в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не
принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и
небрежно подготовленные документы;
информировать руководство таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица по вопросам,
относящимся к компетенции комиссии;
в установленном порядке представлять указанные таможенные органы
в архивных органах.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица работает в тесном контакте с ЭПК
соответствующего госархива и Центральной экспертной комиссией (ЦЭК)
ГТК России, получает от них соответствующие организационно -
методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз
в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на
рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее
чем через 10 дней.
5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины
присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют
только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право
совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих
на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает
председатель ЭК и руководство таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица (в необходимых случаях
по согласованию с соответствующим госархивом).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 29
к п. 10.16
Наименование таможенного органа ---------------------------------
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
---- N ---- руководителя
таможенного органа
---------------------------------
(место составления) подпись расшифровка подписи
О выделении к уничтожению дата ---------------------
документов и дел, не подлежащих хранению
На основании ---------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов
----------------------------------------------------------------------
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
(название фонда)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела | Колво дел | Сроки хранения | Примечание |
| п/п | дела или | дела | описей, | (тома, части) | (томов, | дела (тома, | |
| | групповой | или | номенклатур| по | частей) | части) и | |
| | заголовок | крайние | за | номенклатуре | | номера статей | |
| | дела | даты | ------ | или N | | по перечню | |
| | | дел | год(ы) | дела по описи | | | |
|-----|-----------|---------|------------|-----------------|------------|------------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|-----|-----------|---------|------------|-----------------|------------|------------------|-------------|
Итого --------------------- дел за -------------- годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за --------- годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
наименование архивного учреждения
протокол от ----------------- N --------------------------------------
наименование должности лица, проводившего подпись расшифровка
экспертизу ценности документов
подписи
Дата ---------------------
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного органа
от ----- N ------
Документы в количестве ------------------------- дел, весом ------- кг
(цифрами и прописью)
сданы в --------------------------------------------------------------
(наименование организации)
на переработку по приемо - сдаточной накладной от --------------------
N ----------------
Наименование должности сотрудника, подпись расшифровка
сдавшего документы подписи -------
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности сотрудника архива подпись расшифровка
(отдела документационного обеспечения), подписи
внесшего изменения в учетные документы
Дата ----------------------------
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 30
к пп. 11.2, 11.4 и 15.6.3
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N
В деле подшито (вложено) и пронумеровано --------------------------
(цифрами и прописью)
листа(ов).
в том числе: литерные листы ------------------------------------------
пропущенные номера ------------------------------- + листов внутренней
описи -------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| Особенности физического | Номера листов |
| состояния и формирования дела | |
|----------------------------------|-----------------------------|
| 1 | 2 |
|----------------------------------|-----------------------------|
Наименование должности лица, подпись расшифровка
составившего заверительную надпись подписи
Дата --------------------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа - заверителя дела
Приложение 31
к пп. 11.2, 11.5 и 15.6.3
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N -------------
--------------------------------------------------------------------------
| N | Номер | Дата | Заголовок | Номера | Примечание |
| п/п | документа | документа | документа | листов | |
| | | | | дела | |
|------|------------|------------|------------|------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|------|------------|------------|------------|------------|-------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|------|------------|------------|------------|------------|-------------|
Итого ----------------------------------------------------- документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи -----------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, подпись расшифровка
составившего внутреннюю опись подписи
документов дела
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 32
к п. 11.6
----------------------------------------------------------------------
--------------------------
--------------------------
----------------------------------------------------------------------
Ф. N --------------------------
Оп. N --------------------------
Д. N --------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(наименование таможенного органа и отдела)
ДЕЛО N ----- том N -----
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(заголовок дела)
----------------------------------------------------------------------
(дата)
на --- лист
Хранить ---------
Ф. N ------
Оп. N -----
Д. N ------
----------------------------------------------------------------------
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 33
к пп. 12.1 и 15.6.3
----------------------------------------------------------------------
(наименование таможенного органа)
----------------------------------------------------------------------
(наименование отдела таможенного органа)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя отдела
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
--------------------------------
Название раздела
------------------------------------------------------------------------------
| N | Номер | Заголовок дела | Дата | Кол-во | Срок | Примечание |
| п/п | дела | (тома, части) | дела | листов в | хранения | |
| | (тома, | | (тома, | деле | дела | |
| | части) | | части) | (томе, | (тома, | |
| | | | | части) | части) | |
|-----|--------|----------------|---------|----------|----------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 (*) | 7 |
|-----|--------|----------------|---------|----------|----------|------------|
--------------------------------
(*) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено ----------------------- дел с N ---------------
(цифрами и прописью)
по N -----------------, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование Подпись Расшифровка
должности подписи
составителя описи
Дата ---------------------------------
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела (отделения)
документационного обеспечения
Подпись ------------- Расшифровка подписи ----------------------------
Дата --------------------------------
Передал ---------------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
и ------------------------------ регистрационно - контрольных картотек
(цифрами и прописью)
к документам (*)
--------------------------------
(*) Передаются вместе с делами отдела (отделения)
документационного обеспечения.
