2.1. Инспектор имеет право:
не принимать на отправку документы, оформленные не в соответствии
с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных
органах;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
2.2. Инспектор несет ответственность за невыполнение
обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и
должностной инструкцией.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является своевременная обработка
поступающей в таможенный орган и отправка исходящей корреспонденции.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать поступающую в таможенный орган корреспонденцию,
проверять целостность упаковки и правильность доставки документов,
ошибочно доставленную корреспонденцию пересылать по принадлежности,
сортировать корреспонденцию, обеспечивать полную ее сохранность;
сверять номера входящих документов с номерами, указанными на
конвертах; проверять наличие приложений, определять необходимость
сохранения конвертов;
получать исходящие документы с отметкой о виде почтового
отправления, печатать на конвертах адреса корреспондентов, наносить на
конверт знак особого вида почтового отправления, определять стоимость
почтовой отправки; проставлять знак стоимости почтовой оплаты с
одновременным нанесением календарного штемпеля, наименования
таможенного органа и его адреса; конвертовать; заполнять бланки
реестра и описи на заказную, простую корреспонденцию;
следить за техническим состоянием оборудования для обработки
корреспонденции, своевременно сообщать о его неисправности;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3.3. Инспектор осуществляет доставку обработанной и
подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее
почтовое отделение.
В необходимых случаях осуществляет доставку корреспонденции в
другие организации.
3.4. Инспектор осуществляет регистрацию сотрудников, прибывших в
командировку в таможенный орган.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор:
представляет поступающую в таможенный орган корреспонденцию
инспектору участка входящей корреспонденции;
принимает отправляемую корреспонденцию от инспектора участка
исходящей корреспонденции.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в отделах таможенного органа.
4.3. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНСПЕКТОРА УЧАСТКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ, ГРУППЫ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию корреспонденции,
поступившей в таможенный орган из ГТК России, таможенных управлений,
таможен, таможенных постов, а также из других министерств, ведомств,
учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков,
других структур.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности
в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)
(*) документационного обеспечения.
---------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное
образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку
по установленной программе.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и
окончательном исполнении документов, указанных в п. 1.1;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
2.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1.1;
формирование документов в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;
невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми
актами и должностной инструкцией.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного
автоматизированного учета, своевременной регистрации и передачи
документов, указанных в п. 1.1, руководству и исполнителям.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан: принимать
документы, указанные в п. 1.1, и регистрировать их (на карточках,
компьютере) с ведением соответствующих картотек;
передавать начальнику отдела корреспонденцию, требующую
предварительного просмотра, остальную - исполнителям;
направлять документы на исполнение в соответствии с резолюцией
руководства;
осуществлять контроль (с проставлением необходимых отметок на
карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями
документов, подлежащих возврату в отдел документационного обеспечения,
со всеми материалами по их исполнению;
формировать документы в дела по закрепленному участку работы в
соответствии с утвержденной номенклатурой;
осуществлять подготовку документов к последующему хранению и
использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление
описей), передачу законченных производством дел в архив таможенного
органа;
осуществлять справочную работу по документам;
принимать участие в проверках организации делопроизводства в
структурных подразделениях таможенного органа;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор представляет:
зарегистрированные документы, указанные в п. 1.1, - начальнику
отдела;
получаемые документы с резолюцией руководства - в группу контроля
и исполнителям.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в отделах таможенного органа.
4.3. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНСПЕКТОРА УЧАСТКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ОТДЕЛА
(ОТДЕЛЕНИЯ, ГРУППЫ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Инспектор осуществляет учет, регистрацию и обработку
исходящих документов.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
(отделения) (*) документационного обеспечения.
------------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное
образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку
по установленной программе.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не
в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе
архива в таможенных органах;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
2.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние учета и регистрации исходящих документов, формирование
копий указанных документов в дела, подготовку их к последующему
хранению и использованию, своевременную обработку и подготовку к
отправке исходящей корреспонденции;
невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми
актами и должностной инструкцией.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного
учета, своевременной регистрации, оформление и обработка исходящих
документов.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать исходящие документы;
проверять правильность их оформления, адресования, наличие
подписей, виз и приложений;
неправильно оформленные документы возвращать исполнителям на
доработку;
регистрировать исходящие документы (на карточках, компьютере) с
ведением соответствующих картотек;
формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку
работы в соответствии с утвержденной номенклатурой;
ос уществлять подготовку документов к последующему хранению и
использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление
описей), передачу законченных производством дел в архив таможенного
органа;
осуществлять справочную работу по документам;
принимать участие в проверках организации делопроизводства в
структурных подразделениях таможенного органа;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в отделах таможенного органа.
