составленные акты проверки наличия и состояния дел фонда.
Розыск осуществляется в течение года после завершения проверки
наличия дел.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в
соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись
"Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается с указанием
должности и даты.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими
документами, исключаются из описей и других учетных документов в
установленном порядке. В соответствующих карточках картотеки учета
необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых
подтверждается отсутствие дел.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются акты:
о выделении документов и дел к уничтожению;
о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение
44);
о неисправимых повреждениях дел (приложение 45);
передачи дел в другие архивы и организации.
На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо
поврежденные дела, заведующим архивом или лицом, ответственным за
архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЭК
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и
утверждаются начальниками указанных таможенных органов.
К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении
розыска.
При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче
на государственное хранение, акты утверждаются начальниками
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица
только после их согласования с соответствующим госархивом. После
утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах
изменения вносятся во все учетные документы.
По результатам проверки наличия и состояния дел принимаются меры,
обеспечивающие физическое и санитарно - гигиеническое состояние
документов.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после
внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы фонда и
представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в
государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр
описей дел, утвержденных ЭПК госархива.
15.4. Классификация документов архива
15.4.1. Комплекс документов, образующийся в деятельности
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица, составляет их документальный фонд.
Часть документального фонда, имеющая политическое,
народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое
значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному
хранению (*).
----------------------------
(*) Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения
на документальный или архивный.
15.4.2. Фонд является основной классификационной и учетной
единицей документов архива и дроблению не подлежит.
Фонду присваиваются название и номер. Название фонда
соответствует официальному наименованию фондообразователя (таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).
15.4.3. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее
раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав.
15.4.4. Под классификацией документов в пределах фонда понимается
их группировка и расположение в фонде.
За единицу классификации и учетную единицу управленческой
документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело),
представляющая собой физически обособленный отдельный документ или
совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.
Практическое осуществление классификации документов (дел) в
пределах фонда называется их систематизацией, которая проводится в
архивах управления, таможни, а также таможенного поста со статусом
юридического лица при подготовке дел к передаче на государственное
хранение.
Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве
таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом
юридического лица при составлении номенклатур дел, при подготовке дел
к передаче в архивы указанных таможенных органов.
Систематизация дел фонда осуществляется на основе разработанной и
согласованной с соответствующим государственным архивом схемы
систематизации дел фонда.
Схема систематизации фонда закрепляется описью дел фонда.
В зависимости от признака группировки дел схема систематизации
фонда может отражать структуру фондообразователя (таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица),
функции его деятельности, виды и разновидности документов или
важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.
Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы
систематизации проводится с учетом следующих классификационных
признаков:
структурного (в соответствии с отделами или другими структурными
подразделениями);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно -
вопросного;
номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались документы);
географического;
авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц,
которые являются авторами документов).
Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно
по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.
Документы по личному составу выделяются в особую группу,
систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в
виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты
делопроизводством;
планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на
который или за который они составлены, независимо от времени их
составления; перспективные планы относятся к начальному году их
действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
в пределах года или хронологического периода дела структурных
подразделений располагаются по их значимости.
При расположении дел по хронологии вначале помещаются дела,
датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные
месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.
15.5. Составление и оформление годовых разделов сводных описей
дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического
лица и законченных описей дел фонда
15.5.1. В архиве на основе описей дел структурных подразделений
(подразделы 10.16 и 10.17) составляются годовые разделы сводных описей
дел всего управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица.
В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного
учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение,
первоочередной задачей архивов указанных таможенных органов является
составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения
под непосредственным методическим руководством соответствующего
государственного архива.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение
года в деятельности отделов и других структурных подразделений, а
также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с
временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
включаются заголовки дел только после сверки их со сводной
номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования,
оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела
подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело
сформировано неправильно.
15.5.2. При обнаружении утраты дел в делопроизводстве, не
включенных в справки об утрате дел структурных подразделений, или при
отсутствии указанных справок (подпункт 12.2) архивом совместно с
отделом (отделением, группой) документационного обеспечения и
структурным подразделением, к которому эти дела относятся,
организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в
утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном
порядке. Об утрате документов архивом составляются акты недостачи дел,
которые утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица.
Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному
экземпляру хранится в отделе (отделении, группе) документационного
обеспечения и архиве и по одному экземпляру передается в ЭК
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и
ЭПК соответствующего госархива вместе с экземплярами годового раздела
сводной описи дел для рассмотрения акта в качестве основания к
протоколам ЭК и ЭПК.
15.5.3. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной
описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, изложенному в
подпунктах 12.2 - 12.4 настоящей Инструкции. Заголовки дел, содержащих
документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи
дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей
дел за последующие годы делается ссылка "Документы за данный год см.
также в разделе описи за ---- год, дела N ----", которая помещается
после интервала за последней описательной статьей каждого последующего
года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому
разделу.
Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел
постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (п.
15.4.4).
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
составляется по установленной форме (приложение 46). Элементы
описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны
элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения
структурного подразделения (подпункт 12.3).
Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями,
вынесенными на обложку дела.
При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый
заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами
"То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого
заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом
листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и
передаче дел, особенностях физического состояния дела и т.п.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается
номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим
номером до образования законченной описи.
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел
постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их
число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или
до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив,
после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (п.
15.5.5); при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную
опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.
В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного
хранения за последней описательной статьей составляется итоговая
запись, в которой указываются фактическое количество дел, включенных в
раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности
нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговая
запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и
даты составления описи.
К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения
составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление,
список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат
годового раздела описи.
В предисловие включаются сведения об основных направлениях
деятельности и структуре таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица за период, который охватывают дела
описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов
фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за
хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел
как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая
характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных
организациях; освещаются особенности формирования, описания и
систематизации заголовков дел; наличие справочного аппарата к разделу,
основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и
даты.
Если годовой раздел сводной описи дел является сложным по
структуре и содержанию, то к нему составляются указатели.
Целесообразность составления указателей к разделу и их виды
определяются по согласованию с соответствующим государственным
архивом.
Указатели могут быть тематическими, именными, географическими,
хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели, должны иметь
ссылки на соответствующие номера дел.
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел
имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется
справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие,
список сокращений; названия всех подразделов и более мелких групп дел,
включенных в раздел; указатели. Против каждого названия указываются
номера соответствующих листов описи.
Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в
годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица. Сокращения в списке помещаются слева, затем через
тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения
располагаются в списке в алфавитном порядке.
Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к
нему нумеруются в валовом порядке и к разделу составляется на
отдельном листе - заверителе описи дел (приложение 47) заверительная
надпись; в ней указываются общее количество листов раздела и
справочного аппарата, особенности (ошибки) нумерации. Заверительная
надпись подписывается составителем раздела.
Годовые разделы сводных описей дел составляются в 4-х экземплярах
и подлежат рассмотрению ЭК управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица. После рассмотрения и одобрения ЭК годового
раздела в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера
протокола и даты заседания ЭК, на котором он был рассмотрен.
Согласованные ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК
соответствующего госархива в соответствии со сроками, установленными
графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК госархива.
На рассмотрение ЭПК госархива архивами указанных таможенных
органов представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи дел
не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел,
включенных в раздел.
После утверждения годовых разделов ЭПК госархива разделы
утверждаются руководством таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица; затем первый экземпляр годового
раздела сводной описи в качестве контрольного передается в
государственный архив; остальные остаются в указанных таможенных
органах.
15.5.4. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей,
шифруются после утверждения годовых разделов сводных описей ЭПК
госархива и руководством таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица и хранятся в архивах указанных
таможенных органов до передачи на государственное хранение в
соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).
15.5.5. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного
хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых
достигло четырехзначной цифры (п. 15.5.3), считаются законченной
описью.
Каждой законченной описи присваивается номер (п. 15.6.6).
Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел,
к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая
запись и заверительная надпись (приложение 47) к законченной описи
составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел (п.
15.5.3).
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам
сводных описей дел, изымаются.
Обязательным элементом оформления законченной описи является
титульный лист (приложение 48).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения
указываются: название фонда, номер фонда, номер описи; название описи,
которое включает указание категории документов (постоянного или
временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах,
заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в
опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для
написания полного названия государственного архива, в котором будут
постоянно храниться дела таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица.
При составлении титульного листа законченной описи учитывается
следующее:
название фонда пишется в виде официального наименования
фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица) со всеми его переименованиями,
изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых
скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в
опись в хронологической последовательности;
если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на
титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись
включены дела.
К законченной описи обязательно составляются оглавление и
предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии
последних в годовых разделах.
В оглавлении к законченной описи перечисляются:
предисловие (общее);
названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп
дел (выявляются на основе оглавлений к годовым разделам описи);
названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) с
проставлением номеров листов, на которых они расположены.
Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом
оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.
При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый
документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым
разделам (п. 15.5.3).
Для составления предисловия к законченной описи используются
официальные издания ГТК России, таможенных управлений и таможен,
документы фонда, учетные документы и научно - справочный аппарат
архива.
Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому
разделу, подписывается составителем с указанием должности и даты.
Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к
описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.
Если к годовым разделам сводных описей дел, составляющих
законченную опись, имеются указатели, то они объединяются (по видам) в
один указатель, который помещается в конце законченной описи; при этом
указатели к годовым разделам изымаются.
Список сокращенных слов к законченной описи составляется на
основе списков сокращенных слов к годовым разделам сводных описей дел,
составляющих опись (п. 15.5.3). При этом списки сокращенных слов к
годовым разделам из описи изымаются.
15.5.6. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10
лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в
деятельности отделов и других структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел временного (свыше 10 лет)
хранения в годовой раздел сводной описи дел аналогичен порядку,
указанному в пп. 15.5.1 - 15.5.3.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения составляется по установленной форме (приложение 49). Порядок
заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела,
составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу
аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.3.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации
заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет)
хранения печатаются в двух экземплярах и одобряются вначале ЭК, а
затем утверждаются руководством управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица (приложение 49).
15.5.7. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу
включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение
года в деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел по личному составу в годовой
раздел сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку,
указанному в пп. 15.5.1 - 15.5.3.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется
по установленной форме (приложение 50). Порядок заполнения граф формы
описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи и
заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п.
15.5.3.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному
составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей
последовательности:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (*);
--------------------------------
(*) В соответствии с инструкцией, утвержденной Приказом ГТК
России от 04.06.98 N 366 ДСП, личные дела уволенных сотрудников
хранятся в отделе кадров 1 год, а затем направляются в архив
Регионального управления по борьбе с таможенными правонарушениями.
При передаче личных дел из архива таможенного органа в
Региональное управление по борьбе с таможенными правонарушениями
указанные дела передаются в соответствии с порядком, изложенным в п.
15.10 настоящей инструкции (с составлением соответствующих описи и
акта приема - передачи).
