8.3.3. В компетенцию должностного лица, ответственного за
контроль исполнения распорядительного документа (координатора) или
являющегося ответственным исполнителем служебного документа и
обращения гражданина, входит:
- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;
- координация деятельности должностных лиц и органов
исполнительной власти города Москвы, являющихся исполнителями и
соисполнителями;
- корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного
срока исполнения документа в целом;
- принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в
документе поручений;
- подготовка и представление лицу, подписавшему документ или
давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).
В случае если поручение не выполнено, должностное лицо
исполнительной власти города Москвы, на которое возложен контроль за
выполнением документа в целом, устанавливает конечный срок выполнения
данного поручения в рамках срока по последнему пункту
распорядительного документа, о чем информирует руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы.
8.3.4. Контроль исполнения поручений по конкретным документам
возлагается:
- по указам и распоряжениям Мэра Москвы, постановлениям и
распоряжениям Правительства Москвы - на заместителей Мэра Москвы в
Правительстве Москвы (в том числе первых), руководителя Аппарата Мэра
и Правительства Москвы, министров Правительства Москвы и префектов
административных округов города в соответствии с распределением
обязанностей (в отдельных случаях - на руководителей органов
исполнительной власти города Москвы, контроль за деятельностью и
координацию работы которых осуществляет Мэр Москвы);
- по распоряжениям первых заместителей Мэра Москвы в
Правительстве Москвы - на министров Правительства Москвы и
руководителей органов исполнительной власти города Москвы,
объединенных в комплексы городского управления;
- по распоряжениям и приказам руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы - на заместителей руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы в соответствии с распределением обязанностей;
- по распоряжениям заместителей Мэра Москвы в Правительстве
Москвы - на руководителей органов исполнительной власти города Москвы,
контроль за деятельностью и координацию работы которых осуществляет
заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы;
- по протоколам заседаний Правительства Москвы и совещаний у Мэра
Москвы - на членов Правительства Москвы, руководителей органов
исполнительной власти города Москвы, структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- по служебным документам и обращениям граждан - на членов
Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти
города Москвы и структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы;
- по инициативным документам за подписью Мэра Москвы,
направленным Президенту Российской Федерации, в Правительство
Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации,
Конституционный Суд Российской Федерации, Прокуратуру Российской
Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, - на членов
Правительства Москвы и руководителей органов исполнительной власти
города Москвы, которые подготовили и представили на подпись Мэру
Москвы указанные документы.
8.3.5. Контроль исполнения распорядительных документов Мэра
Москвы и Правительства Москвы должен быть возложен, как правило, на
одно должностное лицо.
Контроль исполнения поручений Мэра Москвы и руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы, зафиксированных в протоколах, может быть
поручен нескольким должностным лицам исполнительной власти города
Москвы в соответствии с распределением обязанностей.
Контроль исполнения поручений Мэра Москвы и руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы, зафиксированных в резолюциях, может быть
поручен одному или нескольким должностным лицам исполнительной власти
города Москвы в соответствии с распределением обязанностей.
В том случае, если контроль возложен (по резолюциям - исполнение
поручено) на нескольких должностных лиц, то обобщает материал (готовит
итоговую справку) в целом по исполнению распорядительного документа,
резолюции то должностное лицо, которое в распорядительном документе,
резолюции значится первым, если нет других указаний.
В случае когда контроль за исполнением распорядительного
документа Мэр Москвы оставил за собой, координация деятельности и
централизованное представление информации по исполнению содержащихся в
распорядительном документе поручений осуществляет должностное лицо,
вносившее проект распорядительного документа.
В случае когда контроль за исполнением распорядительного
документа возложен на руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, сбор информации, ее анализ и оформление отчета осуществляет то
структурное подразделение Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
которое представляло проект распорядительного документа.
Отчет о выполнении поручений, содержащихся в протоколе,
представляется должностным лицом исполнительной власти города Москвы в
соответствии с распределением обязанностей.
8.4. Контрольно-аналитическая деятельность.
8.4.1. Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства
Москвы в соответствии со своей компетенцией осуществляют
контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ
результатов исполнения документов и поручений, информирование об этом
соответствующих должностных лиц исполнительной власти города Москвы,
ведение баз данных:
- Управление Мэра Москвы;
- Оперативно-распорядительное управление Мэра Москвы;
- Контрольное управление Мэра и Правительства Москвы;
- Управление по организации работы с документами Правительства
Москвы;
- Организационно-аналитическое управление Правительства Москвы;
- Приемная Правительства Москвы;
- Управление по связям с органами законодательной и
исполнительной власти Правительства Москвы;
- Первое управление Правительства Москвы;
- Аппарат Объединенной коллегии исполнительных органов
государственной власти Москвы и Московской области от Москвы (далее -
Аппарат Объединенной коллегии от Москвы);
- структурные подразделения, обеспечивающие деятельность первых
заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы и заместителей Мэра
Москвы в Правительстве Москвы.
8.4.2. Порядок осуществления контрольно-аналитической
деятельности.
8.4.2.1. Централизованному (с использованием автоматизированных
систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат
служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль
Мэром Москвы и другими должностными лицами, имеющими право давать
поручения по исполнению документов от имени Мэра Москвы по вопросам,
не требующим доклада Мэру Москвы, а также руководителем Аппарата Мэра
и Правительства Москвы и помеченные штампом "Контроль" и "Особый
контроль".
8.4.2.2. Решение о постановке поручений на особый контроль
принимается Мэром Москвы.
Решение о постановке на контроль в Оперативно-распорядительном
управлении Мэра Москвы поручения Мэра Москвы, отдельных
распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы
принимается Мэром Москвы и руководством Оперативно-распорядительного
управления Мэра Москвы.
Решение о постановке на контроль в Управлении Мэра Москвы
поручений (в том числе зафиксированных в протоколах совещаний у Мэра
Москвы), отдельных распорядительных документов Мэра Москвы и
Правительства Москвы принимается Мэром Москвы и руководством
Управления Мэра Москвы.
Решение о внесении распорядительного документа в базу данных
"Контроль распорядительных документов" принимает руководство
Контрольного управления Мэра и Правительства Москвы. Постановка на
контроль распорядительного документа в целом и его отдельных пунктов
(поручений) в Аппарате Мэра и Правительства Москвы осуществляется
путем внесения Контрольным управлением Мэра и Правительства Москвы
распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы в
указанную базу данных.
Сроки исполнения распорядительного документа в целом и его
отдельных пунктов (поручений) вносятся в базу данных, исходя из
сроков, установленных в распорядительном документе, и требований
настоящего Регламента. При несогласии с установленными в базе данных
сроками координатор распорядительного документа имеет право в течение
месяца с момента принятия (издания) документа обратиться к руководству
Аппарата Мэра и Правительства Москвы с предложением об изменении
установленного срока (сроков).
8.4.2.3. Контрольная деятельность осуществляется с использованием
информационных систем, а также оперативными методами (выезды на место,
использование средств оперативной связи, организация проверок,
совещаний и т.д.) и традиционными (представление исполнителем
информации в виде справок, отчетов, заключений и т.д.).
Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
осуществляющие контрольно-аналитические функции, до истечения
установленного срока исполнения направляют исполнителям уведомления,
напоминания о представлении отчетов по исполнению поручений, сроки
выполнения которых истекают в предстоящий период.
Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения
распорядительного документа или поручения до истечения конечного срока
в порядке упреждающего контроля.
Оперативно-распорядительное управление Мэра Москвы при
необходимости запрашивает информацию от структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы, осуществляющих
контрольно-аналитическую деятельность за выполнением поручений и
распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы в
соответствии со своей компетенцией.