4.2. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНСПЕКТОРА, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО КОНТРОЛЬ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ, ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ)
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов
отделами таможенного органа.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
(отделения) (*) документационного обеспечения.
-------------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное
образование) и специальную подготовку по установленной программе.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела;
требовать от исполнителей исполнения документов в установленные
сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения
контролируемых документов и решений; знакомиться в структурных
подразделениях таможенного органа со всеми документами по проверяемым
вопросам;
участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством
таможенного органа, в обсуждении вопросов о постановке контроля за
выполнением документов и поручений.
2.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных в
п. 3.2;
невыполнение проверок в установленные сроки;
некачественную подготовку документов;
невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми
актами и настоящей инструкцией.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является осуществление
систематического контроля за своевременным и качественным исполнением
отделами таможенного органа организационно - распорядительных
документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других
документов.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за
исполнением отделами таможенного органа приказов, распоряжений ГТК
России и таможенного органа, поручений руководства таможенного органа
по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий;
в ходе осуществления контроля за исполнением документов и
поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на
документах;
проверять обоснованность представляемых руководству таможенного
органа предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям
готовить соответствующие замечания;
по результатам контроля составлять отчеты, справки, сводки с
внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской
дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений,
исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства
таможенного органа руководителей, допускающих отставание в выполнении
поручений и решений;
участвовать в проверках постановки контроля исполнения в
структурных подразделениях таможенного органа с составлением справок
по итогам проверок;
принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля
и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений
по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений;
выполнять отдельные задания начальника отдела.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и
материалы по их выполнению - от инспектора участка входящей
корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по
основной деятельности и распоряжений; отделов таможенного органа.
4.2. Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки,
справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах
проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля
исполнения, укрепления исполнительской дисциплины.
4.3. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск и т.п.).
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНСПЕКТОРА ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА, ОТВЕТСТВЕННОГО
ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
1. Общие положения
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию обращений
(предложений, заявлений, жалоб) граждан.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
(отделения) (*) документационного обеспечения.
----------------------------
(*) В дальнейшем тексте - отдел.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного
органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное
образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку
по установленной программе.
2. Права и ответственность
2.1. Инспектор имеет право:
запрашивать от исполнителей информацию о прохождении обращений
граждан;
требовать от исполнителей своевременного возврата обращений
граждан со всеми документами по их исполнению;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
2.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние учета и регистрации обращений граждан;
формирование обращений граждан в дела, подготовку их к
последующему хранению и использованию;
невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми
актами и должностной инструкцией.
3. Основные задачи и обязанности
3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного
учета, своевременной регистрации и передачи обращений граждан
руководству и исполнителям, контроля за исполнением обращений.
3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) обращения
граждан, передавать их на доклад руководству;
направлять обращения граждан на исполнение в соответствии с
резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа,
ставить на контроль;
осуществлять контроль за прохождением и своевременным
возвращением исполнителями обращений граждан со всеми документами по
их исполнению;
формировать исполненные обращения граждан в дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой;
осуществлять подготовку обращений граждан к последующему хранению
и использованию, передачу законченных производством дел в архив
таможенного органа;
осуществлять справочную работу по обращениям граждан;
принимать участие в проверках организации делопроизводства в
структурных подразделениях таможенного органа;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор представляет:
зарегистрированные обращения граждан - начальнику отдела,
получаемые обращения с резолюцией руководства - исполнителям.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в отделах таможенного органа.
4.3. Инспектор исполняет обязанности... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 4
к п. 3.2.5
Изображение Государственного герба Российской Федерации
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Наименование таможенного органа
Наименование вида документа
-------------- N ------------------
город -------------------------
Образец общего бланка
Приложение 5
к п. 3.2.5
-----------------
| |
-----------------
Изображение Государственного герба Российской Федерации
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
ЗАПАДНО - СИБИРСКОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
630082, г. Новосибирск-82, ул. Тимирязева, 74
Тел.: 26-72-01, 28-14-15, Факс 28-14-34
Телетайп 133692 "VIZA RU"
-------------- N ------------------
На N --------- от ------
-----------------------
| |
-----------------------
Образец бланка письма таможенного управления
Изображение Государственного герба Российской Федерации
Государственный таможенный --------------------------
комитет Российской Федерации | |
--------------------------
Западно - Сибирское таможенное управление
НОВОСИБИРСКАЯ ТАМОЖНЯ
630082, г. Новосибирск-82, ул. Тимирязева, 74
Тел.: 26-72-01, 28-14-15, Факс 28-14-34
Телетайп 133692 "VIZA RU"
-------------- N -------
На N --------- от ------
-------------------------
| |
-------------------------
Образец бланка письма таможни
Приложение 6
к п. 3.4.11
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
РУКОВОДСТВОМ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством
объектов оборудования; экспертизы, передачи дел; ликвидации
организаций, учреждений и т.д.)