лицевые счета сотрудников по заработной плате (расчетные
ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной
описи);
акты о несчастных случаях.
Личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году
увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются
по алфавиту (*).
--------------------------------
(*) В соответствии с инструкцией, утвержденной Приказом ГТК
России от 04.06.98 N 366 ДСП, личные дела уволенных сотрудников
хранятся в отделе кадров 1 год, а затем направляются в архив
Регионального управления по борьбе с таможенными правонарушениями.
При передаче личных дел из архива таможенного органа в
Региональное управление по борьбе с таможенными правонарушениями
указанные дела передаются в соответствии с порядком, изложенным в п.
15.10 настоящей инструкции (с составлением соответствующих описи и
акта приема - передачи).
Годовые разделы сводных описей дел по личному составу печатаются
в трех экземплярах, подписываются составителями и представляются на
рассмотрение ЭК. После одобрения разделов ЭК управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица он подлежит
согласованию с ЭПК соответствующего госархива и утверждению
руководством указанных таможенных органов.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному
составу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.5. Форма титульного
листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме
титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения
(приложение 48).
15.6. Учет документов в архивах управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица
15.6.1. Учет документов в архиве является одним из средств
обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат
все хранящиеся в архиве документы, в том числе описи дел.
Учет документов в архиве основывается на соблюдении принципов
централизации и преемственности с учетом документов в делопроизводстве
и государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц
учета, преемственности форм учета и основных сведений о составе,
содержании документов.
15.6.2. В архивах управления, таможни, а также таможенного поста
со статусом юридического лица учет документов ведется по фондам,
единицам хранения (делам).
Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном
помещении) в сейфах или металлических шкафах.
Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным
учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно.
Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов
определяются архивами управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
15.6.3. Основными учетными документами в архиве являются:
книга учета поступления и выбытия документов (приложение 51) для
учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;
список фондов (приложение 52) - для суммарного и индивидуального
учета фондов и присвоения им номеров;
лист фонда (приложение 53) - для фиксации изменений в названии
фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов,
отражающих изменения в составе и объеме фонда;
описи дел (приложения 33, 46, 49, 50) - для поединичного и
суммарного учета дел (учет документов со сроками хранения до 10 лет
включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел);
утвержденные Росархивом формы отчета о составе и объеме фондов,
хранящихся в архиве.
Кроме того, для учета количества листов в каждом деле
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
(*) составляется лист - заверитель дела (приложение 30), а для учета
документов в определенных категориях дел постоянного хранения
(подраздел 11.5) и в делах по личному составу (*) составляются
внутренние описи документов (приложение 31). На каждый фонд ведется
дело фонда.
--------------------------------
(*) См. примечание к подразделу 11.5.
15.6.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации,
хранящиеся в архивах таможенных управлений, таможен, а также
таможенных постов со статусом юридических лиц, подлежат
государственному централизованному учету, формой которого является
карточка архивного фонда (приложение 54).
15.6.5. Книга учета поступления и выбытия документов (приложение
51) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 01.01 каждого
года) изменений в составе и объеме фонда, дел в архиве, связанных с
приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей
дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и
выбытия документов служит основой для составления листов фондов,
паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме
фондов в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица. Каждое поступление или выбытие получает
самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия
документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов
подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов
(дел).
15.6.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются
первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом
(единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет
достигается составлением итоговой записи к описям (пп. 12.5 и 15.5.3).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием,
поступлением, объединением или расформированием дел, на основании
соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна
иметь общую итоговую запись по всем разделам (п. 15.5.5). По мере
передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым
годовым разделом общая итоговая запись пересоставляется.
Описи дел отделов и других структурных подразделений служат
учетными документами до составления соответствующих годовых разделов
сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица, после чего подлежат хранению в деле фонда до
передачи документов за эти годы на государственное хранение.
Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом
порядке номер описи.
Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную
порядковую нумерацию (п. 15.5.5). Если документы фонда уже поступали
на хранение в государственный архив, то номер законченной описи
согласовывается с этим архивом.
15.6.7. Учетными документами для поединичного учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, являются
сводные номенклатуры дел управления, таможни, а также таможенного
поста со статусом юридического лица, в которых делаются итоговые
записи.
15.6.8. В пределах фонда описи располагаются отдельно на
документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а
затем по номерам описей.
15.6.9. В листе фонда (приложение 53) в графе "Название фонда" в
хронологической последовательности перечисляются все наименования и
подведомственность фондообразователя (таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица) с момента его
возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Все последующие изменения в наименовании и подведомственности
указанных таможенных органов вносятся в лист фонда по мере поступления
в архив документов фонда.
В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов
фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:
описей структурных подразделений и годовых разделов сводных
описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица;
акта приема - передачи дел в государственный архив;
акта о выделении к уничтожению дел; акта о необнаружении дел,
пути розыска которых исчерпаны;
акта о неисправимом повреждении дел;
акта проверки наличия и состояния дел.
Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10
лет) или по личному составу, включенные в описи отделов и других
структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего
годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета
этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел.
Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях (например,
если он неисправимо поврежден). В случае пересоставления листа фонда
старый лист помещается в дело фонда.
15.6.10. Карточка архивного фонда (приложение 54) составляется в
двух экземплярах. Один экземпляр представляется в соответствующий
госархив, второй - остается в управлении, таможне, а также таможенном
посте со статусом юридического лица для контроля.