8.4.2.4. Контрольное управление Мэра и Правительства Москвы и
Управление по организации работы с документами Правительства Москвы в
порядке контроля за выполнением поручений Мэра Москвы и должностных
лиц, имеющих право от имени Мэра Москвы давать поручения по исполнению
служебных документов и обращений граждан, регулярно направляют
исполнителям уведомления, а также перечень поручений, сроки выполнения
которых истекают в предстоящий период.
8.4.2.5. Контрольное управление Мэра и Правительства Москвы в
порядке контроля за распорядительными документами за месяц до
истечения срока исполнения поручений направляет:
- члену Правительства Москвы или другому должностному лицу,
осуществляющим контроль за ходом выполнения распорядительного
документа в целом и координацию деятельности органов исполнительной
власти города Москвы и структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы по исполнению поручений, - Напоминание о
представлении отчетов (форма 1 приложения 11 к настоящему Регламенту)
с приложением по каждому поручению, сроки исполнения которых истекают
в отчетный период, Отчета об исполнении поручения (форма 2 приложения
11 к настоящему Регламенту);
- должностному лицу, руководителям органа исполнительной власти
города Москвы и структурного подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, являющимся исполнителями поручений, -
Уведомление об истечении срока исполнения поручения (форма 3
приложения 11 к настоящему Регламенту).
8.4.2.6. В целях информирования Мэра Москвы, Правительства Москвы
о выполнении поручения, зафиксированного в распорядительном документе,
руководители органа исполнительной власти города Москвы и структурного
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы обязаны не позднее
чем за 10 дней до истечения срока исполнения поручения направить в
адрес члена Правительства Москвы или другого должностного лица,
осуществляющего функции контроля за ходом выполнения распорядительного
документа в целом, информацию о ходе выполнения поручения. В случае
если поручение не выполнено, в информации указываются причины
невыполнения, предлагаемые или принятые меры по устранению
невыполнения поручения, окончательный срок выполнения поручения.
8.4.2.7. Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства
Москвы и органов исполнительной власти города Москвы, обеспечивающие
деятельность членов Правительства Москвы и других должностных лиц, на
которых возложен контроль за выполнением распорядительного документа
Мэра Москвы и Правительства Москвы в целом, оформляют отчет об
исполнении поручения по установленной форме 2 (приложение 11 к
настоящему Регламенту) на основании информации, полученной от органов
исполнительной власти города и структурных подразделений Аппарата Мэра
и Правительства Москвы, являющихся исполнителями поручений.
Отчет об исполнении распорядительного документа, согласованный
членом Правительства Москвы или другим должностным лицом, на которых
возложен контроль за выполнением распорядительного документа Мэра
Москвы и Правительства Москвы, направляется в Контрольное управление
Мэра и Правительства Москвы.
Исполнители обязаны представить информацию о выполнении
поручений, зафиксированных в распорядительных документах и резолюциях
должностных лиц, в Аппарат Мэра и Правительства Москвы не позднее
следующего дня после окончания контрольного срока, за исключением
поручений с указанием конкретной даты исполнения.
Если информация, содержащаяся в представленном исполнителем
отчете (справке) (форма 2 приложения 11 к настоящему Регламенту), не
соответствует установленным требованиям, отчет (справка) может быть
возвращен исполнителю для доработки.
Доработанный отчет об исполнении поручения не позднее чем в
десятидневный срок должен быть возвращен в Контрольное управление Мэра
и Правительства Москвы.
В случае если распорядительный документ Мэра Москвы и
Правительства Москвы не выполнен в целом в установленные сроки, то
должностное лицо, на которое возложены контроль и координация
деятельности за выполнением распорядительного документа, направляет на
имя Мэра Москвы записку (справку) с указанием причин невыполнения
распорядительного документа, мер, принятых по их устранению, и
предложением об изменении сроков выполнения документа.
8.4.2.8. Документы (справки, информации, ответы) о выполнении
поручений Президента Российской Федерации вместе с подлинниками
документов, поступивших в Правительство Москвы, направляются
Президенту Российской Федерации за подписью должностного лица,
которому дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
8.4.2.9. Контролирующие структурные подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы после получения отчета (справки) от исполнителя:
- анализируют полученную информацию;
- готовят проект резолюции Мэра Москвы, должностных лиц, имеющих
право от имени Мэра Москвы давать поручения, о снятии с контроля
поручения (в случае его выполнения), о продлении сроков исполнения
(если есть веское обоснование), о принятии мер к исполнению (в случае
несогласия с исполнителем);
- осуществляют ведение баз данных;
- обеспечивают систематическую подготовку и представление Мэру
Москвы сводных отчетов об исполнительской дисциплине.
8.5. Информирование должностных лиц исполнительной власти города
Москвы.
8.5.1. На основании анализа письменной информации, представляемой
исполнителями, проверок, осуществляемых структурными подразделениями
Аппарата Мэра и Правительства Москвы, и других официальных материалов,
поступающих должностным лицам исполнительной власти города Москвы,
контрольно-аналитическими подразделениями Аппарата Мэра и
Правительства Москвы ежеквартально докладывается информация о ходе
выполнения распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства
Москвы, а также исполнения служебных документов и обращений граждан.
8.5.2. Подготовка и обобщение аналитических, информационных,
справочных и других материалов, необходимых члену Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации - представителю от
исполнительного органа государственной власти города Москвы для
осуществления его полномочий, обеспечивается группой помощников члена
Совета Федерации.
8.5.3. Руководители отраслевых, функциональных органов
исполнительной власти города и префекты административных округов
города Москвы представляют ежегодный отчет о свой деятельности Мэру
Москвы и Правительству Москвы.
Управы районов города Москвы представляют Мэру Москвы и
Правительству Москвы ежегодный отчет о своей деятельности через
префектуры административных округов города Москвы.
Правительство Москвы осуществляет систематический контроль за
состоянием работы с обращениями и приемом граждан в органах
исполнительной власти города Москвы.
8.5.4. Контролирующие структурные подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы имеют право вносить соответствующим должностным
лицам исполнительной власти города Москвы предложения о привлечении к
дисциплинарной ответственности, снижении размера или лишении премии
должностных лиц и сотрудников, не обеспечивших своевременное
выполнение поручений Мэра Москвы, первых заместителей и заместителей
Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, содержащихся в резолюциях, в протоколах и
распорядительных документах Мэра Москвы и Правительства Москвы.
9. Организация приема граждан
9.1. Прием граждан осуществляется по предметам ведения города
Москвы, определенным Уставом города Москвы в редакции Закона города
Москвы от 13 июля 2001 г. N 32 "О внесении изменений и дополнений в
Устав города Москвы".
9.2. Прием граждан осуществляется по поручению Мэра Москвы
первыми заместителями и заместителями Мэра Москвы в Правительстве
Москвы, министрами Правительства Москвы, префектами административных
округов города Москвы в Приемной Правительства Москвы (далее -
Приемная) согласно графику, утверждаемому руководителем Аппарата Мэра
и Правительства Москвы.
9.3. На прием к указанным должностным лицам исполнительной власти
города Москвы могут записаться жители города Москвы (москвичи), лица,
имеющие место жительства в городе Москве, а также иные граждане
Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства,
законно находящиеся на территории города Москвы, если их вопрос не был
решен на уровне района и административного округа города Москвы и
требуется участие членов Правительства Москвы.
Граждане вправе обращаться в Приемную лично или через своих
представителей, уполномоченных в установленном законом порядке.
9.4. Каждое обращение гражданина о приеме членами Правительства
Москвы регистрируется Приемной.
9.5. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием
проводятся работниками Приемной. Помимо организации приема граждан
должностными лицами исполнительной власти города работники Приемной
оказывают гражданам консультативно-правовую помощь.
9.6. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на
бланке Приемной в виде поручения органам исполнительной власти города
Москвы и структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, подписывается этим должностным лицом и после регистрации в
Приемной отправляется адресату.