Наименование должности сотрудника, Подпись Расшифровка подписи
ответственного за делопроизводство
в структурном подразделении
Дата -------------------------
Принял ----------------------------- дел и ---------------------------
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно - контрольных картотек к документам
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата ---------------------------
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
таможенного органа
Приложение 34
к п. 14.2
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ, ТАМОЖНИ,
ТАМОЖЕННОГО ПОСТА СО СТАТУСОМ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
1. Общие положения
1.1. Документы таможенного управления, таможни, а также
таможенного поста со статусом юридического лица, имеющие историческое,
научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют
государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются
собственностью государства и подлежат постоянному хранению в
государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно
хранятся в указанных таможенных органах.
1.2. Таможенное управление, таможня, а также таможенный пост со
статусом юридического лица обеспечивают сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской
Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами
обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное
хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных документов, проводятся силами и за счет таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации
должностные лица указанных таможенных органов несут ответственность в
соответствии с действующим законодательством.
1.3. В таможенном управлении, таможне, а также таможенном посте
со статусом юридического лица для хранения документов Архивного фонда
Российской Федерации и законченных делопроизводством документов
практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки
к передаче на государственное хранение создаются архивы.
1.4. В своей работе архивы таможенного управления, таможни, а
также таможенного поста со статусом юридического лица руководствуются
положением об отделе (отделении, группе) документационного
обеспечения, приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и
таможенных органов, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе
архива в таможенных органах, методическими документами
соответствующего госархива и настоящим положением.
1.5. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица работают по планам, утверждаемым
начальниками отдела (отделения) документационного обеспечения и
отчитываются перед ними в своей работе.
1.6. Организационно - методическое руководство деятельностью
архивов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со
статусом юридического лица осуществляет соответствующий госархив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
законченные делопроизводством документы постоянного хранения,
образовавшиеся в деятельности отделов и других структурных
подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица, документы временного (свыше 10 лет) срока
хранения, необходимые в практической деятельности; документы по
личному составу;
документы постоянного хранения и по личному составу таможенного
органа - предшественника;
документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных
таможенному управлению (таможне, таможенному посту со статусом
юридического лица);
служебные и ведомственные издания;
научно - справочный аппарат (НСА) к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом
2 настоящего положения;
учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование
документов, хранящихся в архиве;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда
Российской Федерации на государственное хранение;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив
осуществляет следующие функции:
принимает (не позднее чем через 3 года после завершения
делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других
структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица;
разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом
графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной
комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда
Российской Федерации на государственное хранение;
составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после
завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного
хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК)
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица и ЭПК соответствующего госархива;
осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на
хранение дел;
создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве
делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА
соответствующего государственного архива;
организует использование документов (информирует руководство и
сотрудников таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица о составе, содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов,
архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об
установлении трудового стажа и другим вопросам социально - правового
характера);
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
участвует в работе ЭК таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица;
оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел
указанных таможенных органов, контролирует правильность формирования и
оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в
архив;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации
сотрудников службы делопроизводства указанных таможенных органов;
ежегодно представляет в соответствующий государственный архив
сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в
соответствующий государственный архив документы Архивного фонда
Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в отделах и других структурных подразделениях таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
запрашивать от отделов и других структурных подразделений
сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения
выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
Приложение 35
к п. 15.3.8
---------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Климатические параметры воздуха | Подпись | Примечание |
| записи | | заведующего | |
| |---------------------------------------------------------| архивом | |
| | Наружный воздух | Воздух в хранилище | | |
|--------|---------------------------|-----------------------------| | |
| | Темперара,| относительная | температура,| относительная | | |
| | С | влажность, % | С | влажность, % | | |
|--------|-----------|---------------|-------------|---------------|-----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|--------|-----------|---------------|-------------|---------------|-----------------|------------|
Форма журнала регистрации показаний контрольно -
измерительных приборов для измерения температуры
и влажности воздуха
Приложение 36
к п. 15.3.21
Наименование таможенного органа --------------------------------------
Наименование архива --------------------------------------------------
КАРТОЧКА
ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
Стеллаж N ------------------------- Хранилище N ----------------------
-------------------------------------------------------------------------
| Шкаф N | Полка N | Фонд N | Опись N | Дела с N | Примечание |
| | | | (н/д) | ---- | |
| | | | | по N ------ | |
|--------|-----------|-----------|-----------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|--------|-----------|-----------|-----------|-------------|------------|
Формат А6 (148 х 105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)