Лицевая сторона карточки заполняется в архивах указанных
таможенных органов. Данные для заполнения карточки фонда берутся из
листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд
хранится в архиве фондообразователя (таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица).
Дата отправления карточки фонда в госархив записывается в листе
фонда.
15.6.11. В дело фонда включаются документы, отражающие историю
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица и их фондов: историческая справка (п. 15.7.5), схема
систематизации фонда (подраздел 15.4), старые листы фонда; акты
передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к
уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях
документов и дел фонда, о проверках наличия и состояния дел и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме
фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений
во все учетные документы архивов управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической
последовательности их составления. На документы дела фонда
составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда
составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда
заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.
15.7. Научно - справочный аппарат к документам архива
15.7.1. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска
документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них
информации в архивах таможенного управления, таможни, а также
таможенного поста со статусом юридического лица создается научно -
справочный аппарат к документам архивов (НСА), который включает в себя
справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в
делопроизводстве и архивах указанных таможенных органов. Состав НСА
определяется составом и содержанием хранящихся в архиве документов,
характером и задачами поиска и интенсивностью использования
документов.
В состав НСА входят архивные справочники по объему, составу и
содержанию документов.
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и
содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели, исторические
справки. Дополнением к этим архивным справочникам служат
информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.
15.7.2. Опись дел является отправным документом для разработки
других видов справочников, так как их создание (кроме учетно -
регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве)
начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой
поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав
поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, а также листов дел,
где это необходимо.
15.7.3. Картотека является архивным справочником, в котором
сведения о содержании документов архива отражены на карточках,
расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально
разработанной схемой построения картотеки.
Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются
потребностями таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица в информации о составе и содержании
документов архивов.
Картотеки создаются на наиболее часто используемые документы
(организационно - распорядительная документация, документы по личному
составу, научно - техническая документация и т.д.).
Основой картотек, создаваемых в архивах таможенного управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, могут
служить учетно - регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в
делопроизводстве указанных таможенных органов и поступившие в архивы
вместе с документами.
В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой
схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от
друга карточками - разделителями. На ящиках, коробках с картотекой
указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в
данной коробке (ящике).
Картотека по личному составу создается для поиска сведений о
трудовом стаже, зарплате и других данных социально - правового
характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия,
имя, отчество сотрудника; ссылка на номера фонда, описей, дел и
листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются
по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по
алфавиту имен и отчеств.
15.7.4. Указатели в архиве составляются к описям фонда для
облегчения поиска информации о документах, содержащихся в нем (пп.
15.5.3, 15.5.5).
15.7.5. Историческая справка о фондообразователе (таможенном
управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица) и
фонде состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории
фонда, характеристики документов фонда.
В первом разделе справки отражаются в хронологической
последовательности следующие сведения:
распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации
указанных таможенных органов;
крайние даты деятельности указанных таможенных органов;
задачи, функции указанных таможенных органов и их изменения;
масштаб деятельности указанных таможенных органов, состав системы
подведомственных организаций;
изменения в наименовании и подчиненности указанных таможенных
органов;
структура указанных таможенных органов и ее изменения.
Во втором разделе:
количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
время поступления фонда в архив;
изменения в составе, объеме фонда и их причины;
указание даты первой передачи документов на государственное
хранение;
место передачи;
степень сохранности документов.
В третьем разделе:
обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов,
так и по их содержанию;
НСА к фонду;
использование документов фонда (в каких целях).
Исторические справки дополняются при дальнейшем пополнении фонда,
а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица и т.д.
Справка подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным за
архив).
15.8. Использование документов архива
15.8.1. Документы архивов используются таможенным управлением,
таможней, таможенным постом со статусом юридического лица,
заинтересованными государственными и общественными организациями, а
также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
Основными формами использования документов архивов являются:
информирование руководства и структурных подразделений таможенного
управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
исполнение запросов других организаций, исполнение запросов социально
- правового характера.
Документы архива, которые могут нанести ущерб интересам
государства или гражданам, для использования не предоставляются.
Использование документов проводится только с разрешения
руководства управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица.
Организации и граждане при использовании документов архивов
указанных таможенных органов обязаны делать ссылки на место хранения
документов.
15.8.2. Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая
юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в
документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с
указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по
вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам - на
основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и
законных интересов.
Архивные справки составляются на основании документов
(подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к
вопросу заявления.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке
письма таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица с обозначением наименования документа: "Архивная
справка".
В справке приводятся наименования документов, их даты и
излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение
дается в хронологической последовательности событий, а не документов,
в которых они освещаются. После текста справки помещаются архивные
шифры документов, послуживших основанием для составления архивной
справки (номера фонда, описей и листов дел).
Архивные справки подписываются руководством управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица и заведующими
архивами. Справки заверяются гербовыми печатями указанных таможенных
органов. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем,
остается в деле.
К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки
из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.
15.8.3. При отсутствии в архиве документов, необходимых для
подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором
указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда
следует обратиться за справкой. При необходимости письма, содержащие
сведения об отсутствии в архивах документов вследствие их гибели или
утраты, заверяются гербовыми печатями управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица.
15.8.4. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица на основании хранящихся документов
выдают организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам
выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения
социально - правового характера, необходимые для обеспечения их прав и
законных интересов.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным,
электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа,
относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально
заверенное архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен
порядку выдачи архивных справок.
Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке
письма управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического
лица с обозначением наименований: "Архивная копия", "Архивная
выписка". Наименование документа, его номер и дата воспроизводятся
полностью.
Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу
заявления.
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр
документа.
Архивные копии (выписки) заверяются подписями заведующих архивами
и гербовыми печатями управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим
способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа,
заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа
документа.
Архивные копии и выписки направляются с письмами, подписанными
руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица, заинтересованной организации или лицу с
указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в
извлечениях) без разрешения указанных таможенных органов.
15.8.5. Документы архива выдаются во временное пользование
структурным подразделением и другим таможенным органам. Порядок выдачи
документов во временное пользование изложен в п. 15.3.22.
15.8.6. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста
со статусом юридического лица исполняют запросы организаций, заявления
граждан и выдают им архивные справки (архивные копии, архивные
выписки) (*) социально - правового характера, необходимые для
удовлетворения прав и законных интересов граждан. Порядок исполнения
запросов и выдачи архивных справок определен в п. 15.8.2.
--------------------------
(*) В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии,
архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".
Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки о трудовом
стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, избрании на
выборные должности, членстве в общественных организациях, наградах, об
образовании, о гражданском состоянии, трудовых, имущественных правах и
по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных
интересов.
Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки социально -
правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц,
находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем
супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно
указано, для какой цели и для представления в какую организацию
требуется архивная справка.
Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для
наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой
сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю
архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности
с одновременным уведомлением об этом заявителя.
Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной
ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении
в них на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости
заинтересованным организациям.
Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за
которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также
высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается
заявителю.
Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным
заявлениям с разрешения руководства управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица подлинных личных документов о
гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других личных
документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого
личного документа вкладывается справка или делается соответствующая
отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.
Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов
паспорта, профсоюзные и воинские билеты, орденские книжки, а также
снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных
документов и их содержании сообщаются только по запросам
заинтересованных организаций.
Основными документами для наведения архивных справок о трудовом
стаже являются: приказы по личному составу; протоколы общих собраний,
заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение
зарплаты. Для наведения архивных справок также используются
регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные,
именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели
и т.д.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты,
автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок.
При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются
заявителю.
В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные
только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом
приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в
течение какого времени он работал.
Биографические данные включаются в архивную справку так, как они
значатся в документах архива.
Для наведения справок о размере заработной платы используются
лицевые счета, а при их отсутствии - ведомости на выдачу зарплаты,
машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные листки.
Архивные справки о заработной плате для назначения
государственной пенсии составляются по установленной органами
социального обеспечения форме.
В случаях, когда сведения, включаемые в архивные справки, не
умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону,
справки продолжаются на втором и последующих листах. При этом каждый
лист справок заверяется гербовыми печатями таможенного управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям
или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или
удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки).
Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа
предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или
организацией.
Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для
получения архивной справки или подлинного личного документа, то
справка или документ направляются в адрес заявителя по почте. Архивные
справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы
- ценными письмами.
15.8.7. Все формы использования документов архива подлежат учету.
Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов
ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и
выписок из документов.
Учет исполнения социально - правовых запросов осуществляется в
установленном порядке.
Учет количества выданных для использования дел ведется по книге
выдачи дел из хранилища (приложение 42).
15.9. Организация работы архива
15.9.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об
архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива; состав
документов, поступающих на хранение; задачи, функции архива и его
права, необходимые для их осуществления. Положения об архивах
утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
Для лица, ответственного за архив, разрабатывается должностная
инструкция (приложение 55), которая должна быть оформлена в
соответствии с Приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.
15.9.2. В архиве составляются: годовые планы работы и годовые (с
поквартальной разбивкой) планы - графики приема дел, передачи дел на
государственное хранение, представления годовых разделов сводных
описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива.
Планы - графики передачи дел на государственное хранение и
представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК
госархива утверждаются совместно руководством таможенного управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и
соответствующего госархива.
В планах предусматриваются санитарные дни для проведения
санитарно - гигиенических работ (п. 15.3.13).
Годовое планирование работы архива проводится на основе
определения главных задач работы архива на планируемый год и с учетом
бюджета рабочего времени в планируемом году.
Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ по
установленной форме (приложение 56).
По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды
работ могут не иметь объемных показателей, в таком случае их
трудоемкость выражается только затратой времени.
Планы подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за
архив) и утверждаются начальником отдела (отделения) документационного
обеспечения.
В начале плана указывается общий бюджет рабочего времени с учетом
непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, временную
нетрудоспособность и т.д.).
15.9.3. Учет труда в архивах управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица ведется в дневниках учета труда, в
которых ежедневно учитывается плановая и внеплановая работа.
В дневнике записываются: даты, виды и объем работ; затраченное на
каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала,
года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих
днях.
15.9.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении
годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении
планов - графиков (п. 15.9.2), а также сведения о выполнении
мероприятий, не включенных в годовой план.
15.10. Порядок передачи архивами управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица документов на государственное
хранение
Передача документов от таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица в государственный
архив, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками,
утвержденными руководством указанных таможенных органов и
соответствующего госархива.
Документы указанных таможенных органов передаются в
государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке.
Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема
- передачи (приложение 57), составляемым в двух экземплярах.
Перед передачей документов от таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица на государственное
хранение представитель государственного архива осуществляет в
указанных таможенных органах проверку физического и санитарно -
гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов
государственным архивом составляются акты; устранение обнаруженных
дефектов проводится силами управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
При передаче документов в государственный архив передается 2
экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в
государственный архив после утверждения описи ЭПК. Передача дел
проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются
отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертые
экземпляры описей вместе с экземплярами акта остаются в управлении,
таможне, таможенном посте со статусом юридического лица.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в
описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая
итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера
отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в актах
приема - передачи документов на государственное хранение; причины их
отсутствия - в прилагаемых к актам справках таможенного управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Указанные
таможенные органы обязаны принять меры к розыску отсутствующих дел.
15.11. Порядок приема - передачи документов при смене начальников
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица, заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы),
а также при реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов
15.11.1. При смене начальников управления, таможни, а также
таможенного поста со статусом юридического лица наличие и состояние
документов, находящихся в делопроизводстве и архиве, а также учетно -
справочного аппарата к ним отражается в актах приема - передачи
указанных таможенных органов.
В соответствии с учетными данными отдела (отделения, группы)
документационного обеспечения и архива в акте указываются раздельно
количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество
дел, хранящихся в архиве.
15.11.2. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за
архив) прием - передача документов и учетно - справочного аппарата к
ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится
по акту (приложение 58).
Для приема - передачи дел заведующими архивами приказами
начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица назначаются комиссии в составе не менее 3-х человек.
В состав комиссии включается представитель отдела (отделения, группы)
документационного обеспечения.
Прием - передача дел лицами, ответственными за архивы, вновь
назначаемым лицам производится в присутствии третьих должностных лиц,
назначаемых начальниками управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
При приеме - передаче дел проверяются наличие и состояние:
документов архива;
учетных документов и НСА к документам (паспорта архива, описей
дел, листов фонда, дела фонда и карточек фондов, книг поступлений и
выбытия документов, справочных картотек);
печатей и штампов архива;
противопожарного и охранного оборудования;
а также проверяются условия хранения документов.
Акты приема - передачи документов при смене заведующих архивами
(лиц, ответственных за архивы) подписываются сдающими и принимающими
документы архива, членами комиссии (третьими лицами) и утверждаются
начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица.
В случае обнаружения при приеме - передаче документов их
недостачи об этом немедленно информируется руководство указанных
таможенных органов и принимаются меры к их розыску.
15.11.3. Порядок передачи и дальнейшего использования документов
таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом
юридического лица при реорганизации или ликвидации последних
предусматривается приказами о реорганизации или ликвидации указанных
таможенных органов.
Передача документов ликвидируемых указанных таможенных органов
входит в обязанность комиссий, образованных для передачи дел и
имущества.
При реорганизации указанных таможенных органов с передачей их
функций другим организациям последние принимают по актам незавершенные
делопроизводством дела управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица и их архивы.
Перед передачей документов ликвидируемых или реорганизованных
указанных таможенных органов осуществляется проверка наличия и
состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в
делопроизводстве и архиве. Если состояние и качество обработки
документов не соответствуют требованиям настоящей Инструкции, то
ликвидационная комиссия организует упорядочение документов в
соответствии с настоящей Инструкцией.
Согласовано
Заместитель руководителя Росархива
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
3 марта 1999 года
Приложение 1
к п. п. 1.3 и 1.4
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ (ОТДЕЛЕНИИ, ГРУППЕ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
1. Общие положения
1.1. Отдел (отделение, группа) документационного обеспечения
(далее - отдел, отделение, группа или отдел, отделение) осуществляет
функции документационного обеспечения в таможенном органе.
1.2. Отдел (отделение) является структурным подразделением
таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику
таможенного органа.
1.3. В своей работе отдел (отделение, группа) руководствуется
действующим законодательством; приказами, распоряжениями
Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК
России); положениями о региональном таможенном управлении, таможне,
таможенном посте; правилами и методическими указаниями Росархива;
другими действующими нормативными, методическими документами в области
документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного
дела и настоящим положением.
1.4. Отдел (отделение) возглавляет:
в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом
начальника таможенного управления по согласованию с Административным
управлением ГТК России;
в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по
согласованию с отделом документационного обеспечения таможенного
управления.
1.5. Отдел (отделение) имеет круглую печать с обозначением
наименования таможенного органа.
2. Задачи и функции
2.1. Основными задачами отдела (отделения, группы) являются:
обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в
соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива
в таможенных органах;
разработка, внедрение новых технологических процессов работы с
документами и документной информацией на основе использования средств
организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение
состава документов и информационных показателей, сокращение их
количества и оптимизация документопотоков;
осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением
и качественным оформлением документов, анализ исполнительской
дисциплины;
обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся
в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также
организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК)
по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных
органов;
организация методической помощи в работе с документами, в том
числе и подведомственным таможенным органам;
обеспечение режима доступа и использования документной
информации.
2.2. Отдел (отделение, группа) в соответствии с возложенными на
него задачами осуществляет следующие функции:
организует в целом делопроизводство в таможенном органе;
разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с
документами и документной информацией, способствующие повышению
культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения
документов; принимает меры по упорядочению состава документов,
оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
принимает участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения)
автоматизированных информационных систем, а также новейших
информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в
таможенном органе;
обеспечивает своевременное рассмотрение документов,
представляемых для доклада руководству таможенного органа;
проверяет качество оформления документов, представляемых на
подпись руководству таможенного органа;
оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно -
распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного
органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет,
хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей,
внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи,
ведет справочную работу по ней;
обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них;
организует и осуществляет машинописное (или с применением средств
вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное
размножение документов;
организует контроль за своевременным исполнением документов в
соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует
состояние исполнительской дисциплины;
осуществляет методическое руководство и контроль за организацией
документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного
органа и подведомственных таможенных органах;
разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной
экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно - методические
документы в области документационного обеспечения;
разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа,
номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела (отделения, группы) и
осуществляет контроль за формированием дел в структурных
подразделениях;
организует работу по приему руководством управления, таможни
посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям
граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и
работе архива в таможенных органах;
организует работу с документами для служебного пользования (ДСП)
на основе соответствующих инструкций;
организует техническое обслуживание созываемых руководством
управления, таможни совещаний и заседаний;
организует экспертизу научной и практической ценности документов
при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица;
осуществляет подготовку документов отдела (отделения) к сдаче в
архив таможенного органа;
организует и проводит мероприятия по повышению квалификации
сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности
таможенного органа и подведомственных таможенных органов.