9.7. Каждое поручение должностного лица, проводившего прием,
ставится на контроль Приемной.
9.8. Контроль исполнения поручений, данных во время приема
граждан, осуществляется соответственно первыми заместителями и
заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителем
Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министрами Правительства Москвы,
префектами административных округов города Москвы.
Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время
приема граждан, осуществляется работниками Приемной.
9.9. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина,
должно исполняться в тридцатидневный срок со дня подписания
(регистрации) поручения, если поручением не установлен иной срок.
9.10. Продление сроков исполнения поручений возможно только
должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению
заведующим Приемной и его заместителем.
9.11. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками
Приемной и докладываются должностному лицу исполнительной власти
города Москвы, направившему документы для исполнения в органы
исполнительной власти города Москвы, структурные подразделения
Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает
предъявляемым требованиям, Приемная повторно направляет документы с
поручением для рассмотрения по существу и ответа.
9.12. Поручение снимается с контроля:
- если вопрос решен положительно;
- если органом исполнительной власти города Москвы, структурным
подразделением Аппарата Мэра и Правительства Москвы дан обоснованный
отказ в выполнении требования гражданина и должностное лицо, давшее
поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.
9.13. Приемная регулярно информирует высшее должностное лицо
города о состоянии и характере обращений граждан к Мэру Москвы и в
Правительство Москвы.
10. Информационное обеспечение деятельности Мэра Москвы
и Правительства Москвы
10.1. Информационное обеспечение деятельности Мэра Москвы и
Правительства Москвы направлено на обеспечение органов, должностных
лиц исполнительной власти города Москвы и структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы документами и информацией,
необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и
разъяснения деятельности исполнительной власти города Москвы.
10.2. В систему органов исполнительной власти города Москвы,
структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
решающих задачи информационного обеспечения, входят:
- Пресс-служба Мэра и Правительства Москвы;
- Информационно-технологический центр Финансово-хозяйственного
управления Мэрии Москвы;
- Протокольный отдел Правительства Москвы;
- Архив Правительства Москвы;
- Организационно-аналитическое управление Правительства Москвы;
- Абонентская служба (структурное подразделение
Финансово-хозяйственного управления Мэрии Москвы);
- Справочно-информационная служба (структурное подразделение
Финансово-хозяйственного управления Мэрии Москвы);
- Комитет по телекоммуникациям и средствам массовой информации
города Москвы.
10.3. Потребителями информации являются:
- органы и должностные лица исполнительной власти города Москвы;
- структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- Московская городская Дума;
- органы местного самоуправления;
- население города (жители города Москвы, иные граждане
Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства);
- организации, расположенные или зарегистрированные на территории
города;
- иные организации (по согласованию с соответствующими
должностными лицами исполнительной власти города).
10.4. Формы и средства предоставления и распространения
информации:
- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов
Мэра Москвы, Правительства Москвы и членов Правительства Москвы;
- рассылка планов работы Правительства Москвы на полугодие,
включая электронную почту и официальный сервер Правительства Москвы в
сети Интернет, проектов повесток заседаний Правительства Москвы,
информации о еженедельных мероприятиях органов государственной власти
города Москвы;
- предоставление копий документов и выписок из них по запросу;
- предоставление справок по телефону;
- публикации в центральных и городских средствах массовой
информации;
- выпуск сборников, обзоров, перечней, буклетов,
справочно-информационных материалов;
- организация телевизионных программ;
- проведение разъяснительных кампаний;
- использование визуальной информации (наружная реклама);
- обеспечение удаленного доступа к базам данных через
корпоративную мультисервисную телекоммуникационную сеть (далее - КМС)
Правительства Москвы;
- публикация информации на официальном сервере Правительства
Москвы в сети Интернет;
- передача информации через систему электронной почты
Правительства Москвы.
10.5. Положения настоящего Регламента распространяются на
информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые, приобретаемые,
накапливаемые за счет средств бюджета города Москвы и иных городских
ресурсов.
10.6. В перечень информационных ресурсов Правительства Москвы
входят:
- распорядительные и служебные документы, подписанные Мэром
Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы (в том числе
первыми), министрами Правительства Москвы, другими должностными лицами
исполнительной власти города Москвы;
- документы на технических и бумажных носителях (сборники
документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.);
- компьютерные базы данных.
10.7. Информационные системы Правительства Москвы базируются на
корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети, включающей:
- систему электронной почты;
- Интернет-узел;
- локальные сети структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы,
интегрированные в КМС;
- систему передачи данных;
- систему телефонной связи;
- систему аудио-, видео конференц-связи.
10.8. Информационные ресурсы Правительства Москвы по доступу
(возможности использования) подразделяются на три категории:
- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;
- ресурсы, содержащие служебную информацию;
- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения
(доступа).
К категории открытой информации относится информация,
содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Правительства
Москвы и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.
К категории служебной информации относится информация,
содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Правительства
Москвы, предназначенная для использования должностными лицами и
служащими исполнительной власти города Москвы при выполнении ими своих
функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой
информации и информации ограниченного распространения (доступа).
К категории информации ограниченного распространения (доступа)
относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах
данных Правительства Москвы, включающая сведения конфиденциального
характера (коммерческая и служебная тайна, персональные данные о
гражданах и другая информация в соответствии с действующим
законодательством и решениями должностных лиц исполнительной власти
города Москвы).
10.9. Мэр Москвы, Правительство Москвы или по их поручению иные
должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также
режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к
ним, условия использования и распространения информации.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации,
зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут
персональную ответственность за обоснованность принятого решения и
соответствие своего решения законодательству.
10.10. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих
сведения конфиденциального характера, неправомерное использование
которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой
ущерб Мэру Москвы и Правительству Москвы, их органам либо деловым
партнерам, регулируется настоящим Регламентом и специальными
положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты
информации и информационных ресурсов.
10.11. Периодический контроль за соблюдением установленных
режимов доступа к информационным ресурсам Правительства Москвы, а
также правил их обработки и защиты в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы осуществляет Первое управление Правительства Москвы.
Режим защиты, обработки и использования информации в отношении
персональных данных устанавливает Первое управление Правительства
Москвы совместно с Управлением государственной службы и кадров
Правительства Москвы в соответствии с федеральным законом.
10.12. Обращение с организационно-распорядительными и служебными
документами Мэра Москвы и Правительства Москвы, содержащими сведения,
отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с
положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с
указанными документами.
Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих
государственную тайну, в органах исполнительной власти города Москвы
возлагается на их руководителей.
10.13. Порядок предоставления и распространения информации, а
также ее состав устанавливаются настоящим Регламентом или отдельным
распорядительным документом.
10.13.1. Официальным информационным органом Мэра Москвы и
Правительства Москвы, передающим официальное мнение Мэра Москвы и
Правительства Москвы, является Пресс-служба Мэра и Правительства
Москвы.
10.13.2. Официальными изданиями Мэра Москвы и Правительства
Москвы являются журнал "Вестник Мэра и Правительства Москвы" и газета
"Тверская, 13".
10.13.3. В целях обеспечения органов исполнительной власти города
Москвы, структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы
распорядительными документами Мэра Москвы, Правительства Москвы и
членов Правительства Москвы в соответствии с их компетенцией
Протокольный отдел Правительства Москвы в пятидневный срок с момента
подписания распорядительного документа осуществляет рассылку его
заверенных копий органам исполнительной власти города Москвы,
структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы и
организациям в соответствии с утвержденными списками рассылки.
Обеспечение управ районов города Москвы и муниципалитетов
внутригородских муниципальных образований в городе Москве, не входящих
в список рассылки, копиями распорядительных документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы и членов Правительства Москвы в соответствии с их
компетенцией осуществляют префектуры административных округов города
Москвы.