------------------------------------------------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----------|----------|----------|----------|----------|---------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение 37
к п. 15.3.22
Наименование таможенного органа --------------------------------------
Архив ----------------------------------------------------------------
ЗАКАЗ РАЗРЕШАЮ выдачу дел
------------------- N ---------------- Начальник отдела (отделения)
-------------------------------------- документационного обеспечения
(место составления)
Подпись Расшифровка
на выдачу дел подписи
Дата ------------------------
----------------------------------------------------------------------
(фамилия и инициалы исследователя)
----------------------------------------------------------------------
(тема исследования)
---------------------------------------------------------------------------------
| Фонд N | Опись N | Дело N | Заголовок | Расписка | Расписка заведующего |
| | | | дела | исследователя | архивом в приеме |
| | | | | в получении | дела |
| | | | | дела | |
|--------|---------|--------|-----------|---------------|-----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|--------|---------|--------|-----------|---------------|-----------------------|
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(лицевая сторона)
-------------------------------------------------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----------|----------|----------|----------|----------|---------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Подпись исследователя ------------------------------
Дата --------------------------------
Форма заказа на выдачу дел
(оборотная сторона)
Приложение 38
к п. 15.3.22
Наименование таможенного органа --------------------------------------
АКТ
--------------- N ----------------
----------------------------------
(место составления)
О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
----------------------------------------------------------------------
(наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)
Основание ------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Для какой цели выдаются дела -----------------------------------------
Выдаются следующие дела из фонда N -----------------------------------
(название фонда)
-----------------------------------------------------------------------------
| N | Опись N | Дело N | Заголовок дела | Дата | Кол-во | Примечание |
| п/п | | | | дела | листов | |
| | | | | | в деле | |
|-----|---------|--------|----------------|----------|---------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----|---------|--------|----------------|----------|---------|------------|
----------------------------------------------------------------------
Всего выдается -------------------- дел, срок возвращения ------------
(цифрами и прописью)
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения
таможенного органа.
Получатель обязуется вернуть дела в архив таможенного органа в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя таможенного органа руководителя организации - получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата --------------------------- Дата -------------------------
Гербовая печать Гербовая печать
таможенного органа организации
Выдал дела по поручению руководства ----------------------------------
(наименование таможенного органа)
заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись ------------------------- Расшифровка подписи ---------------
Дата ---------------------------
Принял дела по поручению руководства ---------------------------------
(наименование организации)
заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись ------------------------- Расшифровка подписи ---------------
Дата ---------------------------
Дела возвращены в полном объеме и сохранности:
Сдал по поручению руководства организации - получателя заведующий
архивом
Подпись ------------------------- Расшифровка подписи ---------------
Дата ---------------------------
Принял по поручению руководства таможенного органа заведующий архивом
Подпись ------------------------- Расшифровка подписи ---------------
Дата ---------------------------
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение 39
к п. 15.3.22
Наименование таможенного органа
Название архива
КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело -----------------------------------------------------------------
(N и заголовок)
Опись ----------------------------------------------------------------
(N и название)
Фонд -----------------------------------------------------------------
(N и название)
Выдано ---------------------------------------------------------------
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование до ------------------------------------------
(дата возврата)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма карты - заместителя дела
Приложение 40
к п. 15.3.23
Наименование таможенного органа --------------------------------------
Название архива ------------------------------------------------------
АКТ УТВЕРЖДАЮ
--------------- N ------------ Внести изменения в учетные
------------------------------ документы архива в соответствии
(место составления) с актом, за исключением
пп. 2 и 8.6
проверки наличия и состояния Наименование должности
дел руководителя таможенного органа
--------------------------------
(постоянного, временного
хранения, по личному составу) Подпись Расшифровка
подписи
Фонд N ---------------------
(название фонда) Дата
Основание проверки ---------------------------------------------------
(плановая, перемещение документов, стихийные бедствия и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ------------------------------------------------
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ------------------------------------------------------
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка осуществлялась с -------------------- по --------------------
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям -------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
------------------------------------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии
----------------------------------------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
ЭПК архивного учреждения
----------------------------------------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей
----------------------------------------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
------------------------------------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей
----------------------------------------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
------------------------------------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам
------------------------------------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
------------------------------------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
------------------------------------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии ----------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции ---------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ---------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ---------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки ----------------------- дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов ----------------
------------------------------------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных ------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
8.7. требующих обработки ------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование ------------------------ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...)
