  нумеруются, и на них составляется внутренняя опись. В
конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
     6.4.  Запрещается  формирование  и хранение дел у исполнителей по
обращениям, зарегистрированным в отделе учета и контроля Управления по
работе с обращениями граждан.
     В   структурных   подразделениях  для  удобства  в  работе  могут
формироваться  дела  с  копиями  документов  со  сроком  хранения  "До
минования надобности".
     6.5.   Обязанность   по  обеспечению  сохранности  документов  по
обращениям  граждан  возлагается на работников отдела учета и контроля
Управления по работе с обращениями граждан.
     6.6.   Для   данной  категории  документов  устанавливается,  как
правило,  пятилетний  срок  хранения.  В необходимых случаях постоянно
действующей  Центральной  экспертной  комиссией ПФР может быть принято
решение  об  увеличении  срока  хранения,  в  том  числе  о постоянном
хранении наиболее ценных и социально значимых предложений граждан.
     6.7.  По  истечении  установленных  сроков  хранения документы по
обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.