2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений;
капитальное строительство; проведение научно - исследовательских,
проектно - конструкторских и технологических работ; технические и
т.д.)
3. Инструкции (правила) - (должностные, по делопроизводству,
технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)
4. Нормативы (расхода сырья, материалов; технологического
проектирования, численности сотрудников и т.д.)
5. Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.)
6. Планы (производственные; проектно - изыскательских, научно -
исследовательских работ; работы коллегии и т.д.)
7. Положения (о структурном подразделении и т.д.)
8. Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и
т.д.)
9. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений; капитальное строительство и т.д.).
Приложение 7
к п. 3.4.19
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ
1. Акты (приема законченных строительством объектов,
оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.)
2. Архивная копия
3. Архивная справка
4. Доверенности (на получение товарно - материальных ценностей,
ведение дел в арбитраже и т.д.)
5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах,
научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве
работ и т.д.)
6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство; технические и т.д.)
7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)
8. Командировочные удостоверения
9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право
совершения финансово - хозяйственных операций
10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные -
сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на
импорт и т.д.)
12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и
медалями, премиями и т.д.)
13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк)
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления,
калькуляцию к договору и т.д.)
15. Соглашения
16. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании
бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся
зарплате и т.д.)
17. Спецификации (изделий, продукции и т.д.)
18. Титульные списки
19. Удостоверения
20. Штатные расписания
Приложение 8
к п. 3.5.1
ВНЕСЕНО:
Наименование отдела,
подготовившего приказ --------------------------- --------------------
(подпись начальника отдела) (расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель начальника таможенного органа,
курирующий отдел,
подготовивший приказ ------------------------ ------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
(наименования отделов, с которыми
согласовывается приказ) --------------------------- ------------------
(подпись начальника отдела) (расшифровка подписи)
---------------------------- ----------------------
(подпись начальника отдела) (расшифровка подписи)
Юридический отдел ------------------------ ---------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Отдел документационного
обеспечения ------------------------ ---------------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Исполнитель (фамилия) ------------------------ -----------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма листа согласования проекта приказа
Приложение 9
к п. 3.5.4
--------------------------------------------------------------------
| Коллегия Коллегия |
| (наименование таможенного управления) (наименование организации) |
| |
| ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ |
| ----------- N ---- ----------- N ---- |
| |
| |
| |
| РЕШЕНИЕ |
| |
| Москва |
| |
| Заголовок |
| |
| |
| |
| Текст |
| |
| |
| |
| Наименование должности, Наименование должности, |
| подпись, инициалы, подпись, инициалы, |
| фамилия фамилия |
| |
| |
| Образец оформления совместного решения коллегий |
| таможенного управления и другой организации |
--------------------------------------------------------------------
Приложение 10
к п. 3.6.2
ЗАКАЗ N -----
НА МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ
Фамилия исполнителя -------------------- N телефона ------------------
Отдел ----------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(наименование работы)
напечатать -------------- экз. с интервалом --------------------------
Подпись руководителя отдела ------------------- Дата -----------------
Исполнила машинистка -------------------------- Дата -----------------
Форма оригинала ------------------------------------------------------
(рукопись, печатный текст)
Количество напечатанных страниц --------------------------------------
Категория сложности работы -------------------------------------------
Расписка в получении --------------------------------------------
Зав. машбюро ---------------- ---------------------------------
00.00.00. подпись расшифровка подписи
Форма бланка заказа на машинописные работы
Приложение 11
к п. 3.6.16
ЗАКАЗ - НАРЯД N -------
НА РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Отдел --------------------- Исполнитель ------------------------------
------------------------------------------------------------------
| Краткое | Номер | Кол-во | Тираж | Примечание |
| наименование | документа | листов | | |
| документа | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
| | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
| | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
| | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
| | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
| | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
| | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
| | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
| | | | | |
|--------------|-----------|---------|---------|-----------------|