Информационно-технологический центр осуществляет рассылку
электронных копий утвержденных (изданных) распорядительных документов
структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
органам исполнительной власти города Москвы, являющимся абонентами
системы электронной почты Правительства Москвы, и размещение их в
компьютерной базе распорядительных документов Правительства Москвы.
10.13.4. Организационно-аналитическое управление Правительства
Москвы осуществляет справочно-информационное обеспечение деятельности
Мэра Москвы, Правительства Москвы, организует разработку и
изготовление тематических сборников, справочников, буклетов и иных
печатных изданий.
10.13.5. Информационно-технологический центр совместно с
Протокольным отделом Правительства Москвы, Управлением по организации
работы с документами Правительства Москвы, Управлением Мэра Москвы,
Контрольным управлением Мэра и Правительства Москвы,
Организационно-аналитическим управлением Правительства Москвы,
Справочно-информационной службой обеспечивает формирование и
функционирование следующих компьютерных баз данных Правительства
Москвы:
- распорядительных документов;
- служебной корреспонденции;
- обращений граждан;
- справочных;
- технологических (обеспечивающих работу отдельных подразделений
и органов исполнительной власти города).
10.13.6. Информирование граждан о распорядительных документах
Мэра Москвы и Правительства Москвы, затрагивающих их права, свободы и
обязанности, осуществляется путем публикации этих документов в
официальных изданиях Мэра Москвы и Правительства Москвы.
Указание на обязательность опубликования распорядительного
документа, как правило, содержится в тексте самого документа.
Ответственность за включение пункта об обязательности опубликования
несет член Правительства Москвы, руководитель органа исполнительной
власти города Москвы, вносивший проект распорядительного документа.
Ответственность за обязательность опубликования распорядительных
документов Мэра Москвы и Правительства Москвы в официальных изданиях
Мэра Москвы и Правительства Москвы, затрагивающих права, свободы и
обязанности граждан, возлагается на Пресс-службу Мэра и Правительства
Москвы.
10.13.6.1. Ознакомление с распорядительными документами Мэра
Москвы, Правительства Москвы и членов Правительства Москвы,
опубликованными в официальных изданиях Мэра Москвы и Правительства
Москвы, производится в общественных библиотеках города.
10.13.6.2. В отдельных случаях (отсутствие в библиотеках
официальных изданий Мэра Москвы и Правительства Москвы, отсутствие в
изданиях нужных документов) граждане и представители организаций могут
ознакомиться с текстом документа, затрагивающим их права, свободы и
обязанности, в территориальных органах исполнительной власти города
Москвы (префектуре административного округа, управе района города
Москвы) по месту жительства или нахождения организации либо в другом
органе исполнительной власти города Москвы, если вопрос касается
деятельности данного органа. Обеспечение информацией (ознакомление,
предоставление копии) осуществляется в соответствии с порядком,
установленным в органе исполнительной власти города Москвы.
10.13.6.3. Органы исполнительной власти города Москвы обязаны
сохранять поступившие из Протокольного отдела Правительства Москвы
заверенные копии распорядительных документов, касающихся их
деятельности, до минования надобности, но не менее пяти лет, после
чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.
10.13.6.4. В случае отсутствия в органе исполнительной власти
города Москвы нужных документов ознакомиться с официальными изданиями
Мэра Москвы и Правительства Москвы, публикующими полные тексты
распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы,
возможно в библиотеке Правительства Москвы.
10.13.6.5. В случае необходимости в получении копии
распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы,
затрагивающего права, свободы и обязанности гражданина и организации,
для представления в судебные органы, органы прокуратуры и др., а также
в связи с выполнением организацией функций, вытекающих из ее
полномочий, граждане и организации обращаются с письменной
обоснованной заявкой в Аппарат Мэра и Правительства Москвы на выдачу
заверенной копии. В соответствии с резолюцией руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы Протокольный отдел Правительства Москвы
или Архив Правительства Москвы (в зависимости от места хранения
распорядительного документа) выполняет заявку. Заверенные копии
распорядительных документов, устанавливающих права граждан и
юридических лиц на недвижимое имущество, выдаются в двух экземплярах,
копии иных распорядительных документов выдаются в одном экземпляре. В
целях свидетельствования верности копии распорядительного документа
Мэра Москвы и Правительства Москвы нотариусом по запросу заявителя на
копии может быть проставлена отметка о том, что подлинник находится в
соответствующем структурном подразделении Аппарата Мэра и
Правительства Москвы.
10.13.6.6. В случае нахождения подлинников распорядительных
документов Мэра Москвы и Правительства Москвы в Главном архивном
управлении города Москвы (после передачи на государственное хранение)
граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии
распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы в
Главное архивное управление города Москвы.
10.13.7. Справочно-информационная служба предоставляет населению
по телефону справочную информацию по вопросам деятельности структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов
исполнительной власти города Москвы и отдельных организаций,
расположенных на территории города Москвы.
11. Порядок работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения
11.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию
ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми
актами Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
11.2. Решение об отнесении документа к категории документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при
включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется
пометкой "Для служебного пользования".
11.3. Решение об отнесении документа к категории документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
принимается:
- по распорядительным документам - должностным лицом
исполнительной власти города, в компетенции которого находится
подписание данного распорядительного документа, а также ответственным
за внесение проекта распорядительного документа для рассмотрения Мэру
Москвы, Правительству Москвы, первым заместителям Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, руководителю Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы;
- по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) -
должностным лицом исполнительной власти города Москвы, подписавшим
документ, на основании предложения ответственного исполнителя.
11.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной
информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного
распространения, несут персональную ответственность за обоснованность
принятого решения.
11.5. На документах и их проектах, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для
служебного пользования".
11.6. При подготовке документа определяется количество
экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и
отправляется соответствующему адресату.
11.7. Доступ к базам данных "Контроль распорядительных
документов", "Служебная корреспонденция", "Контроль протоколов
совещаний Мэра Москвы" и другим базам данных Правительства Москвы,
содержащим служебную информацию ограниченного распространения, имеют
должностные лица и сотрудники Аппарата Мэра и Правительства Москвы и
органов исполнительной власти города в соответствии с утвержденными
списками.
11.8. Документированная информация с пометкой "Для служебного
пользования" без санкции должностного лица исполнительной власти
города, установившего режим ограниченного распространения для
конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению).
Для сотрудников структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, не входящих в список рассылки, снятие копий, а
также выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования"
производятся по разрешению должностного лица, подписавшего документ,
руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы (его заместителей),
начальника Управления Мэра Москвы и начальника Управления по
организации работы с документами Правительства Москвы соответственно
(по служебным документам), руководителя структурного подразделения или
сотрудника, составившего рассылку протокола совещания у Мэра Москвы
(по протоколам совещаний у Мэра Москвы).
Для других организаций снятие копий производится на основании
письменных запросов этих организаций и по разрешению должностного
лица, подписавшего документ, либо руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, его заместителей.
Обеспечение доступа к базам данных, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, производится по согласованию
со структурным подразделением Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
ответственным за информационное наполнение соответствующих баз данных,
в соответствии с решением руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы.
11.9. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится по
результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности
информации. Пометка погашается штампом или от руки с указанием номера
акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись
подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением
документов.
12. Информатизация деятельности Правительства Москвы
12.1. Целью информатизации деятельности Правительства Москвы
является создание условий для удовлетворения информационных
потребностей и реализации прав граждан, органов исполнительной власти
города Москвы, органов местного самоуправления, организаций,
общественных объединений на основе формирования и использования
информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных
процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это
достигается внедрением современных средств телекоммуникации и
информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного
управления на всех уровнях исполнительной власти города Москвы.
