Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
4. Порядок прохождения, оформления и представления
на подпись исходящих и внутренних документов
4.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в
составлении проекта документа, его печатании, согласовании,
визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.
Исходящие документы, адресованные органам по труду, социальной
защиты населения субъектов Российской Федерации и территориальным
органам министерства по вопросам занятости населения, в обязательном
порядке визируются в Управлении координации региональных программ и
развития территориальных органов.
Для предварительного ознакомления и согласования проект документа
может быть размножен и направлен всем организациям и лицам,
участвующим в его подготовке.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель
обязан проверить его содержание, правильность оформления, наличие
необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на
подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
4.2. Документы, исходящие от имени министерства, подписываются
Министром или по его поручению заместителями Министра.
Документы, представляемые на подпись Министру, должны быть
завизированы исполнителями, руководителями структурных подразделений
министерства или их заместителями, а также курирующим заместителем
Министра, а представляемые заместителям Министра - исполнителями,
руководителями подразделений или их заместителями.
Документы, требующие согласования других ведомств, считаются
согласованными при наличии визы руководителей или заместителей
руководителей данных ведомств на втором экземпляре документа и
прилагаемом проекте нормативного правового акта (возможен лист
согласования).
При подготовке проектов указов Президента Российской Федерации,
постановлений Правительства Российской Федерации и других официальных
документов (международных и межправительственных соглашений и др.)
используются полные наименования министерств и иных федеральных
органов исполнительной власти.
Проекты нормативных правовых актов, вносимые в Правительство
Российской Федерации, подготавливаются в соответствии с требованиями,
содержащимися в Постановлении Правительства Российской Федерации от 2
августа 1995 г. N 778 "Вопросы организации деятельности Правительства
Российской Федерации", предусматривающими, в частности:
обязательное согласование с заинтересованными министерствами,
ведомствами, организациями, а в вопросах, затрагивающих интересы
субъектов Российской Федерации, - и с субъектами Российской Федерации;
обязательное согласование с Министерством юстиции Российской
Федерации проектов решений нормативного правового характера;
внесение в Правительство Российской Федерации проектов
нормативных правовых актов с приложением пояснительной записки,
содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы ожидаемых
социально-экономических и иных последствий их реализации.
Не допускается направление проектов нормативных правовых актов в
Правительство Российской Федерации без визы Правового департамента.
Проекты федеральных законов, указов Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, постановлений, разъяснений и приказов министерства перед
представлением их руководству министерства должны быть проверены с
точки зрения соответствия их содержания действующему законодательству
Правовым департаментом министерства.
Постановления и разъяснения (разъяснения министерства
утверждаются постановлением) министерства, представленные на подпись
Министру или по его поручению первому заместителю Министра, визируются
на втором экземпляре исполнителем, руководителем структурного
подразделения министерства или его заместителем, начальником Правового
департамента или его заместителем, курирующим заместителем Министра, в
необходимых случаях, руководителями или их заместителями других
заинтересованных структурных подразделений министерства, а также
руководителями или заместителями руководителей заинтересованных
организаций.
К постановлению прилагается справка, подписанная руководителем
(заместителем руководителя) структурного подразделения,
представляющего документ, излагающая существо вопроса с необходимыми
расчетами, обоснованиями и отражением содержащихся в документе новых
положений, отличий от ранее принятых нормативных правовых актов.
В тех случаях, когда постановления и разъяснения принимаются
министерством совместно с другими органами, на подпись представляется
соответствующее количество экземпляров документов.
Подготовленные в установленном порядке документы представляются в
отдел организации работы коллегии и подготовки нормативных документов
для окончательного редактирования, оформления, передачи на подпись и
регистрации после подписания. Одновременно исполнитель документа
представляет подписанный соответствующим начальником структурного
подразделения или его заместителем список (рассылку) организаций,
которым направляется постановление, разъяснение.
Постановления и разъяснения, затрагивающие права граждан,
устанавливающие вновь либо изменяющие механизм реализации этих прав,
свобод и законных интересов, действующих на момент принятия
постановлений и разъяснений, а также носящие межведомственный
характер, подлежат государственной регистрации.
Отбор нормативных правовых актов министерства для направления на
государственную регистрацию осуществляет Правовой департамент.
Перед представлением нормативного правового акта министерства на
подпись руководству в установленном порядке начальник Правового
департамента или его заместитель на визируемом экземпляре указывает,
подлежит ли этот акт государственной регистрации.
Для направления в Министерство юстиции Российской Федерации
представляются следующие документы:
а) зарегистрированный в отделе организации работы коллегии и
подготовки нормативных документов первый экземпляр нормативного
правового акта, подписанный Министром или по его поручению первым
заместителем Министра (визированный экземпляр остается в
министерстве);
б) три копии нормативного правового акта, заверенные общим
отделом и подписанные начальником Правового департамента (его
заместителем);
в) справка - обоснование, подписанная начальником Правового
департамента (его заместителем);
г) сопроводительное письмо, подписанное соответствующим
заместителем Министра.
Доставка документов в Министерство юстиции Российской Федерации и
обратно возлагается на подразделение, являющееся ответственным
исполнителем нормативного правового акта.
Подлинные экземпляры постановлений и разъяснений хранятся в
отделе по организации работы коллегии и подготовки нормативных
документов.
4.3. Все исходящие из министерства документы должны
соответствовать единым Правилам составления и оформления документов
(Приложение 4).
4.4. Исходящие документы, подписанные Министром или его
заместителями, направляемые в Аппараты Президента Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации, комитеты
Государственной Думы и Совета Федерации, регистрируются и отправляются
отделом правительственной переписки.