Начальник отдела подпись --------------
Начальник отдела документационного обеспечения подпись --------------
Начальник отдела специнформации (для документов с грифом
"Для служебного пользования") подпись --------------
Форма бланка заказа на размножение документов
Приложение 12
к п. 3.6.16
------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Показания | Наименование | Кол-во | Тираж | Объем | Работу | Оригинал |
| п/п | счетчика - | документа | страниц | | | выполнил | и копии |
| | накопителя | или его | оригинала | | | | получил |
| |-----------------| реквизиты | | | | | |
| | начало | конец | | | | | | |
| | работы | работы | | | | | | |
|-----|--------|--------|--------------|-----------|-------|-------|----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|-----|--------|--------|--------------|-----------|-------|-------|----------|----------|
Форма журнала регистрации поступления и выполнения
заказов на копировально - множительные работы
Приложение 13
к п. 3.8.2
ЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МОСКОВСКОЙ ВЫСТАВОЧНОЙ ТАМОЖНИ
ТРОФИМЕНКО Ю.И.=
ВАМ РАЗРЕШАЕТСЯ ОТПУСК 10 АВГУСТА 387
ЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МТУ СЕМИЖЕН - (подпись)
-----------------------------
31.07.95
Фамилия исполнителя 000 00 00
Образец телетайпограммы
Приложение 14
к пп. 3.8.2 и 3.8.3
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ТЕЛЕТАЙПОГРАММ (ФАКСОГРАММ)
--------------------------------------------------------------------------
| NN | Адреса | Составитель документа | Содержание | Расписка |
| п/п | (куда, | (наименование | | исполнителя |
| | кому) | подразделения, фамилия | | в получении |
| | | исполнителя) | | копии |
|------|---------|------------------------|--------------|---------------|
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ТЕЛЕТАЙПОГРАММ (ФАКСОГРАММ)
----------------------------------------------------------------------------
| N | Время | Откуда | Кому | Содержание | Расписка |
| п/п | приема | (наименование | (наименование | | в |
| | | организации) | подразделения)| | получении |
|-----|--------|---------------|---------------|---------------|-----------|
Приложение 15
к п. 3.8.4
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.00 N --- 12 ч. 30 м.
(для исходящих)
Заместителю директора
издательства ........
Фамилия И.О.
тел.: 211 00 00
Прошу направить 15 июля 1998 года к 10 часам утра представителя
для согласования условий договора.
Заместитель начальника
управления подпись В.Г. Крылов
Передал: -------------------------------------------------------------
(должность, фамилия, номер телефона)
Принял: --------------------------------------------------------------
(должность, фамилия, номер телефона)
Дата, время
(для входящих)
Образец телефонограммы
Приложение 16
к пп. 4.3.2 и 4.3.3
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ ОТДЕЛОМ
(ОТДЕЛЕНИЕМ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
И ПЕРЕДАВАЕМЫХ В СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПО РЕЕСТРУ
1. Письма - ответы на запросы таможенного органа (*).
--------------------------------
(*) Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения
к регистрируемым записям на соответствующий инициативный документ.
2. Письма, присланные в копии для сведения.
3. Копии постановлений по делам о контрабанде, заводимых в
таможнях (**).
4. Копии протоколов и постановлений о нарушениях таможенных
правил (**).
5. Решения арбитражных и народных судов (**).
6. Телеграммы и письма о разрешении командировок, отпусков.
7. Сводки и информации, присланные для сведения.
8. Бухгалтерские документы (**).
9. Научные отчеты по темам.
10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты (**).
--------------------------------
(**) Документы, перечисленные в п. п. 3 - 5, 8, 10, подлежат
специальному учету в соответствующих подразделениях таможенного органа
(бухгалтерии, отделе по борьбе с контрабандой и др.).
Приложение 17
к п. 4.3.3
----------------------------------------------------------------------
(наименование структурного подразделения управления, таможни)
----------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
| Наименование | Номер | От кого | Фамилия сотрудника | Подпись |
| документа | документа | получен | структурного подразделения, | |
| | | документ | получившего документ для | |
| | | | исполнения (*) | |
|--------------|-----------|----------|-----------------------------|----------|
| | | | | |
|--------------|-----------|----------|-----------------------------|----------|
Сдал: ---------------------------------- Принял: ---------------------
Дата -------------------------------
--------------------------------
(*) Указанная графа заполняется в структурном подразделении на
2-м экземпляре реестра.
Форма реестра учета документов
Приложение 18
к пп. 4.3.2 и 4.3.3
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ОТДЕЛЕ
(ОТДЕЛЕНИИ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И СЛУЖБОЙ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДРУГИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки (*).
3. Учебные планы, программы. Копии (*).
4. Аттестационные листы, кадровые справки и т.п. (*).
5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций
и т.п.
6. Прейскуранты, курсы валют. Копии.
7. Нормы расхода материалов.
8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени) (*).
10. Формы статистической отчетности (*).
--------------------------------
(*) Документы, перечисленные в п. п. 2 - 4, 9, 10, подлежат
специальному учету в соответствующих подразделениях таможенного органа
(службе снабжения, отделе кадров, юридическом отделе, бухгалтерии и
др.).