12.2. Главной задачей информатизации является формирование
информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения
управления городом, включая:
- комплекс технических средств для обеспечения работы
пользователей с информационными ресурсами, для обеспечения доступности
и жизнеспособности информационных ресурсов, для автоматизированной
обработки информации;
- транспортную среду передачи данных - корпоративную
мультисервисную телекоммуникационную сеть (КМС) Правительства Москвы с
открытой архитектурой, объединяющую локальные сети структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов
исполнительной власти города Москвы;
- интегрированную в КМС систему корпоративной телефонной связи
(далее - СКТС) Правительства Москвы, на базе которой обеспечивается
также проведение селекторных совещаний и видеоконференций членами
Правительства Москвы;
- программно-информационную среду - базы данных, электронную
почту, Интернет, другие информационные источники и ресурсы, а также
программные средства и технологии доставки, обработки и представления
информации;
- организационно-технологическую среду, обеспечивающую
сопровождение информационных ресурсов, взаимодействие технологических
процессов, контроль и управление ими, доступ пользователей и
операторов к информационным системам.
12.3. Информационные системы.
В соответствии с Законом города Москвы от 24 октября 2001 г. N 52
"Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы" при
создании и эксплуатации информационных систем, содержащих
информационные ресурсы города Москвы, их операторы обязаны
обеспечивать совместимость информационных систем между собой путем
соблюдения установленных требований к аппаратным и программным
средствам, организационным процедурам, формам документооборота и
информационного обмена, форматам данных, правилам предоставления и
защиты информации.
12.3.1. Оператором КМС и информационных систем Правительства
Москвы является Информационно-технологический центр
Финансово-хозяйственного управления Мэрии Москвы (далее - ИТЦ). Задача
ИТЦ состоит в организации сохранности, пополнения и оптимального
использования информационных ресурсов, систем и технологий для
обеспечения роста производительности труда и качества работы
персонала, а также для решения новых аналитических и управленческих
задач. ИТЦ обеспечивает администрирование КМС, поддержку пользователей
информационных ресурсов КМС, организует создание, подключение и
эксплуатацию информационных систем в рамках КМС, обеспечивает
информационно-технологическое взаимодействие Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы,
определяет порядок модернизации и создания технологий. Присвоение
доменных имен в КМС регулируется ИТЦ.
В ведении ИТЦ находится разработка нормативных и методических,
эксплуатационных документов, обучающих систем, поиск организационных и
проектных решений по созданию, использованию и реорганизации
информационных ресурсов, обеспечение необходимых мер по защите
информационных ресурсов, выработка оптимальных схем и регламента
взаимодействия персонала с информационными системами, создание
автоматических средств организации труда, обучения и контроля качества
работы персонала.
12.3.2. Одной из основных задач информатизации в соответствии с
требованием федерального законодательства и программных документов
Правительства Российской Федерации является увеличение открытости
деятельности, прозрачности принятия решений, доступности информации,
оперативности информирования граждан, создание условий для работы и
взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы между собой
по принципу "одного окна". В этой связи исполнительной властью города
используются официальные электронные каналы обмена информацией.
Создание и функционирование этих информационных каналов определяется
нормативными документами Правительства Москвы. Указанные каналы
организуются в составе КМС. Техническое оснащение, эксплуатация и
программно-технологическое обслуживание КМС осуществляются ИТЦ.
12.3.2.1 Для оперативного получения внешней информации,
предоставления информации гражданам и юридическим лицам, а также
размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической,
исторической и иной информации электронным каналом является
официальный сервер Правительства Москвы в сети Интернет с официальным
электронным адресом: http://www.mos.ru
Работа официального сервера организована как распределенная
технология в КМС.
Техническая поддержка официального сервера Правительства Москвы в
сети Интернет, координация работ и взаимодействие с Интернет-серверами
и другими информационными технологиями в КМС осуществляется ИТЦ. С
целью управления распределенной технологией создается технический
регламент Интернет-сервера Правительства Москвы, определяющий
программно-техническое, информационно-технологическое и информационное
обеспечение сервера, а также функции эксплуатирующих подразделений.
Для создания информационных ресурсов официального сервера
структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
органов исполнительной власти города обеспечивается возможность
самостоятельно создавать и сопровождать соответствующие информационные
разделы сервера, размещать в них открытую информацию из внутренних
информационных систем подразделений и органов. Работами по
программно-технологическому и информационному сопровождению сервера
руководит редактор официального сервера, назначаемый Правительством
Москвы.
12.3.2.2. Органы исполнительной власти города Москвы имеют
собственные электронные средства взаимодействия с населением, которые
должны быть интегрированы в структуру КМС и программно совместимы с
информационными технологиями официального сервера Правительства Москвы
в сети Интернет.
12.3.2.3. Сотрудники структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города,
являющиеся абонентами КМС, имеют возможность пользоваться в своей
работе открытыми информационными ресурсами - личным электронным
адресом в системе электронной почты Правительства Москвы и доступом в
Интернет в соответствии с правилами, устанавливаемыми оператором этих
информационных систем, и на основании решения руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы.
12.3.3. Одной из основных внутренних задач информатизации
является создание единой среды электронного документооборота и
делопроизводства Правительства Москвы (далее - ЕСДД) на основе
автоматизации взаимодействия существующих и вновь создаваемых
программных средств и технологий. За счет синхронизации баз данных,
введения принципов автоматизации управления персоналом и
технологическими процессами, за счет значительного снижения ручных
операций ЕСДД обеспечивает:
- доступ к единым (централизованно ведущимся) базам данных
Правительства Москвы;
- оперативное и качественное прохождение и рассмотрение
поступающих в Правительство Москвы и отправляемых из Правительства
Москвы документов;
- обеспечение полноты и всестороннего рассмотрения принимаемых
решений за счет взаимодействия и взаимной связности различных
информационных ресурсов;
- сокращение времени на осуществление управленческих операций;
- оперативное доведение поручений должностных лиц исполнительной
власти города Москвы до исполнителей и автоматизированный контроль и
учет исполнения поручений;
- совершенствование организации труда сотрудников Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, уменьшение трудоемкости и повышение качества
работы с документами;
- накопление и стандартизацию технологических знаний и навыков
для ускорения обучения персонала;
- устранение дублирования в работе сотрудников Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы;
- централизованное хранение с возможностью быстрого и полного
восстановления информационных ресурсов.
12.4. Информационные ресурсы.
Создание информационных ресурсов, ввод информации в базы данных
(далее - БД), информационное сопровождение осуществляют структурные
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов
исполнительной власти города Москвы в соответствии со своими
обязанностями.
Разработку и эксплуатацию информационных систем, поддерживающих
базы данных, и организацию доступа к ним обеспечивает оператор
информационных систем - ИТЦ.
В рамках создания ЕСДД в Аппарате Мэра и Правительства Москвы
формируются следующие информационные ресурсы:
12.4.1. Документальные информационные ресурсы - базы данных,
включая:
- нормативные и правовые акты органов исполнительной власти
города Москвы;
- "Служебная корреспонденция";
- "Письма граждан";
- "Контроль распорядительных документов";
- "Контроль протоколов совещаний Мэра Москвы".
12.4.2. Централизованные информационные ресурсы: БД, справочники
и классификаторы (кадры, структура органов власти, должностные лица,
телефонные справочники, адресные справочники, тематические перечни и
т.п.), необходимые для обеспечения работы всех структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов
исполнительной власти города Москвы.
12.4.3. Технологические информационные ресурсы: БД, необходимые
для обеспечения работы отдельных структурных подразделений Аппарата
Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города
Москвы.
12.5. Вышеуказанные информационные ресурсы являются
собственностью Правительства Москвы на основании Закона города Москвы
от 24 октября 2001 г. N 52 "Об информационных ресурсах и
информатизации города Москвы".