Проверку осуществляли: ------------------------------------------
Наименование Подписи Расшифровка подписей
должностей
Дата ------------------
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного органа
от --------------- N ------------------
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 41
к п. 15.3.23
Наименование таможенного органа --------------------------------------
Название архива ------------------------------------------------------
ЛИСТ ПРОВЕРКИ N ---------------
наличия и состояния дел фонда N
-----------------------------------------
(название фонда или его части)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Наличие дел: | Состояние дел |
|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| N | Колво дел, | N | Литерный N дела, | Пропущенный N | N дела, | Колво дел, | Временный | Шифр дела, | N дела, требующего: | N дела, | Примечание |
| описи| числящихся | необнаруж. | не отраженный в | дела, не | выданного | оказавшихся| шифр | неправильно |--------------------------------------------------------------------| неисправимо | |
| | по описи | дел | итоговой записи | отраженный в | во временное | в наличии | необработан.| подложенного| дезинфекции | дезинсекции | реставрации | переплета | восстановл. | поврежденного | |
| | | |----------------------------| итоговой записи | пользование | (описанных)| дела | в данный | | | | или | затухающих | | |
| | | | не | не |-----------------------------| | | | фонд | | | | подшивки | текстов | | |
| | | | учтенный | перечисленный,| не | не | | | | | | | | | | | |
| | | | | но учтенный в | учтенный | перечисленный,| | | | | | | | | | | |
| | | | | объеме | | но учтенный в | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | объеме | | | | | | | | | | | |
|------|-------------|------------|------------|---------------|-------------|---------------|--------------|------------|-------------|-------------|-------------|-------------|-------------|------------|-------------|----------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
|------|-------------|------------|------------|---------------|-------------|---------------|--------------|------------|-------------|-------------|-------------|-------------|-------------|------------|-------------|----------------|-------------|
Итого: -------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
Проверку осуществили: -----------------------
Наименование должностей Подписи Расшифровка подписей
сотрудников,
осуществляющих проверку
Дата -----------------------------
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 42
к пп. 1.5.3.23 и 15.8.7
Наименование таможенного органа --------------------------------------
Название архива ------------------------------------------------------
КНИГА
ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
Начата -----------------------------
Окончена ---------------------------
Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища
--------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Фонд | Опись | Дело | Кому | Расписка | Дата | Расписка в |
| п/п | выдачи | N | N | N | выдано | в получении | возврата | возвращении |
| | дел | | | | | дела | дела | дела |
|-----|--------|------|-------|------|--------|-------------|----------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|-----|--------|------|-------|------|--------|-------------|----------|-------------|
Итого в ---- году выдано из хранилища N --------------------- дел
(цифрами и прописью)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата -------------------------------
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 43
к п. 15.3.23
Наименование таможенного органа Фонд N ------------------------
(название фонда)
Название архива
Опись N -----------------------
-------------------------------
(название описи)
КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ
----------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок | Отметки о | Дата записи | Наименование |
| дела | дела | ходе и | | должности и |
| | | результатах | | подпись лица, |
| | | розыска | | внесшего |
| | | | | запись |
|------|---------------|---------------|-------------|---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|------|---------------|---------------|-------------|---------------|
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма карточки необнаруженных дел
Приложение 44
к п. 15.3.23
Наименование таможенного органа --------------------------------------
УТВЕРЖДАЮ
Название архива ------------------------- ----------------------------
Начальник таможенного органа
АКТ
-------------------- N -------------- Подпись Расшифровка
------------------------------------- подписи
(место составления) Дата
о необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны Фонд N -------------------------
(название фонда)
В результате ---------------------------------------------------
установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые
архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не
дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
----------------------------------------------------------------------------
| Опись | Дело | Заголовок | Дата | Количество | Предполагаемые причины |
| N | N | дела | дела | листов в деле | отсутствия дела |
|-------|------|-----------|------|---------------|------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-------|------|-----------|------|---------------|------------------------|
Итого ----------------------------- дел
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено
следующими делами: ---------------------------------------------------
(номера дел и их групповые заголовки)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи
Дата -----------------------------
СОГЛАСОВАНО (*) СОГЛАСОВАНО
--------------------------------