Приложение 19
к п. 4.3.6
--------- 001 --------- 011 -------- 021 -------- 031 -------- 041
--------- 002 --------- 012 -------- 022 -------- 032 -------- 042
--------- 003 --------- 013 -------- 023 -------- 033 -------- 043
--------- 004 --------- 014 -------- 024 -------- 034 -------- 044
--------- 005 --------- 015 -------- 025 -------- 035 -------- 045
--------- 006 --------- 016 -------- 026 -------- 036 -------- 046
--------- 007 --------- 017 -------- 027 -------- 037 -------- 047
--------- 008 --------- 018 -------- 028 -------- 038 -------- 048
--------- 009 --------- 019 -------- 029 -------- 039 -------- 049
--------- 010 --------- 020 -------- 030 -------- 040 -------- 050
Форма "шахматки" для регистрации входящих и исходящих документов
Приложение 20
к п. 4.3.7
---------------------------------------------------------------------
| N док-та | Дата док-та | Дата поступл. | Вход. N |
|----------|--------------|----------------------|------------------|
| Корреспондент | N дела, в которое подшит |
| | документ после исполнения |
|---------------------------------------| (отметка о направлении в |
| Кому | дело) |
|---------------------------------------|---------------------------|
| Наименование вида документа, заголовок или краткое содержание |
| |
| |
| Кол-во листов |
|-------------------------------------------------------------------|
| Резолюция | Срок исполнения | Расписка и дата |
| |-------------------------| |
| | Исполнитель | |
|-------------|-------------------------|---------------------------|
Лицевая сторона
------------------------------------------------------------------
| Исполнитель | Дата | Исх. N |
|-----------------------|--------------------|-------------------|
| Кому | N дела, в которое подшит |
| | исх. документ (отметка о |
|-------------------------------------| направлении в дело) |
| Кем подписан | |
|-------------------------------------|--------------------------|
| Наименование вида документа, заголовок, содержание или отметка |
| об исполнении |
| |
| Кол-во листов |
|----------------------------------------------------------------|
| Отметки о ходе исполнения | Расписка и дата |
| | |
------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ
---------------------------------------------------------------------
| Реквизиты | Пояснения по заполнению |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего |
| | документа записывается |
| | наименование организации (лица) - |
| | автора документа. При регистрации |
| | отправляемых документов |
| | записывается наименование |
| | таможенного органа (должностного |
| | лица) - корреспондента. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Дата документа | Дата, присвоенная документу |
| | организацией - автором: число, |
| | месяц, год - тремя парами |
| | арабских цифр. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| N документа | Номер, присвоенный документу |
| | организацией - автором, |
| | переносится с поступившего |
| | документа. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Дата поступления | Дата поступления документа в |
| | таможенный орган переносится с |
| | регистрационного штампа. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Вход. N (номер поступления) | Номер, присвоенный документу |
| | таможенным органом - получателем, |
| | переносится из регистрационного |
| | штампа. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Наименование вида документа, | Заполняется в соответствии с |
| заголовок или краткое | наименованием вида |
| содержание | регистрируемого документа (кроме |
| | писем). Переносится заголовок, |
| | сформулированный на документе. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Резолюция | Переносится с документа основное |
| | содержание поручения, автор и |
| | дата резолюции, исполнитель. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Срок исполнения | Проставляются число, месяц, год - |
| | тремя парами арабских цифр. При |
| | регистрации отправляемого |
| | инициативного документа |
| | записывается дата ожидаемого |
| | ответа. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Отметки о ходе исполнения | Фиксируются отметки о контроле за |
| | сроками исполнения (даты проверки |
| | и причины задержки исполнения |
| | документа). Графа может быть |
| | использована для отражения |
| | движения документа. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| N дела, в которое подшит | Номер дела, в которое подшит |
| документ после исполнения | после исполнения входящий |
| (отметка о направлении в дело)| документ в соответствии с |
| | номенклатурой дел ("В дело |
| | N..."). |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Исх. N (номер отправления) | Номер, присвоенный документу |
| | таможенным органом - |
| | отправителем, переносится с |
| | отправляемого (ответного) |
| | документа. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| Наименование вида ответного | Заполняется в соответствии с |
| или инициативного документа, | наименованием вида |
| заголовок, содержание или | регистрируемого документа (кроме |
| отметка об исполнении | писем). Переносится заголовок, |
| | сформулированный на документе, |
| | или краткая запись решения |
| | вопроса по существу. |
|-------------------------------|-----------------------------------|
| N дела, в которое подшит | Номер дела, в которое подшит |
| исходящий документ (отметка о | исходящий ответный или |
| направлении в дело) | инициативный документ в |
| | соответствии с номенклатурой дел |
| | ("В дело N..."). |
---------------------------------------------------------------------
Приложение 21
к п. 4.5.3
СВЕДЕНИЯ
о документообороте ---------------------------------------------------
(наименование управления, таможни, таможенного
---------------------------------------- за ------- квартал 199- г.