12.6. Информационное обеспечение абонентов КМС.
12.6.1. Информация, получаемая из баз данных Правительства Москвы
по каналам КМС и другим каналам, заверенная электронной цифровой
подписью уполномоченного лица Правительства Москвы, органов
исполнительной власти города Москвы и городских организаций абонентов
КМС, является официальной.
12.6.2. Порядок функционирования информационных систем и
пользования базами данных Правительства Москвы обеспечивается наличием
и разработкой комплекса правовых, организационных, технологических и
технических положений.
12.6.3. Руководители структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы
исходя из возложенных функций и поставленных задач самостоятельно
определяют необходимый для обеспечения их деятельности перечень
информационных ресурсов, доступных в КМС, и вносят руководителю
Аппарата Мэра и Правительства Москвы предложения о подключении к ним.
12.6.4. Подключение абонентов (должностных лиц и служащих
исполнительной власти города) к информационным системам Правительства
Москвы осуществляется по мере готовности и наличия соответствующих
программных и технических средств, технологической готовности и
обученности абонентов, наличия правовых и организационных решений,
методических и руководящих материалов, готовности и обученности
технического персонала.
12.6.5. Подключение к технологическим информационным ресурсам
производится в разрешительном порядке на основании письма должностного
лица исполнительной власти города на имя руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы или уполномоченного им лица.
12.6.6. Порядок подключения устанавливается руководителем
Аппарата Мэра и Правительства Москвы по согласованию со структурным
подразделением, обеспечивающим информационное наполнение базы данных.
Руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы определяет условия
доступа к базам данных Правительства Москвы и периодически издает
приказ, в котором устанавливаются абоненты конкретных баз данных и их
полномочия (условия пользования и доступа к БД).
12.6.7. Мэр Москвы, члены Правительства Москвы, руководитель
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и его заместители имеют право
доступа в режиме просмотра ко всем базам данных Правительства Москвы и
могут определять доверенных лиц, которым делегируют это право
полностью или частично, что закрепляется приказом руководителя
Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
12.6.8. Подключение к КМС, системе электронной почты,
Интернет-узлу Правительства Москвы производится ИТЦ на основании
решения (резолюции) заместителя руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, управляющего делами Мэра и Правительства Москвы.
12.6.9. Службы "одного окна" органов исполнительной власти города
Москвы - держателей "одного окна" по запросу заявителей - физических и
юридических лиц, а также предпринимателей без образования юридического
лица выдают копии распорядительных документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы, других должностных лиц и органов исполнительной
власти города Москвы на бумажных носителях. Эти документы должны быть
получены уполномоченным сотрудником службы "одного окна" по
официальным электронным каналам, оформлены и заверены штампом службы
"одного окна".
12.6.10. Службы "одного окна" органов исполнительной власти
города Москвы, являющиеся согласующими сторонами при подготовке
документов в режиме "одного окна", подключаются к Системе координации
и мониторинга работы в режиме "одного окна" (СКиМОО).
СКиМОО - общегородская электронная система, включающая в себя
электронные базы документов и служб "одного окна" и обеспечивающая
учет поступления заявок на выдачу документов, сбор, обработку и
отображение в реальном масштабе времени информации о всех этапах
подготовки, согласования и выдачи документов, а также учет выданных
документов.
Подключение в СКиМОО осуществляет Управление информатизации
города Москвы.
12.6.11. На официальном сервере Правительства Москвы в сети
Интернет размещается информация о работе служб "одного окна",
содержащая реестр документов с указанием цен (тарифов) за проведение
работы (оказание услуг) при подготовке документов, выдаваемых на
возмездной основе, перечня и форм входящих документов, сроков
согласований (подготовки заключений), моделей регламентных схем
подготовки, согласования и выдачи требуемого (конечного) документа по
каждому виду документа.
12.7. Программно-техническое и методическое обеспечение абонентов
КМС.
Для обеспечения работы в КМС пользователи (абоненты) получают в
установленном порядке необходимые технические и программные средства,
руководства, инструкции и методические материалы, а также при
необходимости проходят соответствующее обучение и аттестацию.
Программно-технические средства принимаются к внедрению и эксплуатации
в составе КМС в устанавливаемом ИТЦ порядке и только при соблюдении
требований, предъявляемых к ним оператором КМС. Состав необходимых и
достаточных для каждого конкретного абонента КМС
программно-технических средств, обеспечивающих решение требуемого
набора задач, определяется ИТЦ.
13. Оформление служебных документов
13.1. Общие требования к оформлению документов.
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные
записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.)
составляются и оформляются органами исполнительной власти города
Москвы и структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства
Москвы в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе
настоящего Регламента.
Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра
Москвы, Правительства Москвы, членов Правительства Москвы изложены в
п. 3.2.2 настоящего Регламента.
Документы Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и
Правительства Москвы оформляются на бланках документов утвержденного
образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный
состав реквизитов, расположенных в установленном порядке (образцы
оформления писем приведены в приложении 12 к настоящему Регламенту).
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в
текстовом редакторе "Word for Windows" (версия 7.0 и последующие) с
использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей,
одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через
12,7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на
бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
13.1.1. Бланки документов.
13.1.1.1. Бланки документов Мэра Москвы, Правительства Москвы,
Аппарата Мэра и Правительства Москвы изготавливаются на бумаге
форматом А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), бланки резолюций - А5
и А6 (105 x 148 мм).
13.1.1.2. Управление по организации работы с документами
Правительства Москвы разрабатывает макеты бланков документов,
составляет и представляет на утверждение руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы альбом бланков документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Эталон
альбома хранится в Управлении по организации работы с документами
Правительства Москвы, контрольный экземпляр находится в
Финансово-хозяйственном управлении Мэрии Москвы.
13.1.1.3. В Аппарате Мэра и Правительства Москвы утверждены
следующие бланки для писем:
- бланки с указанием должности должностного лица исполнительной
власти города (Мэра Москвы, первого заместителя Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, управляющего
делами Мэра и Правительства Москвы и т.п.). Применение указанных
бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение
обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке письма;
- Правительства Москвы. Применение бланка допускается Мэром
Москвы и членами Правительства Москвы;
- Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Применение бланков
допускается руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы и его
заместителями, а также руководителями структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и их заместителями;
- структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Применение бланков допускается руководителями, заместителями
руководителей структурных подразделений, а также специалистами,
которым предоставлено право подписи;
- коллегий, советов и комиссий города Москвы, Мэра Москвы и
Правительства Москвы (при Мэре Москвы и Правительстве Москвы).
Применение бланков допускается председателями (руководителями) и
заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями
указанных рабочих органов.
13.1.1.4. При оформлении писем на имя Мэра Москвы за подписью
членов Правительства бланки документов не применяются, при этом в
подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Для ведения переписки между структурными подразделениями и
должностными лицами Аппарата Мэра и Правительства Москвы бланки
документов не применяются: "внутренняя" переписка оформляется на
листах бумаги формата А4 или А5.
Переписка между членами Правительства Москвы может осуществляться
как с использованием бланка письма, например, когда член Правительства
Москвы является одновременно руководителем органа исполнительной
власти города Москвы, так и без использования бланка. В последнем
случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица,
подписавшего документ.
13.1.1.5. Применение бланков документов, в том числе и
должностных, обязательно при направлении документов за подписью Мэра
Москвы, членов Правительства Москвы, должностных лиц Аппарата Мэра и
Правительства Москвы в сторонние организации и при направлении в адрес
Мэра Москвы, членов Правительства Москвы документов за подписью
руководителей органов исполнительной власти города Москвы и лиц,
официально их замещающих.
При переписке между органами исполнительной власти города Москвы,
а также между структурными подразделениями Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органами исполнительной власти города Москвы
применение бланков документов обязательно.