(*) В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Протокол ЭПК архивного органа Протокол ЭК таможенного органа
от ------------------ N ----- от ---------------- N -------------
Изменения в учетные документы архива внесены
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата -------------------------
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны
Приложение 45
к п. 15.3.23
Наименование таможенного органа ------------------------
УТВЕРЖДАЮ
Название архива ----------------------------------------
Начальник таможенного органа
АКТ
------------- N -------------- Подпись Расшифровка
------------------------------ подписи
(место составления)
о неисправимых повреждениях дел Фонд N ----------------------------
(название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
-----------------------------------------------------------------------------
| N | Опись | Дело | Количество | Заголовок | Дата | Сущность и |
| п/п | N | N | листов | дела | дела | причины |
| | | | дела | | | повреждения |
|-----|-------|------|-------------|-----------|----------|-----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----|-------|------|-------------|-----------|----------|-----------------|
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ------------------------ дел
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: --------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
(лицо, ответственное
за архив)
Дата ------------------------------
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЭК таможенного органа
учреждения
от ------------ N ---- от -------------- N ----------
Изменения в учетные документы архива внесены
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата ----------------------------
Форма акта о неисправимых повреждениях дел
Приложение 46
к пп. 15.5.3 и 15.6.3
Фонд N ----------- УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Опись N ---------- руководителя таможенного органа
дел постоянного хранения
за ---- год подпись расшифровка подписи
дата -------------------------
----------------------------------------------------------------------
Название раздела (отдела таможенного органа)
-------------------------------------------------------------------------
| N | Номер дела | Заголовок | Дата дела | Кол-во | Примечание |
| п/п | | дела | (тома, | листов в | |
| | | (тома, | части) | деле | |
| | | части) | | (томе, | |
| | | | | части) | |
|-----|------------|------------|------------|------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----|------------|------------|------------|------------|-------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|-----|------------|------------|------------|------------|-------------|
В данный раздел описи внесено ------------------------------------ дел
(цифрами и прописью)
с N -------------- по N ------------, в том числе:
литерные номера: -------------------------------------
пропущенные номера: ----------------------------------
Наименование должности подпись расшифровка
составителя описи подписи
Заведующий архивом (лицо, подпись расшифровка
ответственное за архив) подписи
Дата -------------------------- Дата ----------------------------
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК таможенного органа Протокол ЭПК архивного учреждения
от --------- N --------------- от ----------------- N ----------
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 47
к пп. 15.5.3 и 15.5.5
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N ------------ (Ф. N ------)
Всего в настоящей описи пронумеровано ------------------------ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: ------------------------
пропущенные номера: ---------------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата -------------------------------------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа - заверителя описи дел
Приложение 48
к пп. 15.5.5 и 15.5.7
----------------------------------------------------------------------
(наименование государственного архива (*))
--------------------------------
(*) Заполняется в государственном архиве.
----------------------------------------------------------------------
(название фонда)
Фонд N -----------
ОПИСЬ N -----------
----------------------------------------------------------------------
(название описи)
Крайние даты дел -----------------
Форма титульного листа законченной описи дел
постоянного хранения
Приложение 49
к пп. 15.5.6 и 15.6.3
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
таможенного органа
Подпись Расшифровка подписи
Дата ------------------
Фонд N -----------------------
ОПИСЬ N ----------------------
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ------------- год
----------------------------------------------------------------------
Наименование раздела (отдела таможенного органа)
----------------------------------------------------------------------------------
| N | Номер | Заголовок | Дата дела | Срок | Кол-во листов в | Примечание |
| п/п | дела | дела | (тома, | хранения | деле (томе, | |
| | | (тома, | части) | дела | части) | |
| | | части) | | (тома, | | |
| | | | | части) | | |
|-----|-------|------------|-----------|----------|-----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----|-------|------------|-----------|----------|-----------------|------------|
В данный раздел описи внесено ----------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
с N ---------------- по N ----------------------------, в том числе:
литерные номера: ---------------------------------------
пропущенные номера: ------------------------------------
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя
Дата ---------------------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
(лицо, ответственное за архив)
Дата ---------------------------