3. Права и ответственность
3.1. Отдел (отделение, группа) имеет право:
осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных
подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных
органах, о результатах проверок докладывать руководству;
запрашивать у руководителей структурных подразделений и
таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций
контроля исполнения;
вносить руководству таможенного органа предложения по
совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате
таможенного органа;
участвовать в постановке задач и проектировании
автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела
(отделения, группы);
возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с
нарушением установленных действующими инструкциями требований;
привлекать специалистов структурных подразделений таможенного
органа, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов
нормативно - методических документов по вопросам документационного
обеспечения, делопроизводства и архива;
участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при
рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела (отделения,
группы).
3.2. Начальник отдела (отделения) несет персональную
ответственность перед начальником управления, таможни за осуществление
задач и функций, предусмотренных настоящим положением.
3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и
ответственность сотрудников отдела (отделения, группы) определяются
должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего
положения.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями
Отдел (отделение, группа) находится в тесном взаимодействии:
со всеми руководителями структурных подразделений таможенного
органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и
проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с
документами; подготовки и представления необходимых руководству
документов, использования служебной информации;
с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и
др. документов;
с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения,
повышения квалификации и расстановки кадров отдела (отделения);
со службой материально - технического обеспечения - по вопросам
обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и
сопровождения автоматизированных информационных систем.
Приложение 2
к п. 1.3
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
(ОТДЕЛЕ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения
(отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в
отделе (таможенном посте).
1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется
непосредственно:
в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела;
на таможенном посту - начальнику поста.
1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по
таможенному органу.
1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности
руководствуется:
положением о структурном подразделении (отделе);
приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК
России и таможенного органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру
таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ.
2. Права
Ответственный за делопроизводство имеет право:
требовать от исполнителей исполнения документов в установленные
сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;
не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные
не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе
архива в таможенных органах.
3. Обязанности
3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является
ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением
документов.
3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за
делопроизводство обязан:
принимать документы для структурного подразделения в отделе
документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад
руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после
просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;
осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения
документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые
отметки на карточках;
составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;
принимать документы на подпись начальника отдела, проверять
правильность составления и оформления исходящих документов;
передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным
подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;
формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;
подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица);
ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел
отдела на следующий делопроизводственный год;
обеспечивать учет и хранение бланков документов;
давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и
компетенции.
4. Ответственность
Ответственный за делопроизводство несет ответственность за
невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной
инструкцией.
Приложение 3
к п. 1.4
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела (отделения) (*) документационного
обеспечения осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение
делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного органа в
соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе
архива.
--------------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению соответствующего
заместителя начальника таможенного органа.
1.3. Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику
таможенного органа.
1.4. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:
положениями о таможенном органе и отделе документационного
обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж
работы по делопроизводству не менее 5 лет.
2. Права и ответственность
2.1. Начальник отдела имеет право:
контролировать и требовать выполнение установленных правил работы
с документами в таможенном органе;
возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных правил;
осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных
подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных
органах;
подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью
отдела;
вносить руководству таможенного органа предложения по улучшению
деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате
таможенного органа, подведомственных таможенных органах;
давать указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела;
требовать своевременного и качественного их выполнения;
вносить руководству таможенного органа представления о назначении
сотрудников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.
2.2. Начальник отдела несет ответственность за осуществление
возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы,
своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений
руководства таможенного органа.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение
четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация
деятельности различных участков и служб отдела документационного
обеспечения.
3.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:
обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации,
учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней
корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по
документам;
обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество
оформления документов, представляемых для доклада и на подпись
руководству таможенного органа;
обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением
документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного
органа;
обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них;
осуществлять контроль за организацией документационного
обеспечения и методическое руководство работой с документами в
структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему
таможенных органах;
обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества
обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа,
для передачи на государственное хранение;
принимать участие в разработке и внедрении новых технологических
процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и
совершенствовании автоматизированных информационных систем и
технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
разрабатывать нормативно - методические документы по ведению
делопроизводства в таможенном органе и организовать разработку сводной
номенклатуры дел таможенного органа;
осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;
участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых
руководством таможенного органа;
организовать регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в
таможенный орган;
принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников
делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации;
планировать работу отдела и представлять проекты планов на
утверждение руководству таможенного органа;
разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по
улучшению деятельности отдела, готовить предложения по
совершенствованию его структуры, организовывать качественное и
своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Начальник отдела взаимодействует:
с руководителями структурных подразделений таможенного органа и
подведомственных ему таможенных органов - по вопросам ведения
делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения
документов, подготовки и представления необходимых руководству
таможенного органа документов, использования служебной информации;
с юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов,
распоряжений, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения,
повышения квалификации и расстановки кадров отдела;
со службой материально - технического обеспечения - по вопросам
обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
с региональным отделом ГНИВЦ и службой АСУ - по вопросам
проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных
информационных систем.
