Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ".
6.2. Регистрация документов
Регистрация поступающих в Департамент документов проводится
централизованно, создаваемых (исходящих) документов -
децентрализованно: в подразделениях, их создавших или исполнивших, в
соответствии с номенклатурой дел.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета и
использования в служебных целях (как создаваемые в Департаменте, так и
поступающие из других организаций и от граждан), требующие ответа, а
также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих
организаций. Моментом регистрации документа считается время фиксации
факта его поступления в Департамент путем внесения соответствующих
сведений в автоматизированный банк данных с проставлением на документе
даты и регистрационного номера.
Регистрация документов в Департаменте осуществляется:
- в отделе руководителя Департамента:
а) входящие служебные документы (кроме факсограмм и
телефонограмм);
б) исходящие документы, связанные со служебной корреспонденцией:
- подписанные руководителем Департамента, его первым
заместителем, начальником отдела руководителя Департамента,
исполнителем которых являлись сотрудники отдела руководителя
Департамента;
- протоколы совещаний, ответственность за организацию которых
возлагалась на отдел руководителя Департамента;
в) письменные обращения граждан (в т.ч. сопровожденные письмами
из вышестоящих или сторонних организаций) и связанная с ними
корреспонденция;
- в структурных подразделениях Департамента:
- исходящие документы, связанные со служебной корреспонденцией,
исполнителями которых являлись сотрудники соответствующих
подразделений;
- протоколы совещаний, ответственность за организацию которых
возлагалась на соответствующие подразделения.
Поступившая в Департамент корреспонденция на иностранном языке
направляется адресату без регистрации.
Прием (передача) телефонограмм и факсограмм, адресованных
руководителю Департамента и его первому заместителю, производится
секретарями руководства или дежурными Департамента с регистрацией их в
специальных журналах и безотлагательной передачей начальнику
(заместителю начальника) отдела руководителя Департамента, которыми
поступившие документы представляются руководству. Дальнейшая работа с
телефоно- и факсограммами, адресованными руководителю (первому
заместителю руководителя) Департамента, строится по резолюциям
руководителя (первого заместителя руководителя) Департамента.
Документы, поступившие руководителю Департамента и его
заместителям в ходе приема представителей организаций и граждан, по
которым принимавшие должностные лица дали поручения (поставили
резолюцию), до направления исполнителям подлежат регистрации в отделе
руководителя Департамента.
Документы, поступившие в Департамент по одному и тому же вопросу
из одной и той же организации или от одного и того же гражданина
(граждан) в течение года, считая от даты их первичной регистрации в
Департаменте, и если со времени первого обращения истек установленный
законом срок рассмотрения, а также если первоначальное решение
поставленного вопроса не удовлетворило заявителя или организацию,
считаются повторными.
Служебные документы (обращения граждан) от одной и той же
организации (одного и того же гражданина (граждан) по одному и тому же
вопросу, направленные различным адресатам, повторными не считаются.
Для принятия решения о процедуре исполнения повторных документов
должностным лицам Департамента вместе с документами направляется
информация, содержащаяся в соответствующих базах данных, либо (по
запросу) предыдущая переписка (дело). При неудовлетворении заявителем
решением вопроса материалы повторного обращения докладываются
вышестоящему руководителю.
Документы, определенные к исполнению начальникам структурных
подразделений Департамента, получаются их делопроизводителями в
соответствующих секторах отдела руководителя Департамента не реже 4
раз в течение рабочего дня (10.00-10.30, 13.00-13.30, 15.30-16.00,
17.30-17.45). Документы, требующие срочного исполнения, доставляются в
структурные подразделения сотрудниками отдела руководителя
Департамента непосредственно после их регистрации.
Подразделения, участвующие в процессе создания, регистрации и
хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих
документов, так и информации о них в соответствующих базах данных, а
также за оперативность представления информации лицам, имеющим право
на ее получение.
В секторе служебной корреспонденции фиксируются этапы исполнения
поручений руководителя Департамента и его первого заместителя
(регистрационные номера, начинающиеся с 01-... и 02-...); этапы работ
по рассмотрению иных документов фиксируются в соответствующих
структурных подразделениях.
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ".