содержание; резолюция, срок исполнения; отметки о движении документа
(направление руководству, структурному подразделению и др.); отметки
об исполнении и направлении документа в дело.
4.3.5. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от
характера документов и задач использования информации дополняется
другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа,
отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов
документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос
сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения
документа и др.
4.3.6. При регистрации входящего документа в регистрационном
штампе проставляется порядковый номер, для чего используется
"шахматка" для входящих документов (приложение 19).
Номер исходящего документа состоит из условного обозначения
структурного подразделения, номера соответствующего дела по
номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного
номера документа (индивидуального порядкового номера, присвоенного ему
при регистрации по "шахматке" для исходящих документов, - приложение
19), например:
01-18/456, где 01 - обозначение отдела документационного
обеспечения,
18 - номер дела по номенклатуре,
456 - индивидуальный порядковый номер документа;
или
14-11/128, где 14 - обозначение структурного подразделения,
11 - номер дела по номенклатуре,
128 - индивидуальный порядковый номер документа.
4.3.7. Документы регистрируются в управлении, таможне, а также
таможенном посте со статусом юридического лица один раз: поступающие -
в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания
документов. Например, отдельно регистрируются документы, поступающие
из ГТК России или направляемые ему, распорядительные документы
(приказы начальника управления или таможни по основной деятельности,
приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии) и др.
Регистрация поступающих и создаваемых документов (в том числе
писем) проводится централизованно в отделе документационного
обеспечения независимо от места создания, исполнения документов и
адресата.
Документы регистрируются на карточках (приложение 20) или на
машинных носителях.
4.3.8. Автоматизированная регистрация документов производится в
местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах.
Запись производится непосредственно с документа с использованием
установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры
номера. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки
("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной
справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации
и при передаче документа в другие структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк
регистрационных данных и организуется эффективное его использование
при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов
для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и
исполнительской деятельности и др. (п. 5.4.2).
Обработка информации при использовании автоматизированной
технологии регистрации документов осуществляется с помощью банка
данных, включающего комплекс следующих баз данных ("автоматизированных
картотек"):
картотека приказов по основной деятельности и распоряжений,
картотека приказов по кадрам,
картотека входящей корреспонденции,
картотека исходящей корреспонденции.
Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех
документах и месте их нахождения сотрудников аппарата таможенного
управления, таможни (таможенного поста) при помощи вывода информации
на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации
поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и
автоматизированной систем регистрации, поиска.
Поиск информации производится на автоматизированных рабочих
местах и позволяет получить информацию по всем или нескольким
реквизитам регистрации и точному местонахождению документа в данный
момент.
4.4. Построение поисковой системы
4.4.1. Поисковые системы (традиционные карточные и
автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или
банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе).
Поиск дел осуществляется также по номенклатуре заводимых дел (разд.
8).
4.4.2. При традиционной карточной регистрации печатается для:
входящих документов - 4 экземпляра карточек, которые составляют
следующие учетно - справочные картотеки: по порядку номеров,
корреспондентам, структурным подразделениям (на этом экземпляре
карточки за получение документа расписывается сотрудник подразделения
- исполнителя) и один экз. для отдела - исполнителя;
исходящих - 2 экземпляра карточек (по порядку номеров и
корреспондентам);
внутренних - минимальное количество карточек (но с учетом
экземпляров, предназначенных для осуществления контроля).
В зависимости от задач поиска могут составляться и другие
картотеки (на письма граждан, алфавитные и др.) с соответствующим
печатанием необходимого количества экземпляров карточек.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по
каждому из реквизитов или их совокупности.
4.4.3. В структурном подразделении таможенного органа при
традиционной карточной регистрации поисковая система строится на
основе учетно - регистрационной карточки, поступающей из отдела
(отделения) документационного обеспечения. Указанная карточка
располагается в контрольной картотеке по срокам исполнения.
По окончании исполнения документа закрытая карточка перемещается
из контрольной в учетно - справочную картотеку и располагается по
порядку номеров.
4.4.4. При передаче документов на хранение в архив таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица
передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных
данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения
которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно
регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие
последующей передаче на государственное хранение. При традиционной
карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными
реквизитами.
4.5. Подсчет объема документооборота
4.5.1. Под объемом документооборота понимается количество
документов, полученных и созданных управлением, таможней, а также
таможенным постом со статусом юридического лица за выбранный отрезок
времени (год, месяц).
Показатели объема документооборота используются для определения
технологической оснащенности процессов работы с документами, а также
для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом
документационного обеспечения и представляются руководству управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица для выработки
мер по совершенствованию работы с документами.
4.5.2. Подсчет количества документов производится по
регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий,
создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры
подсчитываются отдельно по журналам работ в машбюро и копировально -
множительном участке (ксерокс и т.п.). По ним определяются расход
бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке
документов.
Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту
регистрации.
Поступающие документы и создающиеся в таможенном управлении,
таможне, таможенном посте со статусом юридического лица подсчитываются
отдельно.
4.5.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам
документов: распорядительные, переписка, обращения граждан и др.
Подсчет документооборота осуществляется в целом по управлению,
таможне, таможенному посту со статусом юридического лица с
обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных
подразделениях указанных таможенных органов (протоколы заседаний
коллегии, совещаний и заседаний, докладные записки, грузовые
таможенные декларации, декларации таможенной стоимости, лицензии,
постановления по делам о НТП, справки, заключения, отчеты, сводки и
др.).
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(приложение 21).
5. Контроль исполнения документов
5.1. Задачи контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок
исполнения.
Контроль осуществляют руководители, отдел документационного
обеспечения, ответственные исполнители и ответственные за
делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль исполнения
организационно - распорядительных документов осуществляется отделом
документационного обеспечения. Контроль исполнения документов других
систем документации (финансовой, статистической и т.д.) ведется по
поручению руководителей в соответствующих отделах ответственными за
делопроизводство.
5.2. После рассмотрения документов руководством управления,
таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица на
документах, подлежащих контролю, отделом (отделением, группой)
документационного обеспечения проставляется штамп "Контроль".
5.3. Сроки исполнения документов
5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях
с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из
срока, установленного организацией, направившей документ, или в
соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за
исполнением, с указанием сроков исполнения (приложение 22).
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в
резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот
срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой
об изменении срока не позднее чем за 2 дня до его истечения. В
противном случае документ считается не исполненным в срок.
Изменение документируется - проставляются новый срок, дата
изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы -
регистрационную карточку или банк регистрационных данных.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет
право только организация - автор документа.
5.3.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или другого документированного
подтверждения исполнения.
Документ с контроля снимается только тем должностным лицом,
которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа.
На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об
исполнении (пп. 3.4.22, 4.3.4); подпись лица, подтверждающего
исполнение; дата.
5.4. Организация контроля исполнения
5.4.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных
данных: регистрационных картотек или автоматизированного банка
регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, исполнителям, группам документов (приказы управления,
решения коллегии и др.).
5.4.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания
последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
задания, поручения текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до
истечения срока.
Отдел документационного обеспечения учитывает и обобщает не реже
одного раза в месяц данные о ходе, результатах исполнения документов.
Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются
руководителям отделов (приложение 23).
5.4.3. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе
данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное
информирование исполнителей, отдела документационного обеспечения о
состоянии исполнения всех видов документов, поручений, заданий, а
также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения
документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются лицом, которому поручено
ведение контроля, и в местах регистрации документов с использованием
автоматизированных рабочих мест. Напоминания исполнителям о сроках
исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков,
завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея (при отсутствии
в отделах соответствующих технических средств им рассылается
машинограмма).
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в
банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью
заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем
массиве, подлежащем передаче на хранение в архив управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица одновременно с
документами.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Руководители отделов таможенного органа обеспечивают
оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в
день поступления, контроль за качественным исполнением документов по
существу вопросов.
6.2. При рассмотрении документов руководитель отдела выделяет
документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для
согласования, рассматриваются в первую очередь.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на
следующий день в соответствии с указанием руководителя отдела. Срочные
документы передаются немедленно.
6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) руководством
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит список на
рассылку (п. 3.4.10).
6.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о
датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные
переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в установленные
им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок,
сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
6.6. Исполнителям обеспечивается доступ к автоматизированному
банку данных таможенного органа и традиционным массивам документов,
ведомственным актам и др.
6.7. При применении электронно - вычислительной техники все
основные правила работы с документами сохраняются.
7. Порядок работы с письменными и устными
обращениями граждан и депутатов
7.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений,
жалоб.
7.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется
централизованно, отдельно от других видов делопроизводства, на
регистрационно - контрольных карточках.
7.3. Руководители и другие должностные лица управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица проводят личный прием
граждан в установленные дни и часы.
7.4. Ответственность за своевременное и правильное разрешение
вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут руководители
управления, таможни (таможенного поста) и начальники отделов.
7.5. Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям
граждан возлагается на отдел (отделение, группу) документационного
обеспечения, который проверяет порядок ведения делопроизводства в
аппарате таможенного органа и принимает меры к совершенствованию этой
работы.
7.6. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений
граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также
преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений и жалоб
либо за содержащуюся в них критику влекут за собой ответственность в
соответствии с существующим законодательством.
Те же действия должностных лиц, причинившие существенный вред
государственным, общественным интересам или правам и охраняемым
законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность.
7.7. Прием и регистрация обращений граждан
7.7.1. Прием и регистрация обращений граждан в таможенном органе
осуществляется одним из сотрудников отдела (отделения, группы)
документационного обеспечения.
В случае поступления документа непосредственно в какое-либо
структурное подразделение таможенного органа он должен быть передан в
отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для
регистрации.
7.7.2. Все поступающие обращения граждан регистрируются на
регистрационно - контрольных карточках в 3-х экземплярах по форме
согласно приложению 24 в день их поступления.
Первый экземпляр карточки с распиской структурного подразделения
в получении документа помещается в контрольную картотеку, второй - в
картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий - вместе с документом
передается в структурное подразделение - исполнитель. После исполнения
заявления, жалобы первый экземпляр карточки со всеми отметками об
исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров
обращений.
С момента поступления обращений и регистрации начинается отсчет
срока их исполнения.
Конверты к ним сохраняются и прикладываются к документу.
При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также
регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного
обеспечения на карточках или в журналах.
7.7.3. Регистрационный номер обращения указывается в
регистрационном штампе. Регистрационный номер состоит из начальной
буквы фамилии автора и порядкового номера документа (например, А-1,
где "А" начальная буква фамилии автора, а "1" порядковый номер
поступившего документа).
7.7.4. При поступлении повторных обращений граждан им
присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей
графе регистрационно - контрольной карточки указывается
регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу
повторных обращений и на карточках делается отметка "Повторно" и
подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого
заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не
удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
направленные различным адресатам и поступившие в последующем для
рассмотрения в таможенное управление, таможню, а также таможенный пост
со статусом юридического лица, повторными не считаются и учитываются
под регистрационным номером первого обращения с добавлением
порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1,
А-1/2, А-1/3).
7.8. Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и
депутатов
7.8.1. Обращения граждан, поступающие в таможенное управление,
таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица,
рассматриваются руководством указанных таможенных органов.
7.8.2. Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не
относится к ведению таможенного управления, таможни (таможенного
поста), они направляются не позднее чем в пятидневный срок по
принадлежности; одновременно письменно об этом извещаются заявители, а
при личном приеме разъясняется, куда им следует обратиться с
предложением, заявлением, жалобой.
7.8.3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем
органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
7.8.4. При рассмотрении обращений граждан необходимо:
внимательно разбираться в их существе; в случае необходимости
истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для
проверок, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;
принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать
своевременное и правильное исполнение этих решений;
сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях,
принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы; по
просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в
них критические замечания с целью своевременного выявления и
устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом
интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования
работы таможенных органов.
7.8.5. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со
дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо
осуществление специальной проверки, истребование дополнительных
документов либо принятие других мер, сроки разрешения, в порядке
исключения, продлеваются руководством управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица, но не более чем на один месяц, с
сообщением об этом заявителю.
Порядок обжалования и рассмотрения решений, действий или
бездействия таможенных органов и их должностных лиц осуществляется в
соответствии с разделом XIII Таможенного кодекса Российской Федерации.
Отделы управления, ответственные за рассмотрение обращений
граждан, устанавливают таможням (таможенным постам) сроки
представления документов, необходимые для рассмотрения обращений по
существу.
7.8.6. Обращением депутата (депутатов) является письмо,
оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись
депутата (депутатов).
Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации рассматриваются с
принятием мер по их исполнению и направлением ответа не позднее 20
дней, а по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, или не
требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.
Обращения депутатов всех уровней берутся на контроль.
Письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, в которых содержатся
наиболее важные предложения, ставятся на обсуждение коллегии и по ним
принимаются соответствующие решения. О результатах рассмотрения
сообщается лично депутату.
7.8.7. Обращения граждан, поступающие из редакций газет и
журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации,
подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей
Инструкцией.
7.8.8. Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей
разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.
Если необходимо осуществление тщательной проверки, истребование
дополнительных документов, сроки, в порядке исключения, продлеваются
руководством управления, таможни, а также таможенного поста со
статусом юридического лица, но не более чем на 15 дней, с сообщением
об этом заявителю.
7.8.9. Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан должны
излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности
различного толкования. Причем в ответах должны быть даны разъяснения
по всем вопросам, затронутым заявителем.
7.8.10. Ответы на обращения граждан, требующие правового
обоснования или ссылки на действующее законодательство,
согласовываются с Юридическим отделом.
7.8.11. Ответы на обращения граждан даются руководством
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица
или начальниками отделов.
Ответ дается в письменной или устной форме. В случае устного
ответа делается соответствующая запись в регистрационно - контрольной
карточке.
Подписанные руководством управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица, начальниками отделов письма по
предложениям, заявлениям, жалобам граждан передаются в отдел
(отделение, группу) документационного обеспечения для проставления
исходящего номера и даты отправления.
Номер ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела
(по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все
поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны
исчерпывающие и обоснованные ответы, соответствующие действующему
законодательству.
7.9. Организация контроля за своевременным рассмотрением
обращений граждан
7.9.1. Письма граждан, направляемые таможням (таможенным постам)
с требованием сообщить о результатах рассмотрения, отделами управления
берутся на контроль.
В этих случаях на контрольно - регистрационной карточке и на
обращении проставляется знак "Контроль".
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с
контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения
решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения,
заявления, жалобы.
Решение о снятии с контроля принимается руководством управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и
начальниками отделов, ответственными за своевременное и правильное
рассмотрение писем граждан.
7.9.2. Отдел документационного обеспечения:
направляет обращения граждан исполнителям для рассмотрения;
проверяет сроки исполнения по предложениям, заявлениям, жалобам;
ежеквартально представляет начальнику управления, таможни сводку
о ходе рассмотрения поступивших обращений граждан по формам согласно
приложению 25;
представляет в конце января следующего года сведения о количестве
и ходе рассмотрения обращений граждан за год.
7.9.3. Отделу (отделению, группе) документационного обеспечения
предоставляется право осуществлять проверки состояния дел с
рассмотрением обращений в структурных подразделениях таможенных
органов. Результаты проверок докладываются руководству управления,
таможни.
7.9.4. Обобщенные аналитические справки по результатам
рассмотрения обращений граждан составляются отделом документационного
обеспечения по мере необходимости.
7.10. Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам
граждан и их хранение
7.10.1. Обращения граждан после их разрешения со всеми
относящимися к ним документами возвращаются отделу (отделению, группе)
документационного обеспечения для централизованного формирования дел.
Формирование и хранение обращений у исполнителей запрещается,
даже если они им адресованы.
7.10.2. На каждом обращении после окончательного исполнения
должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя, принявшего
это решение.
7.10.3. Обращения граждан формируются в дела по вопросам,
направлениям или видам деятельности таможенного управления, таможни,
например:
1. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам взимания
пошлин за провоз автотранспортных средств и документы по их
рассмотрению, исполнению.
2. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения
работы с кадрами и документы по их рассмотрению, исполнению.
3. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения
работы таможенных органов и документы по их рассмотрению, исполнению.
При небольшом количестве обращений допускается формирование их в
дело по нескольким вопросам с отражением указанных вопросов в
заголовке дела.
7.10.4. При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения
граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела
запрещается.
7.10.5. Дела с обращениями граждан хранятся в течение 5 лет,
затем уничтожаются в установленном порядке.
В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией
(ЭК) таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица может быть принято решение об увеличении срока
хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений
граждан.
Решение ЭК об увеличении сроков хранения подлежит обязательному
утверждению руководством управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и
связанные с ними документы подлежат уничтожению в установленном
порядке.
8. Составление номенклатур дел
8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в таможенном органе, с указанием сроков
их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно -
поисковой системы, является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве управления,
таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно)
хранения.
8.2. Номенклатура дел управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица составляется отделом (отделением, группой)
документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных
подразделений (приложение 26) при методической помощи государственного
архива, в который документы передаются на хранение.
Номенклатуры дел управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица, предварительно согласованные с экспертными
комиссиями (ЭК) указанных таможенных органов, согласовываются с
экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива и
утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица (приложение 27).
8.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться
положениями об управлении, таможне (таможенном посте) и их отделах,
штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями
документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел
указанных таможенных органов за прошлые годы. Изучаются документы,
образующиеся в деятельности таможенного органа, их виды и состав.
8.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы таможенного органа, в том числе
справочные и контрольные картотеки, личные дела (*).
---------------------------------
(*) Личные дела вносятся в номенклатуру под общим заголовком и
единым индексом.
8.5. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа
являются наименования отделов и других структурных подразделений,
разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый
раздел номенклатуры включает заголовки дел отдела (отделения, группы)
документационного обеспечения.
8.6. После утверждения номенклатур дел управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица отделы и другие
структурные подразделения получают выписки из соответствующих их
разделов для использования в работе.
8.7. Графы номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
таможенном органе цифрового обозначения структурного подразделения
(направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 обозначение
отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы однородных дел в
пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс
также сохраняется.
В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов
номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих
дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную
документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы, распоряжения
ГТК России, располагаются перед заголовками дел с приказами и
распоряжениями управления, таможни. Далее располагаются заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому
признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или
географических названий.
Заголовок четко, в обобщенной форме отражает основное содержание
и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дел
неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и
т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и
т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование таможенного органа или структурного подразделения;
краткое содержание документов дела.
Заголовок дополняется следующими элементами:
наименование организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название территории, с которой связано содержание документов
дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов (если в деле подшиты копии) и
др.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел
или согласованный с госархивом срок хранения.
При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы,
срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения
устанавливается ЭПК соответствующего госархива по представлению ЭК
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел; проставляются
отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно
постоянного и временного хранения.
8.8. Номенклатуры дел в конце каждого года уточняются,
утверждаются руководством управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица и вводятся в действие 1 января следующего
календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не
реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица
она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом
постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры отдела
(отделения, группы) документационного обеспечения.
9. Формирование дел
9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела
в соответствии с номенклатурой.
Дела в таможенном органе формируются децентрализованно, т.е. в
отделах и других структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за
делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в таможенном органе
осуществляется отделом (отделением, группой) документационного
обеспечения.
9.2. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело
помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все
документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в
дело документы одного календарного года, за исключением переходящих,
уголовных и личных дел; раздельно группируются в дела документы
постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в
дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно -
логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам
с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон
деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица (прием на работу, увольнение и перемещение,
командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные
дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления
(*).
--------------------------------
(*) Личные дела формируются в соответствии с требованиями
инструкции, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.
Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в
самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита
по фамилиям, именам, отчествам.
Переписка группируется за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности: документ -
ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
10. Экспертиза ценности документов
10.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с
целью отбора на государственное хранение и установления сроков
хранения.
10.2. Экспертиза ценности документов в таможенном управлении,
таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица
проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел,
формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам,
подготовке дел к последующему хранению;
в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на
государственное хранение.
10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов, отбора их для передачи на государственное хранение, а
также для контроля и оказания методической помощи в проведении
экспертизы в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со
статусом юридического лица создаются постоянно действующие экспертные
комиссии (ЭК).
ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте
с ЭПК соответствующего госархива и получает от ЭПК необходимые
организационно - методические указания.
Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются
положениями (приложение 28), которые утверждаются руководителями
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица
по согласованию с соответствующим госархивом.
10.4. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора документов для хранения;
рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о
выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему
хранению;
рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов
постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче
на государственное хранение;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего
госархива предложений об установлении и изменении сроков хранения
документов;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных
документов, методических пособий по вопросам документационного
обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на
государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их
хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК таможен;
организация и проведение совместно с отделом документационного
обеспечения мероприятий по повышению квалификации членов ЭК таможен.
10.5. ЭК создаются приказами начальников управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица из числа наиболее
квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В
состав ЭК в обязательном порядке включаются заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив) управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица и представитель соответствующего госархива.
Председателем ЭК назначается один из руководящих сотрудников
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
10.6. ЭК проводят заседания в соответствии с планами работы,
утверждаемыми руководителями управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица, по мере необходимости, но не реже двух раз
в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК
протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем
комиссии, утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица.
10.7. Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении описей на
дела постоянного хранения и по личному составу, изменении сроков
хранения документов, установленных типовыми и ведомственными
перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, установлении
сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и
ведомственными перечнями, а также типовыми и примерными номенклатурами
дел, утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица только после их рассмотрения и
утверждения ЭПК соответствующего госархива.
Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся
в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно
с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным
методическим руководством архива.
Окончательное решение принимают ЭК управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица.
10.8. При проведении экспертизы ценности документов в отделах и
других структурных подразделениях осуществляется отбор документов
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив,
документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему
хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно
проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел,
правильность определения сроков хранения дел, заведенных в
соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка
оформления документов и формирования дел.
10.9. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатур дел таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица путем полистного просмотра дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и
неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" (*) подвергаются также полистному просмотру
с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих
постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы
постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их
состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным
делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел,
содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по
перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре
дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после
завершения экспертизы.
--------------------------------
(*) Отметка "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия) в отдельных
статьях означает, что среди таких документов могут быть документы,
имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально -
культурное или историческое значение.
10.10. Одновременно с отбором документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в отделах и других
структурных подразделениях проводится отбор дел, документов временного
(до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом
учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования
надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
10.11. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица проводят экспертизу ценности документов
при отборе их на государственное хранение под непосредственным
методическим руководством соответствующего государственного архива.
10.12. При проведении экспертизы в архивах управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица используются перечни
документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел указанных
таможенных органов, утвержденные в установленном порядке.
10.13. Проведение экспертизы в архивах базируется на анализе
состава документации таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица, в первую очередь организационно -
распорядительной (приказов, распоряжений, решений, протоколов и т.п.),
а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в
каких структурных подразделениях) оставляются на хранение основные
экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры выделяются к
уничтожению.
10.14. При проведении экспертизы в архивах управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица уточняется также
характер повторения содержащейся в них информации в других документах:
вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся
информацией к уничтожению проводится только после сверки их с
документами, оставляемыми на государственное хранение, под
методическим руководством соответствующего государственного архива.
10.15. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы
недостачи документов постоянного хранения соответствующими отделами и
другими структурными подразделениями управления, таможни, а также
таможенного поста со статусом юридического лица принимаются меры по их
розыску.
Решения ЭК и требования архива о необходимости переформирования
дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения
начальников структурных подразделений в форме приказов или
распоряжений начальников управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
10.16. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 29).
10.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и
составление акта о выделении их к уничтожению производится после
составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения
за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании
ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются начальниками
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица
только после утверждения ЭПК соответствующего госархива описей дел
постоянного хранения; после этого указанные таможенные органы имеют
право уничтожать дела, включенные в данные акты.
10.18. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если
предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором
составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения,
законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт,
который будет составлен не ранее 1 января 1999 года, с пятилетним
сроком хранения - не ранее 1 января 2001 года.
10.19. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на
дела всего управления, таможни (таможенного поста). Если в акте
указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого
подразделения указывается перед группой заголовков дел этого
подразделения. Заголовки однородных дел, отобранные для уничтожения,
вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел,
отнесенных к данной группе.
10.20. Сдача документов (дел) на переработку (уничтожение)
оформляется приемо - сдаточными накладными, в которых указывается вес
принятой бумажной макулатуры.
Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на
акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения
изменений в учетные документы архива или службы документационного
обеспечения.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом
"ДСП" определяется специальными инструкциями.
11. Оформление дел
11.1. Дела таможенного органа подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором
они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат
оформлению и описанию в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической
обработке и проводится ответственными за делопроизводство отделов и
других структурных подразделений при методической помощи и под
контролем архивов управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица.
11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает:
подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной
надписи дела (приложение 30);
составление, в необходимых случаях (подраздел 11.5), внутренней
описи документов дела (приложение 31); внесение необходимых уточнений
в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и
др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях,
пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не
нумеруются, заверительные надписи не составляются.
11.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами
валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа,
простым графическим карандашом. Листы внутренней описи документов дела
нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов
(включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют
собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению
листов в деле.
11.4. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей
их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе -
заверителе дела по установленной форме (приложение 30).
В заверительной надписи указываются количество пронумерованных
листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов
внутренней описи (при ее наличии), а также оговариваются особенности
нумерации документов дела (наличие литерных номеров листов,
пропущенных номеров и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления.
11.5. Для учета документов определенных категорий дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (личные (*), следственные и уголовные
дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
---------------------------
(*) Личные дела оформляются в соответствии с требованиями
инструкции, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме (приложение 31), которая содержит сведения о порядковых номерах
документов дела, их номерах, датах, заголовках и номерах листов дела,
на которых расположен каждый документ.
В конце внутренней описи составляется итоговая запись о
количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней
описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
11.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме
(приложение 32).
На обложке дела указываются:
наименование управления, таможни, таможенного поста;
наименование отдела;
номер дела (тома, части);
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования государственного архива, в который они будут переданы.
Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в
архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего госархива.
Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока
хранения и по личному составу проставляются после включения дел в
годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица, согласованных с ЭПК
соответствующего госархива (для описей дел по личному составу) и
утвержденных руководством указанных таможенных органов.
При оформлении обложки дел наименование таможенного органа
указывается полностью, в именительном падеже.
Заголовки дел на обложки переносятся из номенклатур дел
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица,
согласованных с ЭПК соответствующего госархива.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей),
на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и
заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их
копийность.
На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы)
заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не
указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты,
т.к. их даты отражаются в заголовках дел.
Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию
(доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих из
нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е.
даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и
самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты
утверждения (если они утверждаются) или составления первого и
последнего протокола, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и
увольнении лица, на которое оно заведено (см. примечание к подразделу
11.5).
Обязательными реквизитами обложки дела является указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании
заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится
на обложку из номенклатуры дел.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется
соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов,
в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные
сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы
отчетности и т.п.).
12. Составление описей дел
12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
сформированные и оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией
(разделы 9 и 11), составляются описи (приложение 33). На дела
временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и дела со
специальной документацией (следственные и уголовные и т.п.).
В таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом
юридического лица в каждом структурном подразделении описи на дела
постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным
методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в
архивы указанных таможенных органов. Описи, подготовленные отделами и
другими структурными подразделениями, служат основой для составления
сводных описей управления, таможни, а также таможенного поста со
статусом юридического лица, подготовка которых возлагается на архив
(лицо, ответственное за архив) и по которым он сдает дела на
государственное хранение.
Описи дел отделов и других структурных подразделений составляются
по установленной форме (приложение 33) и представляются в архив через
год после завершения дел в делопроизводстве.
Ответственность за своевременное и качественное составление
описей дел отделов и других структурных подразделений несут их
руководители.
12.2. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество
формирования и оформления дел: соответствие заголовка дела содержанию
документов в деле; правильность оформления и группировки документов,
включенных в дело; правильность нумерации листов дела; наличие в деле,
в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность;
правильность оформления обложки дела, наличие и правильность
заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения
установленных правил формирования и оформления дел они должны быть
устранены.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре,
структурным подразделением принимаются меры по их розыску.
Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали
результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах
отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного
подразделения и передается вместе с описью дел структурного
подразделения в архив.
12.3. Описательная статья описи дел отдела и другого структурного
подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку
на обложке дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части).
12.4. При составлении описи дел отдела и другого структурного
подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет, порядок
присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по
согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "то же"; при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, передаче дел другим отделам и
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.
12.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указываются количество дел,
числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также
оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и
пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с
указанием его должности, согласовывается с начальником отдела
(отделения, группы) документационного обеспечения и утверждается
начальником структурного подразделения.
12.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух
экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а
второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
13. Оперативное хранение документов и дел
13.1. С момента заведения и до передачи в архив управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица дела хранятся
по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов,
дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях; располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли
и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска
документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней
стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по
номенклатуре дел.
Машинограммы, используемые в отделах и структурных
подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
13.2. Выдача дел другим отделам, структурным подразделениям или
сторонним организациям производится с разрешения руководства. На
выданное дело заводится карта - заместитель. Сторонним организациям
дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с
обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
14. Передача дел на архивное хранение
14.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности
таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом
юридического лица, имеющие историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое или иное значение, входят в состав
Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени
происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат
передаче на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и
документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих
практическое значение, а также документов по личному составу, их
учета, использования, отбора и подготовки к передаче на
государственное хранение таможенное управление, таможня, таможенный
пост со статусом юридического лица образуют архивы.
14.2. В своей практической деятельности архивы таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица
руководствуются законодательством Российской Федерации, приказами и
распоряжениями ГТК России, нормативными и методическими документами
Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России,
положениями об архивах управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица (приложение 34).
14.3. Архивы таможенного управления, таможни, а также таможенного
поста со статусом юридического лица хранят документы аппарата
указанных таможенных органов, организаций - предшественников указанных
таможенных органов и, при необходимости, других организаций в
соответствии со списками организаций - источников комплектования
архивов, утвержденными руководителями указанных таможенных органов.
14.4. В архивы управления, таможни, а также таможенного поста со
статусом юридического лица передаются дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится
только по описям.
14.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
14.6. Информация, используемая в автоматизированной системе
документационного обеспечения в машиночитаемой форме, хранится на
жестком машинном диске 1 год после ввода в ПЭВМ. После истечения этого
срока данные переносятся на дискету или магнитную ленту (стриммер).
Срок хранения данных на дискетах (магнитных лентах)
устанавливается в соответствии с номенклатурами дел управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
В том случае, когда срок хранения информации превышает 5 лет,
целесообразно переводить информацию на бумажный носитель.
14.7. Передача дел в архив осуществляется по графику,
составленному архивом, согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному начальником отдела документационного
обеспечения (п. 15.9.2).
14.8. Прием каждого дела производится заведующим архивом
(ответственным за архив) в присутствии сотрудника, сдающего дело. При
этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в
нее, делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив
дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи, а также подписи
заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно - контрольные
картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
15. Задачи и функции архивов таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица
15.1. Главные задачи архивов
Главными задачами архивов являются:
комплектование архивов документами, состав которых предусмотрен
положениями об архивах;
обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и
использования документов, хранящихся в архивах, а также подготовка и
передача документов на государственное хранение;
осуществление методического руководства и проверок состояния
организации документов в делопроизводстве управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица, а также архивного
дела и организации документов в делопроизводстве подведомственных
таможенных органов.
15.2. Основные функции архивов
Архивы в целях выполнения своих главных задач осуществляют
следующие основные функции:
принимают на хранение в соответствии с порядком, установленным
подпунктами 14.4 - 14.8 настоящей Инструкции, документы отделов и
других структурных подразделений управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица;
учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архивы дел,
документов;
составляют научно - справочный аппарат к хранящимся в архивах
документам;
проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архивах;
ежегодно представляют на рассмотрение ЭК управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица годовые разделы
сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к
уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвуют в
работе ЭК указанных таможенных органов; оказывают методическую помощь
в проведении отделами и другими структурными подразделениями
экспертизы ценности документов;
подготавливают и в установленном настоящей Инструкцией порядке
(подраздел 15.10) передают на государственное хранение документы. В
этих целях осуществляют или организуют ежегодное составление и
представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения
на рассмотрение ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица и ЭПК соответствующего госархива; оказывают
методическую и практическую помощь отделу (отделению, группе)
документационного обеспечения в розыске дел, заведенных в соответствии
с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив;
представляют ежегодно по утвержденным Росархивом формам в
соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме
фондов, хранящихся в архивах;
осуществляют использование документов, хранящихся в архивах
(информируют руководство и сотрудников управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица о составе и содержании
документов архивов; по поручению руководства указанных таможенных
органов осуществляют выявление документов; выдают в установленном
порядке документы или их копии заинтересованным организациям во
временное пользование; исполняют запросы организаций и заявления
граждан по вопросам социально - правового характера, в установленном
порядке выдают копии документов и архивные справки; консультируют
организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов,
необходимых для наведения архивных справок; ведут учет использования
документов, хранящихся в архивах);
осуществляют проверку сохранности, правильности формирования и
оформления дел в делопроизводстве таможенных органов;
участвуют в разработке нормативно - методических документов
(инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и
организации документов в делопроизводстве;
участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации
сотрудников документационного обеспечения таможенных органов;
участвуют в организации и осуществлении контроля за работой
архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных
таможенных органов.
15.3. Обеспечение сохранности документов архива
15.3.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве
проводится следующий комплекс работ, включающий:
создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в хранилищах и их топографирование;
соблюдение порядка выдачи дел из архива;
учет документов (подраздел 15.6), проверка их наличия и
состояния;
обеспечение физико - химической сохранности документов.
15.3.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
предоставлением для архива помещения и проведением планово -
предупредительного его ремонта;
оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной
и противопожарной сигнализацией;
применением специального оборудования для хранения документов
(стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
созданием оптимального температурно - влажностного режима в
помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.
15.3.3. При отсутствии специальных помещений для архивов
выделяются приспособленные помещения в здании управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица.
Оптимальные условия хранения документов и работы с ними
предусматривают предоставление хранилища для хранения документов и
рабочей комнаты для сотрудников архива.
Рабочая комната для сотрудников изолируется от хранилища.
Хранилище архива должно быть удалено от лабораторных,
производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением
или применением пищевых продуктов и химических веществ, и не иметь
общих с ними вентиляционных каналов.
Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении,
гарантировано от затопления и иметь запасный выход. В хранилище не
должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других
магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера
допускается при условии их изоляции в специальных защитных
приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в
хранилище.
15.3.4. Наружные двери помещения архива обиваются металлическим
листом и должны иметь прочные засовы. В нерабочее время они
опечатываются или пломбируются.
Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией.
15.3.5. Помещения архивов до размещения в них документов
принимаются комиссиями, которые назначаются начальниками управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. В комиссии
должны входить представители отделов (отделений, групп)
документационного обеспечения, соответствующего госархива и пожарной
охраны.
Комиссии проверяют исправность технического оснащения помещений и
состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на
основании чего составляются акты. Акты утверждаются начальниками
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
Осмотр состояния помещений архивов проводится в дальнейшем по
требованию заведующих архивами, но не реже одного раза в 5 лет.
15.3.6. В хранилище архива прокладывается скрытая
электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные
устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются
отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты,
предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. В
целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается
заземлением.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением.
Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках.
Хранилища и помещения для работы с документами оборудуются
пожарной сигнализацией.
15.3.7. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах
пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай
пожара.
В хранилищах запрещается курение, применение
электронагревательных приборов, хранение продуктов питания,
легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.
15.3.8. Показания измерительных приборов для контроля за
температурно - влажностным режимом (термометр, гигрометр, психрометр)
фиксируются в специальных регистрационных журналах (приложение 35). В
регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также меры,
принятые по нормализации режима в хранилище в случае его отклонения от
установленных норм.
15.3.9. Установка контрольных измерительных приборов производится
в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и
вентиляционных систем. Приборы монтируются на одном контрольном щитке.
15.3.10. Защита документов от действия света обеспечивается
хранением документов в коробках и папках, а также в шкафах и на
стеллажах закрытого типа.
15.3.11. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке
и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых,
грызунов и накопления пыли.
Для защиты документов от пыли не реже одного раза в год
проводится обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений
хранилищ, а также проводится систематическая влажная уборка помещений
хранилищ.
Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и
помещения архива может использоваться бытовой электропылесос.
15.3.12. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов
немедленно принимаются меры к их уничтожению.
При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных
плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов,
средств хранения, помещений.
15.3.13. Для проведения санитарно - гигиенических работ в
хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы
архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).
15.3.14. Хранилища оборудуются стационарными стеллажами с
соблюдением установленного для архива порядка их размещения.
15.3.15. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара,
наводнения и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.
Для выяснения причин происшествий, определения физического
состояния документов и проверки их наличия начальниками управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица назначаются
комиссии. Результаты работы комиссий оформляются актами.
15.3.16. Архивами разрабатываются планы мероприятий по эвакуации
и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в которых
предусматриваются порядок и место эвакуации и укрытия документов,
перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1,
2, 3-ю очереди.
Планы эвакуации и укрытия документов на случай возникновения
чрезвычайных происшествий утверждаются начальниками управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
15.3.17. О случаях утраты, порчи, гибели документов, а также
возникновения ситуаций, которые могут к ним привести, немедленно
ставится в известность начальник таможенного органа.
15.3.18. Размещение в хранилище дел архива должно быть
рациональным и проводиться с учетом создания оптимальных условий
хранения для документов, оперативного их использования.
Все поступающие в архив документы размещаются в хранилище на
стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждого отдела или другого
структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены
в порядке ежегодных поступлений.
Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
15.3.19. Документы постоянного хранения хранятся в картонных
коробках, папках; дела с документами временного (свыше 10 лет)
хранения - в связках (*).
--------------------------------
(*) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся на
полках, поставленными вертикально, без связок.
К коробкам приклеиваются (а к связкам прикрепляются) ярлыки, в
которых указываются: наименования управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица; наименования отдела или другого
структурного подразделения, номер фонда и описи; год (годы) и крайние
номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки)
нумеруются порядковыми номерами в пределах фонда или описи.
15.3.20. Все стеллажи, шкафы, полки архива нумеруются арабскими
цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от
входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.
Номера проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа
цифрами.
15.3.21. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого
нахождения документов в архиве составляются постеллажные
топографические указатели (приложение 36).
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на
каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров
стеллажей.
Изменения, происходящие в размещении документов, должны
своевременно отражаться в топографических указателях.
15.3.22. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из
хранилища:
для работы в рабочей комнате архива;
во временное пользование вне архива (отделам или другим
структурным подразделениям, таможенным органам, а также судебным и
следственным органам).
Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
заказами (требованиями) на выдачу дел во временное пользование в
отделы или другие структурные подразделения (приложение 37);
актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям
(приложение 38).
Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах: выдачи дел в
рабочие помещения таможенного управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица; выдачи дел во временное пользование
другим организациям.
Исполненные заказы (требования) хранятся в архиве до истечения
сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного
хранения хранятся до осуществления проверки наличия и состояния дел.
Выдача дел во временное пользование в другие организации
оформляется актом (приложение 38), который составляется в 2-х
экземплярах: один остается в архиве, другой - выдается получателю.
Акты подписываются руководителями таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица и руководителями
организаций - получателей, подписи скрепляются гербовыми печатями
организаций.
После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается
соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации -
получателе, другой - хранится в деле фонда в архиве таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
Дела выдаются из хранилища для использования только в
обработанном виде.
Перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются
нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела
подкладывается отдельная для каждого дела карта - заместитель
(приложение 39), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер
и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело,
дата его возврата и подпись выдавшего дело с указанием должности. При
возвращении дела в хранилище карта - заместитель изымается.
Состояние дел, возвращаемых в архив после исполнения, проверяется
в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении
недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений
дел и документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых
предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для
привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы
для привлечения организации к ответственности, другой - остается в
архиве.
15.3.23. Основной задачей проверки наличия и состояния дел
является установление фактического наличия дел, числящихся по описям.
Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой
работой архива, осуществляется не реже чем один раз в 5 лет и в
обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов
временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не реже чем один раз
в 10 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния дел осуществляются в
архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение
(эвакуацию) дел;
при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;
при реорганизации и ликвидации таможенного управления, таможни, а
также таможенного поста со статусом юридического лица.
Итоги каждой проверки оформляются актом (приложение 40). После
утверждения акта руководством управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица по всем его пунктам в учетные документы
(лист фонда и др.) вносятся необходимые изменения, за исключением
изменений, зафиксированных в пп. 2 и 8.6, которые вносятся в учетные
документы только после согласования с соответствующим госархивом.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются
документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел
в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел
итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки
описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра,
наименования фондообразователя и его структурных подразделений,
делопроизводственных номеров дел, заголовков дел, дат дел, количества
листов).
Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки
(приложение 41), затем в акте проверки.
Дела, выданные в структурные подразделения управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица, проверяются на общих
основаниях по книге выдачи дел из хранилищ (приложение 42). Дела,
выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по
книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется
непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается
составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда
и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку
номеров и подписываются исполнителем.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел
недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист
вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы)
проверки включается в дело фонда.
При проверке наличия и состояния дел необходимо подкладывать на
соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно
подложенные дела фонда, составлять на каждое необнаруженное дело
карточку (приложение 43).
По окончании проверки в конце каждой описи после заверительной
надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки;
запись подписывается осуществлявшим проверку с указанием должности.
В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи
литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись
пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем
фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт
проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается
осуществлявшим проверку и утверждается руководством управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Акты
нумеруются по порядку номеров проверок и включаются в дело фонда после
их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по
устранению выявленных недостатков.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их
розыск.
В этих целях:
изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;
организуется розыск необнаруженных дел в отделах и других
структурных подразделениях, в деятельности которых образовались
необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела
передавались в архив;
изучается дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении
дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее
|