4.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет
взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с
документами.
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНСПЕКТОРА ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО РЕГИСТРАЦИЮ ПРИКАЗОВ,
РАСПОРЯЖЕНИЙ, ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК И ДРУГИХ ВНУТРЕННИХ
ДОКУМЕНТОВ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов,
распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа
и других внутренних документов.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
(отделения) (*) документационного обеспечения.
----------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное
образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку
по установленной программе.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
не принимать от структурных подразделений приказы и распоряжения,
оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
2.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 3.1;
формирование указанных в п. 3.1 документов в дела, подготовку их
к последующему хранению и использованию;
невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми
актами и должностной инструкцией.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение
качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации
приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства
таможенного органа и других внутренних документов.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные
руководством таможенного органа приказы и распоряжения, докладные
записки на имя руководства таможенного органа и другие внутренние
документы с ведением соответствующих картотек;
докладные записки после их регистрации передавать начальнику
отдела документационного обеспечения для доклада руководству
таможенного органа;
осуществлять размножение (через копировально - множительный
участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и распоряжений на
основании списка рассылки, подготовленного подразделением -
составителем приказа, распоряжения; докладные записки направлять в
соответствии с поручениями и резолюциями руководства;
формировать документы в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой;
осуществлять справочную работу по документам;
осуществлять подготовку документов к последующему хранению и
использованию (оформление дел, составление описей), передачу
законченных производством дел в архив таможенного органа;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор передает:
приказы и распоряжения, предназначенные к размножению и рассылке
- в копировально - множительный участок и экспедицию;
другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) - в
соответствии с поручениями и резолюциями руководства.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в отделах таможенного органа.
4.3. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНСПЕКТОРА, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ,
ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ, ГРУППЫ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Инспектор осуществляет работы по печатанию документов.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
(отделения) (*) документационного обеспечения.
--------------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор, осуществляющий машинописные работы, должен иметь
общее среднее образование, специальную подготовку по установленной
программе и стаж работы машинисткой не менее 1 года.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
не принимать для печатания материалы, оформленные не в
соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива
в таможенных органах;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
2.2. Инспектор несет ответственность за:
нарушение сроков и качества печатания документов, сохранность
принятых в работу материалов;
невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми
актами и настоящей инструкцией.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является своевременное и
качественное выполнение машинописных работ.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
осуществлять в установленном порядке прием материалов для
печатания, учет машинописных работ и выдачу отпечатанных документов;
обеспечивать сохранность принятых для печатания материалов и
фонограмм;
выполнять все виды машинописных работ с рукописных и печатных
оригиналов на пишущих машинах различных систем;
воспроизводить на пишущей машине записи, сделанные на магнитных
носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатать под
диктовку;
знать машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок
расположения материалов при печатании различных документов; ГОСТ Р
6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов"; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов
и магнитофонов;
перепечатывать документы, если в них при печатании допущено
большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов;
следить за состоянием пишущей машины, диктофонов, магнитофонов и
своевременно принимать меры к устранению их неисправностей.
4. Взаимоотношения по службе
Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:
получения и выдачи документов, подлежащих печатанию - со
структурными подразделениями;
ремонта оргтехники, обеспечения материалами, бланками и т.п. - с
хозяйственной службой таможенного органа.
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРА, ОТВЕТСТВЕННОГО
ЗА РАБОТУ КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНОГО УЧАСТКА ОТДЕЛА
(ОТДЕЛЕНИЯ, ГРУППЫ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Инспектор осуществляет размножение и копирование документов
для структурных подразделений таможенного органа.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
(отделения) (*) документационного обеспечения.
-------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
правилами эксплуатации копировально - множительного оборудования;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за работу копировально - множительного участка
должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по
специальности не менее 3 лет.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
не принимать на размножение и копирование документы, оформленные
с нарушением действующих инструкций;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
2.2. Инспектор несет ответственность за:
нарушение сроков и качества размножения и копирования документов,
сохранность принятых в работу документов;
состояние копировально - множительного оборудования;
невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми
актами и должностной инструкцией.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение
своевременного, качественного размножения и копирования документов для
всех отделов таможенного органа.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
осуществлять прием, выдачу и учет документов, поступающих на
размножение и копирование;
устанавливать очередность выполнения копировально - множительных
работ;
обеспечивать качественное выполнение размножения и копирования
документов, сохранность принятых в работу документов;
обеспечивать надлежащее состояние оборудования и его
своевременный ремонт, соблюдать правила эксплуатации копировально -
множительного оборудования; принимать меры к устранению причин,
вызывающих брак при выполнении копировально - множительных работ;
выполнять отдельные задания начальника отдела.
4. Взаимоотношения по службе
Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:
получения и выдачи документов, подлежащих размножению и
копированию - со структурными подразделениями;
ремонта копировально - множительного оборудования, обеспечения
материалами и т.п. - с хозяйственной службой таможенного органа.
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНСПЕКТОРА ЭКСПЕДИЦИИ ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ, ГРУППЫ)
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Инспектор осуществляет прием, сортировку, первичную
обработку поступающей в таможенный орган и отправку исходящей
корреспонденции.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
(отделения) (*) документационного обеспечения.
----------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
правилами эксплуатации технических средств по обработке
корреспонденции;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор экспедиции должен иметь общее среднее образование
и стаж работы экспедитором не менее 1 года.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
не принимать на отправку документы, оформленные не в соответствии
|