13.1.1.6. Допускается использование бланков документов Мэра
Москвы и Правительства Москвы, должностных лиц исполнительной власти
города Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, изготовленных
только типографским способом.
13.1.2. Реквизиты документов.
Обязательными реквизитами документов являются: наименование
организации (должностного лица) - автора документа, название вида
документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись,
печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует
назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
13.1.2.1. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках документов Мэра Москвы, Правительства
Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
13.1.2.2. Наименование вида документа указывается на всех
документах (указ, постановление, распоряжение, приказ, заявление,
справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке
реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида
распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы
используется свой бланк, на котором типографским способом
воспроизведено наименование вида документа.
13.1.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и
служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний
и совещаний.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка
документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата
документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм
от верхнего края листа.
13.1.2.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов,
постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем,
поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий
номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в
специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после
реквизита "Дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в
обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и
номером документа-ответа.
13.1.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание
документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля, под реквизитами "Дата и
регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина
заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается
выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
13.1.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения,
конкретному должностному лицу.
Наименование органа исполнительной власти города Москвы,
организации (структурного подразделения) указывается в именительном
падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При
этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются
перед фамилией, например:
Комитет по туризму
города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д. Ивановой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа
(организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П. Сельцовскому
При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают
после фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то
их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы
При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти
города наименование должности указывается в соответствии с
наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении
на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочный
представитель Мэра Москвы в Московской городской Думе; министр
Правительства Москвы, руководитель Департамента науки и промышленной
политики города Москвы; заместитель руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, управляющий делами Мэра и Правительства Москвы;
заместитель руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
начальник Правового управления Правительства Москвы.
При направлении документа нескольким адресатам, но не более
четырех, они все указываются в документе один под другим без слова
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом каждый
экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а
адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается. Если
документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор
инициативного письма.
При направлении документа более чем в четыре адреса документ
размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку
рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом
документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам
направляются копии документов.
При адресовании документа Президенту Российской Федерации,
Председателю Правительства Российской Федерации, Мэру Москвы
одновременное его адресование другим должностным лицам не допускается.
В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при
этом должен соблюдаться следующий порядок написания:
- наименование адресата (наименование организации или при
адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Всероссийский научно
исследовательский институт
документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы,
должностным лицам государственной власти Российской Федерации и
органы, должностным лицам государственной власти города Москвы
(Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы
исполнительной власти города), а также при переписке между
структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии не менее 110 мм от
левого края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при
угловом расположении реквизитов). На бланках с продольным
расположением реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже
разделительной полосы между реквизитами бланка. Допускается выделение
реквизита "Адресат" жирным шрифтом.
13.1.2.7. Текст документа строится в зависимости от вида
(разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных
частей. В первой части излагается причина составления документа,
даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по
существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,
предложения, решения или просьбы.
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы,
пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими
цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица
допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с
использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресовании документов в иные организации допускается также
обращение с использованием слов "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С
уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю,
запятая после них не ставится).
Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не
рекомендуется.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть
проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без
слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
13.1.2.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на ----- л. в ----- экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в
которые приложение направляется, например:
Приложение:
1. Копия распоряжения Правительства Москвы от 28 января 2004 г.
N 70-РП "Об Аппарате Мэра и Правительства Москвы" и приложение к нему,
всего на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы за второй квартал 2005 г. на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля
документа, через 1 строку после текста документа.
13.1.2.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного бланка наименование должности
указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия), например:
Заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы, полномочный представитель Мэра
Москвы в Московской городской Думе
А.В. Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, правомочное подписать документ,
отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его
инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый
заместитель (заместитель)..."
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и
проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью
аналогов собственноручной подписи допускается при подписании
документов справочно-информационного характера: приглашений, справок,
извещений и др. Изготовление факсимильного воспроизведения подписи
производится Финансово-хозяйственным управлением Мэрии Москвы на
основании решения руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы в
связи с обращением должностного лица, аналог чьей подписи
воспроизводится.
В Аппарате Мэра и Правительства Москвы используются факсимильные
аналоги подписи следующих должностных лиц:
- Мэра Москвы;
- заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочного
представителя Мэра Москвы в Московской городской Думе;
- заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы по международным
и внешнеэкономическим связям;
- первого заместителя руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы;
- управляющего делами Мэра и Правительства Москвы.
Наименование должности печатается от границы левого поля
документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
13.1.2.10. Гриф согласования проставляется на проектах
документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными
органами (организациями), структурными подразделениями, должностными
лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входят слово СОГЛАСОВАНО (печатается
заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации),
личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Мэра Москвы в
Правительстве Москвы
Л.И. Швецова Подпись
Дата
При согласовании документа членом Правительства Москвы,
руководителем органа исполнительной власти города возможно указывать
наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в
распорядительном документе о назначении на должность, либо указывать
только наименование должности руководителя органа исполнительной
власти города, например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр Руководитель
Правительства Москвы, Департамента
руководитель продовольственных
Департамента ресурсов
продовольственных города Москвы
ресурсов города Москвы
А.И. Бабурин Подпись А.И. Бабурин Подпись
Дата Дата
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на
отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа
согласования, например: Лист согласования (справка, протокол)
прилагается. Подпись, дата.
Формой внутреннего согласования является визирование документов.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату
визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу согласование оформляют
следующим образом: "замечания прилагаются" или "с замечаниями по
пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее
расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках
документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются
на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
13.1.2.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона
исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой
стороны последнего листа документа (оформляется с использованием
шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем текст документа).
В качестве исполнителя указывается сотрудник Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, органа исполнительной власти города, замещающий
должность государственной гражданской службы города Москвы:
- начальник (заместитель начальника) отдела в управлении,
заведующий сектором и т.п. - главные и ведущие должности категории
"руководители" в Аппарате Мэра и Правительства Москвы;
- заместители начальника управления и отдела, начальник отдела в
управлении, заведующий сектором и т.п. - ведущие должности категории
"руководители" в органе исполнительной власти города Москвы;
- помощник и советник члена Правительства Москвы - высшие и
главные должности категории "помощники (советники)" в Аппарате Мэра и
Правительства Москвы;
- помощник и советник руководителя органа исполнительной власти
города - ведущие должности категории "помощники (советники)" в органе
исполнительной власти города Москвы;
- референт члена Правительства Москвы, советник, консультант,
специалист-эксперт, главный специалист, ведущий специалист - высшие,
главные, ведущие и старшие должности категорий "специалисты" и
"обеспечивающие специалисты" в Аппарате Мэра и Правительства Москвы и
органе исполнительной власти города Москвы.
При оформлении документов за подписью Мэра Москвы указываются
инициалы, фамилия и телефон исполнителя, занимающего должности
категории "руководители".
Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе
может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые
данные документа.
13.1.2.12. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определенный круг организаций,
подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в
действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую
силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения
или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа
утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,
когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и распространяется на организации
городского подчинения и граждан; в остальных случаях может
проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается
заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица,
утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата
утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на
расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм - от его
верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и
левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
13.1.3. Применение печатей.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать.
Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо
соответствие копии подлиннику.
Мэр Москвы, Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства
Москвы используют следующие печати:
- гербовые: "Мэр Москвы", "Правительство Москвы", "Правительство
Москвы 2", "Аппарат Мэра и Правительства Москвы",
"Финансово-хозяйственное управление Мэрии Москвы", "Городской
благотворительный совет";
- простые круглые печати: "Управление государственной службы и
кадров Правительства Москвы", "Второе управление Правительства
Москвы", "Протокольный отдел Правительства Москвы", "Объединенная
коллегия исполнительных органов государственной власти Москвы и
Московской области", "Архив Правительства Москвы", "Для пакетов"
Правительства Москвы, "Для справок" Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, "Для пакетов" и "Для документов" Первого управления
Правительства Москвы и "Для пакетов" Второго управления Правительства
Москвы.