поста со статусом юридического лица)
-----------------------------------------------------------------------------
| Вид документа | Квартал | Квартал | процентов |
| | предыдущего | текущего года| |
| | года | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 1. Входящие документы | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 1.1. Законы, решения, | | | |
| постановления, распоряжения и | | | |
| иные нормативные правовые акты | | | |
| субъекта Российской Федерации, | | | |
| органов местного самоуправления | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 1.2. Документы вышестоящих | | | |
| таможенных органов: | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - приказы ГТК России | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - распоряжения ГТК России | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма, телеграммы, | | | |
| телетайпограммы, факсограммы ГТК | | | |
| России | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - приказы РТУ | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - распоряжения РТУ | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма, телеграммы, | | | |
| телетайпограммы, факсограммы РТУ | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 1.3. Другие документы: | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма, телеграммы, | | | |
| факсограммы организаций, | | | |
| учреждений, государственных и | | | |
| иных предприятий, банков, др. | | | |
| структур | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма, телеграммы, | | | |
| телетайпограммы, факсограммы | | | |
| организаций таможенной системы | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - обращения граждан (письма, | | | |
| заявления, жалобы) и депутатов | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 1.4. Документы с грифом "Для | | | |
| служебного пользования" | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| Итого | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 2. Исходящие документы | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 2.1. Письма в органы местного | | | |
| самоуправления | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 2.2. Документы в вышестоящие | | | |
| таможенные органы: | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма, телеграммы, | | | |
| телетайпограммы, факсограммы в | | | |
| ГТК России | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма, телеграммы, | | | |
| телетайпограммы, факсограммы в | | | |
| РТУ | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 2.3. Другие документы: | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма, телеграммы, | | | |
| факсограммы, направленные | | | |
| организациям, учреждениям, | | | |
| государственным и иным | | | |
| предприятиям, банкам, др. | | | |
| структурам | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма, телеграммы, | | | |
| телетайпограммы, факсограммы, | | | |
| направленные организациям | | | |
| таможенной системы | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - письма гражданам и депутатам | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 2.4. Документы с грифом "Для | | | |
| служебного пользования" | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| Итого | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 3. Внутренние документы: | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - приказы по основной | | | |
| деятельности | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - приказы по личному составу | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - распоряжения | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - протоколы заседаний коллегии | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - протоколы совещаний, заседаний | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - докладные записки | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - грузовые таможенные декларации | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - декларации таможенной | | | |
| стоимости | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - лицензии | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - постановления по делам о НТП | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - справки, заключения, отчеты, | | | |
| сводки | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - документы с грифом "Для | | | |
| служебного пользования" | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| - и др. | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| Итого | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| Всего (*) | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 4. Количество документов и | | | |
| листов (через дробь), | | | |
| отпечатанных в машбюро | | | |
|----------------------------------|-------------|--------------|-----------|
| 5. Количество документов и | | | |
| листов (через дробь), | | | |
| размноженных на ксероксе | | | |
-----------------------------------------------------------------------------
--------------------------------
(*) По каждой группе документов целесообразно учитывать и их
тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.
Начальник отдела (отделения) ------------------------ расшифровка
документационного обеспечения подпись подписи
Форма примерной сводки о документообороте
таможенного органа
Приложение 22
к п. 5.3.1
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ
Запросы, письма членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
выборных органов местного самоуправления
- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и
проверки);
- до 20 дней - для членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
депутатов выборных органов местного самоуправления.
Приказы, распоряжения ГТК России и др. таможенных органов
- согласно указанному в них сроку;
Решения коллегий ГТК России и таможенных управлений
- согласно указанному в них сроку;
Письма - поручения и письма - запросы ГТК России и др. таможенных
органов
- к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией
руководства таможенного органа
- 10 дней (не требующие дополнительной проработки с участием
других таможенных органов и т.п.);
Исходящие инициативные документы по основным вопросам
деятельности таможенного органа
- согласно указанному в них сроку;
Обращения граждан
- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и
проверки);
- до 1 месяца;
Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей
- безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления (не
требующие проверки);
- до 15 дней;
Телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы
- от 2 до 5 дней;
Сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, теле-
и радиопередачах
- не позднее двух недель.