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного органа
от ------------- N ---------
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 50
к пп. 15.5.7 и 15.6.3
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя таможенного органа
Подпись Расшифровка подписи
Дата ----------------------
Фонд N -------------------
ОПИСЬ N ------------------
дел по личному составу
за ------------- год
----------------------------------------------------------------------
Название раздела
----------------------------------------------------------------------------------
| N | Номер | Заголовок | Дата дела | Срок | Кол-во листов в | Примечание |
| п/п | дела | дела | (тома, | хранения | деле (томе, | |
| | | (тома, | части) | дела | части) | |
| | | части) | | (тома, | | |
| | | | | части) | | |
|-----|-------|------------|-----------|----------|-----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----|-------|------------|-----------|----------|-----------------|------------|
В данный раздел описи внесено ----------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
с N ---------------- по N -------------------, в том числе:
литерные номера: -------------------------------
пропущенные номера: ----------------------------
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя
Дата ---------------------------
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного органа Протокол ЭПК архивного учреждения
от ------------- N ----------- от ------------- N --------------
Форма годового раздела сводной описи дел
по личному составу
Приложение 51
к пп. 15.6.3 и 15.6.5
----------------------------------------------------------------------
(наименование таможенного органа)
----------------------------------------------------------------------
(название архива)
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
Том N ----------------------------------
Начат ----------------------------------
Окончен -----------------
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма титульного листа к книге учета поступления
и выбытия документов
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Наименование | Название, | Наименование и | Крайние | Поступление описанных документов | Выбытие описанных документов | Неописанных | Примечание |
| п/п | поступления | организации | номер и дата | номер фонда, | даты |-------------------------------------|-----------------------------------------| дел, документов, | |
| | или | (структурного | документа, | описи и | поступивших | количество дел | количество дел | листов | |
| | выбытия | подразделения, | подтверждающего | поступивших | или выбывших |-------------------------------------|-----------------------------------------| | |
| | | лица, архива), | поступление или | или выбывших | документов, | постоянного| временного| по личному | постоянного| временного | по | | |
| | | от которой | выбытие | документов | включенных | хранения | хранения | составу | хранения | хранения | личному |-----------------------| |
| | | поступили | документов | | в опись | | | | | | составу | поступило | выбыло | |
| | | (или выбыли) | | | | | | | | | | | | |
| | | документы | | | | | | | | | | | | |
|-----|-------------|-----------------|-----------------|--------------------|------------------|------------|-----------|------------|------------|-------------|--------------|-------------|---------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
|-----|-------------|-----------------|-----------------|--------------------|------------------|------------|-----------|------------|------------|-------------|--------------|-------------|---------|------------|
Итого в ---- году поступило --------------------------------------- дел
(цифрами и пр((((описью)
(+ документов, листов), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7 -пппп 9, 13 книги;
выбыло -------------------- дел (+ документов, ддддлистов), в том
(цифрами и прописью)
числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 10 пппп- 12, 14.
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата -----------------------------
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение 52
к п. 15.6.3
Наименование таможенного органа --------------------------------------
Название архива ------------------------------------------------------
СПИСОК ФОНДОВ
Том N -------------------
Начат -------------------
Окончен -----------------
Форма титульного листа списка фондов
------------------------------------------------------------------------------
| N | Название | Дата первого | Отметка о выбытии фонда | Примечание |
| фонда | фонда | поступления | | |
| | | документов | | |
| | | фонда | | |
| | | |-----------------------------| |
| | | | Куда | Дата и N | |
| | | | выбыл | документа, на | |
| | | | | основании | |
| | | | | которого выбыл | |
|-------|----------|--------------|----------|------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-------|----------|--------------|----------|------------------|------------|
На 01.01.-- года в список включены фонды с N ------------------------
по N --------------------
Всего хранится в архиве --------------------------------------- фондов
(цифрами и прописью)
Номера свободные: -------------------------------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата ---------------------------------
Форма списка фондов
Приложение 53
к пп. 15.6.3 и 15.6.9
ЛИСТ ФОНДА N -----------------
-------------------- ------------------ ----------------------------
(местонахождение (дата первого (дата посылки карточки
фонда (наименование поступления фонда в госархив)
таможенного органа)) документов фонда)
------------------------------------------------------------------
| Крайние даты каждого названия | Название фонда |
| фонда | |
|----------------------------------|-----------------------------|
| 1 | 2 |