13.1.3.1. Гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется подпись Мэра
Москвы на законах города Москвы; удостоверениях мировых судей города
Москвы; доверенностях, уполномочивающих представить интересы Мэра
Москвы; договорах, заключенных от имени Мэра Москвы; благодарностях
Мэра Москвы, дипломах к премиям города, документах к наградам и
почетным званиям города и т.д.
Печать хранится у Мэра Москвы или его доверенного лица
(начальника Управления Мэра Москвы).
13.1.3.2. Гербовой печатью "Правительство Москвы" заверяется
подпись Мэра Москвы и членов Правительства Москвы на документах,
требующих особого удостоверения: доверенностях, уполномочивающих
представлять интересы Правительства Москвы; почетных грамотах
Правительства Москвы; представлениях и ходатайствах о награждении
орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации;
банковских счетах; документах финансового характера; договорах,
заключенных от имени Правительства Москвы; командировочных
удостоверениях командированных в Правительство Москвы и т.д.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
Гербовой печатью "Правительство Москвы 2" заверяется подпись Мэра
Москвы и членов Правительства Москвы на документах Правительства
Москвы, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Печать хранится в Первом управлении Правительства Москвы.
13.1.3.3. Гербовой печатью "Аппарат Мэра и Правительства Москвы"
удостоверяется подпись руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, первого заместителя и заместителей руководителя Аппарата Мэра
и Правительства Москвы на доверенностях, командировочных
удостоверениях командированных в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и
Правительства Москвы, командировочных удостоверениях командированных
сотрудников Аппарата Мэра и Правительства Москвы, сводной номенклатуре
дел Аппарата Мэра и Правительства Москвы и т.д.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
13.1.3.4. Гербовой печатью "Финансово-хозяйственное управление
Мэрии Москвы" удостоверяется подпись управляющего делами Мэра и
Правительства Москвы, руководителя Финансово-хозяйственного управления
Мэрии Москвы и его заместителей, главного бухгалтера на документах,
фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных
ценностей, договорах, трудовых книжках сотрудников
Финансово-хозяйственного управления Мэрии Москвы.
Печать хранится в отделе кадров Финансово-хозяйственного
управления Мэрии Москвы.
13.1.3.5. Гербовой печатью "Городской Благотворительный совет"
удостоверяются финансовые документы Совета, паспорта благотворительных
организаций, сертификаты благотворительных программ, выписки из
решений Совета и т.д.
Печать хранится в Отделе организационно-технического обеспечения
деятельности Городского благотворительного совета.
13.1.3.6. Печатью "Управление государственной службы и кадров
Правительства Москвы" удостоверяются:
- подписи руководителей и сотрудников Управления на трудовых
книжках, различных справках кадрового характера; на копиях документов,
составляющих "личные дела" должностных лиц органов исполнительной
власти города Москвы, сотрудников Аппарата Мэра и Правительства
Москвы;
- подписи руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы на командировочных удостоверениях командированных
в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы;
характеристиках; доверенностях и т.п.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров
Правительства Москвы.
13.1.3.7. Печатью "Протокольный отдел Правительства Москвы"
удостоверяются копии распорядительных документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы, членов Правительства Москвы, сделанные с
подлинников распорядительных документов, хранящихся в Протокольном
отделе Правительства Москвы.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
13.1.3.8. Печатью "Объединенная коллегия исполнительных органов
государственной власти Москвы и Московской области" заверяются
решения, копии решений и выписки из решений Коллегии.
Печать хранится в Аппарате Объединенной коллегии органов
исполнительной власти Москвы и Московской области.
13.1.3.9. Печатью "Архив Правительства Москвы" удостоверяется
подпись заведующего Архивом Правительства Москвы или начальника,
заместителя начальника отдела методического обеспечения и архивного
фонда при заверении соответствия выданных из Архива копий документов
подлинникам, хранящимся в Архиве, а также на архивных справках,
составленных на основании хранящихся в Архиве документов.
Печать хранится в Архиве Правительства Москвы (Управление по
организации работы с документами Правительства Москвы).
13.1.3.10. Печать "Для пакетов" Правительства Москвы используется
при приеме и отправке корреспонденции Мэра Москвы, Правительства
Москвы, хранится в Управлении по организации работы с документами
Правительства Москвы.
13.1.3.11. Печатью "Для справок" Аппарата Мэра и Правительства
Москвы заверяется подпись первого заместителя руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы на справках, выдаваемых государственным
гражданским служащим города Москвы.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров
Правительства Москвы.
13.1.3.12. Печати "Для пакетов" и "Для документов" Первого
управления Правительства Москвы используются в делопроизводстве
Первого управления Правительства Москвы, хранятся там же.
13.1.3.13. Печати "Второе управление Правительства Москвы" и "Для
пакетов" Второго управления Правительства Москвы используются в
делопроизводстве Второго управления Правительства Москвы, хранятся там
же.
13.1.4. Заверение копии документа.
Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы
могут выдать копии только тех документов, авторами которых являются
Мэр Москвы, Правительство Москвы, члены Правительства Москвы и
структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Копия <*> должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим
полное соответствие подлиннику.
--------------------------------
<*> Кроме копий распорядительных документов, направляемых
Протокольным отделом Правительства Москвы в соответствии со списком
рассылки.
Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита
"Подпись" и составляется по форме:
Верно
Главный специалист
Управления государственной
службы и кадров
Правительства
Москвы Личная подпись Расшифровка подписи
Дата заверения копии
Заверительная надпись удостоверяется печатью:
- для копий распорядительных документов - печатью Протокольного
отдела Правительства Москвы и Архива Правительства Москвы (в
зависимости от места хранения подлинника документа);
- для служебных документов - штампами с наименованием структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы или штампами "Копия
верна".
13.1.5. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если
отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В
дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы, в котором исполнен
документ.
13.2. Оформление документов, направляемых за рубеж.
13.2.1. В целях координации международных связей должностных лиц
исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра
и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы, а
также обеспечения протокольных требований к международной переписке
проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имя
руководителей государственного и муниципального уровня, представляются
на согласование (визирование) в Департамент международных связей
города Москвы.
13.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за
рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем.
Применение бланков производится в соответствии с требованиями,
изложенными в настоящем Регламенте.
Оформление документов, направляемых по линиям телексной и
телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без
использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском
языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.
13.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежным
партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует
соблюдать следующие правила оформления:
13.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском
языке (за исключением телексной и телеграфной связи).
13.2.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия,
должность лица, которому направляется документ, название учреждения
или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс,
страна).
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или
кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.
13.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется.
13.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится
только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте
документа. Подпись оформляется следующим образом:
- при использовании должностного бланка указывается только имя,
отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его
подпись;
- при использовании других бланков (например, бланка письма
"Правительство Москвы", "Департамент международных связей города
Москвы") вначале указывается имя, отчество, фамилия, затем должность
лица, подписывающего документ, и его подпись.
Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат".
13.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании.
Применяется буквенно-цифровой способ оформления дат: например, 15
января 2005 г.
Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после
текста письма на уровне или ниже подписи.
13.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного
партнера в Правительство Москвы, целесообразно в тексте сделать ссылку
на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...".
13.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу,
регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в
деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
13.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для
отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и
указанием адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и
на языке страны-адресата.
13.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется
исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через
Министерство связи Российской Федерации, Министерство иностранных дел
|