Приложение 23
к п. 5.4.2
СВЕДЕНИЯ
ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ ПО СОСТОЯНИЮ НА ---------------
------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Наименование вида, | Всего | Исполнено | Находятся на |
| п/п | N и дата, заголовок | поставлено | | исполнениии |
| | (краткое содержание) | на | | |
| | документа | контроль | | |
| | (неисполненного, | | | |
| | исполненного с | |----------------------|--------------------|
| | нарушением срока и | | в срок| с нарушением | всего | с истекшим |
| | т.п.) | | | срока | | сроком |
| | | | | | | исполнения |
|-----|-------------------------|------------|-------|--------------|-------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----|-------------------------|------------|-------|--------------|-------|------------|
Примечания. 1. Последовательность расположения граф может
меняться.
2. Сведения, отраженные в графах и 2 и 3, могут быть представлены
в различных формах и вариантах:
в виде отдельных самостоятельных таблиц;
по структурным подразделениям; по входящим и внутренним
(приказам, протоколам, докладным запискам) документам; с различными
процентными соотношениями - сколько всего поступило документов (из них
взято на контроль, по сравнению с предыдущим периодом) и т.д.;
или с сочетанием различных вариантов.
Примерная форма справки о состоянии исполнения документов
Приложение 24
к п. 7.7.2
ФОРМА
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
(указания по заполнению прилагаются)
ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
------------------------------------------------------------------
|N док-та | Дата док-та| Дата поступл.| Вход N |
|---------|------------|--------------|--------------------------|
| Корреспондент | N дела, в которое |
| | подшита жалоба после |
| | исполнения |
|-----------------------------------------| (отметка о |
| Кому | направлении в дело) |
| | |
|-----------------------------------------|----------------------|
| Наименование вида документа и краткое содержание |
| |
| |
|----------------------------------------------------------------|
| Кол-во листов |
|----------------------------------------------------------------|
| Резолюция | Срок исполнения | Расписка и дата |
| | | |
| |---------------------------| |
| | Исполнитель | |
| | | |
|-------------|---------------------------|----------------------|
Лицевая сторона
------------------------------------------------------------------
| Исполнитель | Дата | Исх. N |
|--------------------|--------------|----------------------------|
| Кому | N дела, в которое подшит |
| | ответ на жалобу (отметка о |
|-----------------------------------| направлении в дело) |
| Кем подписан | |
| | |
|-----------------------------------|----------------------------|
| Краткое содержание или отметка об исполнении |
| |
| |
| Кол-во листов |
|----------------------------------------------------------------|
| Отметки о ходе исполнения | Расписка и дата |
| | |
|----------------------------------------|-----------------------|
Оборотная сторона
УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК) (*)
-------------------------------
(*) При необходимости отражения в карточке сведений о предыдущих
(повторных) обращениях, ходе исполнения, отметок о промежуточном
ответе или дополнительном запросе, контрольных отметок (о
напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.) заводится продолжение
регистрационно - контрольной карточки (заполняется еще один экз. РКК).
Лицевая сторона регистрационно - контрольной карточки
----------------------------------------------------------------------
| Корреспондент | - фамилия, имя, отчество, место |
| | жительства или работы, телефон |
| | заявителя или заявителей; для писем |
| | без подписи делается запись - "без |
| | подписи", для коллективных - "Гр". |
|----------------------------|---------------------------------------|
| N документа | - номер и дата сопроводительного |
| Дата документа | письма организации, переславшей |
| | обращение. |
|----------------------------|---------------------------------------|
| Дата поступления | - дата поступления обращения и его |
| Вход. N | регистрационный номер. |
|----------------------------|---------------------------------------|
| Наименование вида документа| - предложение, заявление или жалоба |
| и краткое содержание | (если прислано с сопроводительным |
| | письмом, то указывается наименование |
| | организации, переславшей обращение) |
| | и их краткое содержание. |
|----------------------------|---------------------------------------|
| Резолюция | - переносится с документа. Здесь же |
| | указывается автор резолюции - |
| | должность, фамилия и инициалы |
| | руководителя, дата. |
|----------------------------|---------------------------------------|
| Срок исполнения | - указывается в соответствии с |
| | резолюцией или сроками исполнения, |
| | устанавливаемыми законодательством. |
|----------------------------|---------------------------------------|
| Исполнитель | - наименование таможни, таможенного |
| | поста или отдела, отвечающих за |
| | разрешение обращения. |
----------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона регистрационно - контрольной карточки
----------------------------------------------------------------------
| Исполнитель | - фамилия, инициалы и телефон |
| | непосредственного исполнителя. |
|----------------------------|---------------------------------------|
| Дата | - дата и регистрационный номер |
| Исх. N | документа, содержащего окончательное |
| | решение. |
|----------------------------|---------------------------------------|