|----------------------------------|-----------------------------|
1. Учет неописанных документов
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Наименование, N и | Поступление | Выбытие | Наличие |
| записи | дата документа, по | | | (остаток) |
| | которому поступили | | | |
| | или выбыли документы | | | |
| | | | | |
| | |---------------------------|---------------------------|----------------|
| | | Кол-во | Крайние | Кол-во | Крайние | Всего дел, |
| | | дел, | даты | дел, | даты дел и | документов, |
| | | документов, | дел и | документов, | документов | листов |
| | | листов | документов | листов | | |
|--------|----------------------|-------------|-------------|-------------|-------------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|--------|----------------------|-------------|-------------|-------------|-------------|----------------|
2. Учет описанных документов
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Номер | Крайние | Название | Поступило | Выбыло | Наличие (остаток) |
| описи | описи | даты | описи или | дел |----------------------------------------|-----------------------------------------------------------|
| | дел | дел | аннотации | | Дел | Основание | В том | Всего | В том числе |
| | | описи | документов | | | выбытия | числе по | дел в |------------------------------------------------|
| | | | | | | (название, | описям, | фонде | постоянного | по л/с |
| | | | | | | дата, N | утвержденным ЭПК | | хранения | |
| | | | | | | документа) | денным | |--------------------------------|---------------|
| | | | | | | |------------------| | Дел | крайние | из них по | дел | крайние |
| | | | | | | | дел | крайние | | | даты | описям, | | даты |
| | | | | | | | | даты | | | дел | утвержденным | | дел |
| | | | | | | | | | | | | ЭПК | | |
| | | | | | | | | | | | |---------------| | |
| | | | | | | | | | | | | дел | крайние | | |
| | | | | | | | | | | | | | даты | | |
| | | | | | | | | | | | | | дел | | |
|-------|-----------|---------|-------------|-----------|-----|---------------|-----|------------|----------|-----|----------|-----|---------|-----|---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
|-------|-----------|---------|-------------|-----------|-----|---------------|-----|------------|----------|-----|----------|-----|---------|-----|---------|
Форма листа фонда
Приложение 54
к пп. 15.6.4 и 15.6.10
КАРТОЧКА ФОНДА N -----------------
----------------------------------------------------------------------
(место хранения фонда - наименование таможенного органа)
----------------------------------------------------------------------
(дата первого поступления документов фонда в архив)
------------------------------------------------------------------
| Крайние даты каждого названия | Название фонда |
| фонда | |
|----------------------------------|-----------------------------|
| 1 | 2 |
|----------------------------------|-----------------------------|
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма карточки архивного фонда
(лицевая сторона)
Учет изменений в составе и объеме фонда
------------------------------------------------------------------------------
| | на | на | на | на |
| | 01.01. | 01.01. | 01.01. | 01.01. |
| | г. | г. | г. | г. |
|------------------------------------|---------|---------|---------|---------|
| Всего дел в фонде | | | | |
|------------------------------------|---------|---------|---------|---------|
| | Всего дел | | | | |
| |-------------------|---------|---------|---------|---------|
| Постоянного | Крайние даты дел | | | | |
| хранения | | | | | |
| |-------------------|---------|---------|---------|---------|
| | Внесено в описи, | | | | |
| | утвержденные ЭПК | | | | |
| | | | | | |
| |-------------------|---------|---------|---------|---------|
| Из них | Крайние даты дел | | | | |
| | | | | | |
| |-------------------|---------|---------|---------|---------|
| | Всего дел | | | | |
| | | | | | |
| |-------------------|---------|---------|---------|---------|
| | Крайние даты дел | | | | |
| | | | | | |
| |-------------------|---------|---------|---------|---------|
| По личному | Внесено в описи, | | | | |
| составу | согласованные с | | | | |
| | ЭПК (крайние даты | | | | |
| | дел) | | | | |
| |-------------------|---------|---------|---------|---------|
| | Наличие | | | | |
| | неописанных | | | | |
| | документов (дел, | | | | |
| | документов, | | | | |
| | листов) | | | | |
------------------------------------------------------------------------------
З ведующий архивом Подпись Расшифровка
( ицо, ответственное за архив) подписи
Дата -------------------------
Форма карточки архивного фонда
(оборотная сторона)
Приложение 55
к п. 15.9.1
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНСПЕКТОРА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ, ОТДЕЛА
(ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ, ТАМОЖНИ, ТАМОЖЕННОГО
ПОСТА СО СТАТУСОМ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
1. Общие положения
1.1. Инспектор является ответственным за архив таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
(отделения) (*) документационного обеспечения.
--------------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
положением об архиве таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и указанных
таможенных органов;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
методическими документами соответствующего госархива;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за архив должен иметь среднее специальное
образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в отделах и других структурных подразделениях таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
запрашивать от отделов и других структурных подразделений
сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения
выполнения всех возложенных на архив задач.