Исходящие документы, адресованные федеральным органам
исполнительной власти, органам по труду, социальной защиты населения
субъектов Российской Федерации, территориальным органам министерства
по вопросам занятости населения, организациям, регистрируются и
подготавливаются для отправки общим отделом.
Исходящие документы, не требующие подписи руководства
министерства, подписываются руководителями структурных подразделений
или их заместителями в соответствии с компетенцией каждого.
Исходящие документы, подписанные руководителями структурных
подразделений министерства или их заместителями, регистрируются и
подготавливаются для отправки этими подразделениями с обязательным
сообщением в группу по регистрации и учету корреспонденции общего
отдела исходящего номера, даты отправки, номера дела, в которое подшит
документ, номера страницы, а также фамилии исполнителя и должности
лица, подписавшего документ (копия ответа с письмом - основанием
остается в подразделении).
Ответы на письма, заявления и жалобы граждан, подписанные как
руководством министерства, так и руководителями структурных
подразделений министерства и их заместителями, а также исполненные
непосредственно в Управлении по работе с обращениями граждан,
регистрируются и подготавливаются для отправки этим управлением по
входящим номерам.
Вся международная корреспонденция подлежит отправке только после
согласования с Управлением международного сотрудничества.
Регистрация и подготовка к отправке исходящих документов
производится, как правило, в день их подписания.
4.5. При отправке исходящей корреспонденции секретари структурных
подразделений министерства, работники отдела правительственной
переписки, общего отдела, а также Управления по работе с обращениями
граждан обязаны:
проверить наличие подписей на документе и соответствующих виз,
приложений к нему (если они указаны в документе), подлинника
основания, фамилии и номера телефона исполнителя документа, а также
правильность написания адреса, индекса почтового отделения и фамилии
адресата, номера и даты документа, на который дается ответ;
на каждом отправляемом документе поставить дату и исходящий
номер, состоящий из индекса и порядкового номера исходящего документа;
подшить визированную копию исходящего документа в соответствующее
дело, заведенное по месту регистрации исходящего документа вместе с
материалами, на основании которых этот документ подготовлен.
Зарегистрированные исходящие документы, кроме документов отдела
правительственной переписки, передаются в экспедицию с пометкой о
категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Документы
за подписью Министра и его заместителей, включая постановления и
разъяснения министерства, а также возвращаемые гражданам трудовые
книжки и другие ценные вложения посылаются заказной почтой.
Исходящая корреспонденция сдается в экспедицию в
незаконвертированном виде в течение рабочего дня (по возможности)
равными частями с 9 часов утра до 15 часов ежедневно, а в пятницу и
предпраздничные дни - до 12 часов.
4.6. В экспедиции проверяется правильность оформления документов,
наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно
оформленные документы возвращаются в соответствующие подразделения.
Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее
сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты,
заклеивание, определение и проставление стоимости отправления,
составление реестра на заказную почту и сдачу корреспонденции в
отделение связи. При этом для документов, направляемых постоянным
адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными
типографским способом или средствами оперативного размножения.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один
конверт.
Документы, переданные в экспедицию, должны быть обработаны и
отправлены, как правило, в тот же день.
4.7. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются
(используются) в пределах министерства. Прохождение внутренних
документов на всех этапах их подготовки и оформления регистрируется в
специальных журналах.
Внутренние распоряжения и приказы министерства после их
подписания регистрируются и рассылаются группой по регистрации и учету
корреспонденции общего отдела (кроме кадровых). Все приказы в
обязательном порядке согласовываются с Правовым департаментом и
Управлением делами (кроме кадровых), а также с руководителями
подразделений, упомянутых в поручениях, содержащихся в приказах.
Регистрация внутренних документов производится, как правило, в
день их подписания. Подписанные экземпляры документов подшиваются в
группе по учету и регистрации корреспонденции общего отдела.
Докладные записки на имя руководства министерства, справки,
сводки и другие внутренние документы оперативного характера
рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего
передаются для исполнения (использования) в соответствующее
структурное подразделение (согласно резолюции) или подшиваются в дело
по месту их подготовки.
4.8. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов
на всех этапах их прохождения осуществляется под расписку, которая
делается разборчиво.
Документы, поступающие в структурные подразделения министерства,
принимает секретарь подразделения, а при его отсутствии - работник,
специально назначенный руководителем подразделения. Если письмо
поступило не по назначению, его следует вернуть для пересылки в
течение двух дней.
Передача документов в пределах структурного подразделения
производится через секретаря (или лицо, его замещающее) с
соответствующей отметкой в регистрационной карточке или журнале
внутренних документов.
Передача документов из одного структурного подразделения в другое
производится только через отдел правительственной переписки, общий
отдел или Управление по работе с обращениями граждан в зависимости от
принадлежности документа.
4.9. Учет объема документооборота в министерстве включает в себя
подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов
за определенный период времени.
Подсчет количества входящих и исходящих документов осуществляется
группой по учету и регистрации корреспонденции общего отдела. Учет
внутренних документов осуществляется по месту подготовки или
исполнения (использования) документа так, чтобы каждый документ
учитывался только один раз.
При определении объема документооборота раздельно подсчитывается
количество основных документов и количество экземпляров (копий),
изготовленных средствами оперативного размножения.
Данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются в общем
отделе и структурных подразделениях министерства по прилагаемой форме
(Приложение 5) и представляются начальником общего отдела управляющему
делами.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".