2.2. Инспектор несет ответственность за выполнение возложенных на
архив задач.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора,
упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в
архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов
практического назначения), создание научно - справочного аппарата
(НСА) к ним; подготовка и своевременная передача на государственное
хранение образующихся в деятельности таможенного управления, таможни,
а также таможенного поста со статусом юридического лица документов
Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за
формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов и других
структурных подразделений указанных таможенных органов.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать (не позднее чем через 3 года после завершения
делопроизводством), учитывать и хранить документы отделов и других
структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица;
разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом
графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной
комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда
Российской Федерации на государственное хранение;
составлять и представлять (не позднее чем через 2 года после
завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного
хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК)
таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом
юридического лица и ЭПК соответствующего госархива;
осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на
хранение дел; контролировать соблюдение в помещениях архива условий,
необходимых для обеспечения сохранности документов;
создавать, пополнять, совершенствовать НСА к хранящимся в архиве
делам и документам; обеспечивать его преемственность с НСА
соответствующего государственного архива;
организовать использование документов (информировать руководство
и сотрудников таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица о составе, содержании документов архива;
выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов,
архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления граждан об
установлении трудового стажа и другим вопросам социально - правового
характера);
вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
участвовать в работе ЭК таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица;
оказывать методическую помощь в составлении номенклатур дел
указанных таможенных органов; контролировать правильность формирования
и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче
в архив;
участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации
сотрудников службы делопроизводства таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица; принимать участие в
разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в
указанных таможенных органах;
ежегодно представлять в соответствующий государственный архив
сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение в
соответствующий государственный архив документы Архивного фонда
Российской Федерации;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор:
принимает годовые разделы описей дел, документы и дела,
подлежащие сдаче в архив, - от структурных подразделений таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по
личному составу в ЭК указанных таможенных органов и ЭПК госархива;
выдает в установленном порядке дела и документы сотрудникам
указанных таможенных органов.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в отделах и других структурных подразделениях,
хозяйственной службой таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица и соответствующим государственным
архивом.
Приложение 56
к п. 15.9.2
Наименование таможенного органа УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела (отделения)
документационного обеспечения
Подпись Расшифровка подписи
Дата ---------------------------
ПЛАН
РАБОТЫ ------------------ НА ---- ГОД
(название архива)
--------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Название | Единица | Объем | Бюджет | Срок | Исполнитель | Примечание |
| п/п | раздела и | измерения | работы | рабочего | осполнения | | |
| | наименование | работы | | времени | | | |
| | вида работы | | | | | | |
|-----|--------------|------------|---------|-----------|------------|-------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|-----|--------------|------------|---------|-----------|------------|-------------|-------------|
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Форма годового плана работы архива
Приложение 57
к п. 15.10
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор государственного
руководителя таможенного органа архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать
таможенного органа государственного архива
АКТ
приема - передачи документов на государственное хранение
-------------- N --------------------
-------------------------------------
(место составления)
Основание: Положение об Архивном фонде Российской Федерации,
утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552
В связи с -------------------------------------------------------
(истечением срока хранения документов
----------------------------------------------------------------------
(название фонда) в таможенном органе, ликвидацией таможенного
органа и т.д.)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(наименование таможенного органа)
передает, а ----------------------------------------------------------
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы за -------------------
(годы)
и справочный аппарат к ним:
----------------------------------------------------------------------
| N | Название, N | Кол-во | Кол-во дел | Примечание |
| п/п | описи | экземпляров | (ед. хр.) | |
| | | описи | | |
|-------|---------------|---------------|---------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------|---------------|---------------|---------------|------------|
Итого принято ---------------------------- ед. хр.
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N --------------------------------------
Передачу произвели: ---------------- Прием произвели: ---------------
Наименования должностей лиц, Наименования должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата ----------------------------- Дата ---------------------------
Форма акта приема - передачи документов
на государственное хранение
Приложение 58
к п. 15.11.2
Наименование таможенного органа --------------------------------------
АКТ УТВЕРЖДАЮ
-------------- N ----- Начальник таможенного
---------------------- органа
(место составления)
Подпись Расшифровка подписи
Дата ------------------------
приема - передачи при смене заведующего архивом (лица,
ответственного за архив)
Дата ----------------------------
В соответствии с приказом от ---------------- N -----------------
-------------------------- передал, а --------------------------------
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии (третьего лица), образованной на
основании данного приказа, в составе председателя --------------------
---------------------------------- и членов
(Ф.И.О.)
----------------------------------------------------- документы архива
(Ф.И.О.)
за ------------------------- годы и учетно - справочный аппарат к ним:
-----------------------------------------------------------------------
| N п/п | Название и | Количество | Количество | Примечание |
| | номер описи | экземпляров | принятых дел | |
| | | описи | | |
|-------|---------------|---------------|---------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------|---------------|---------------|---------------|-------------|
ИТОГО принято --------------------------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
в том числе -------------------- описей в ----------------------------
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
экземплярах.
Состояние документов и описей: ---------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ----------------------------------------------
(виды НСА и их объемы, состояние)
Состояние помещения архива: ------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ------------------------
----------------------------------------------------------------------
(общая характеристика состояния)
Передал: ------------------------- Подпись Расшифровка
подписи
Принял: -------------------------- Подпись Расшифровка
подписи
Председатель комиссии Подпись Расшифровка
(Третье лицо) --------------------- подписи
Члены комиссии: ------------------ Подписи Расшифровка
подписи
Форма акта приема - передачи при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
|