| Кому (адресат) | - указываются все адресаты, которым |
| | послан документ с окончательным |
| | решением. |
|----------------------------|---------------------------------------|
| Краткое содержание или | - заголовок ответного документа с |
| отметки об исполнении | указанием принятого решения |
| | (удовлетворено, отказано, |
| | разъяснено). |
|----------------------------|---------------------------------------|
| N дела, в которое подшит | - должность, фамилия и инициалы |
| ответ на обращение (отметка| руководителя, принявшего решение о |
| о направлении в дело) | направлении в дело обращения; номер |
| | дела по номенклатуре (проставление |
| | после завершения разрешения и |
| | подшивки в дело). |
----------------------------------------------------------------------
Приложение 25
к п. 7.9.2
СВЕДЕНИЯ
О ПОСТУПИВШИХ ОБРАЩЕНИЯХ (ПРЕДЛОЖЕНИЯХ, ЗАЯВЛЕНИЯХ,
ЖАЛОБАХ) ГРАЖДАН ЗА --- КВ. 199- Г.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Всего | В том числе: | Результаты исполнения |
| поступило | | |
| обращений |-----------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------|
| | от | от | повторных | коллективных | контрольных | положительный | отказано | разъяснено | направлено в | рассмотрено | другие |
| | граждан | иностранных | | | | ответ | | | таможенные | с выездом | |
| | РФ | граждан | | | | | | | органы и | на место | |
| | | | | | | | | | другие | | |
| | | | | | | | | | организации | | |
| | | | | | | | | | для | | |
| | | | | | | | | | исполнения и | | |
| | | | | | | | | | ответа | | |
|-------------|---------|--------------|-----------|--------------|-------------|---------------|-----------|-------------|---------------|---------------|--------|
| | | | | | | | | | | | |
|-------------|---------|--------------|-----------|--------------|-------------|---------------|-----------|-------------|---------------|---------------|--------|
Основные вопросы, затронутые в обращениях
-------------------------------------------------------------------
| 1. |
| |
| |
| 2. |
| |
| |
| 3. |
| |
|-----------------------------------------------------------------|
СВЕДЕНИЯ О ПРИЕМЕ ГРАЖДАН ЗА --- КВ. 199- Г.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Всего | В том числе: | Результаты приема |
| принято |-----------------------------------|---------------------------------------------------------------------|
| граждан | граждан | иностранных | повторный | принято | разъяснено | направлены в таможенные |
| | РФ | граждан | прием | заявлений | | органы и другие организации |
| | | | граждан | (жалоб) | | |
| | | | |--------------------------| | |
| | | | | из них: | | |
| | | | |--------------------------| | |
| | | | | положительное | отказано | | |
| | | | | решение | | | |
|---------|---------|-------------|-----------|---------------|----------|------------|-----------------------------|
| | | | | | | | |
|---------|---------|-------------|-----------|---------------|----------|------------|-----------------------------|
Основные вопросы, затронутые на личном приеме
------------------------------------------------------------------
| 1. |
| |
| |
| 2. |
| |
| |
| 3. |
| |
|----------------------------------------------------------------|
Приложение 26
к п. 8.2
Наименование таможенного органа --------------------------------
Наименование отдела --------------------------------------------
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
------------------------------
(место составления)
НА ---- ГОД
-----------------------------------------------------------------------
| Название раздела |
|---------------------------------------------------------------------|
| Индекс дела | Заголовок | Кол-во дел | Срок | Примечание |
| | дела (тома, | (томов, | хранения | |
| | части) | частей) | дела (тома, | |
| | | | части) и N | |
| | | | статей по | |
| | | | перечню (*) | |
|-------------|-------------|-------------|-------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------------|-------------|-------------|-------------|-------------|
--------------------------------
(*) Название перечня и его выходные данные.
Наименование должности подпись расшифровка
руководителя отдела подписи
Дата ---------------------
СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивом Подпись расшифровка подписи
Дата ------------------------
Форма номенклатуры дел отдела таможенного органа
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в -----
году в отделе
-------------------------------------------------------------------
| По срокам | Всего | В том числе |
| хранения | | |
| | |-----------------------------|
| | | переходящих | с отметкой |
| | | | "ЭПК" |
|-----------------|-----------------|----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----------------|-----------------|----------------|------------|
постоянного
----------------------------------------------------------------------
временного
(свыше 10 лет)
----------------------------------------------------------------------
временного
(до 10 лет включительно)
----------------------------------------------------------------------
Итого: ---------------------------------------------------------------
Наименование должности подпись расшифровка
ответственного за подписи
делопроизводство
Дата -------------------------------------------
Итоговые сведения переданы в отдел (отделение) документационного
обеспечения.
Наименование должности подпись расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
отдела таможенного органа
Приложение 27
к п. 8.2
Наименование таможенного органа УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя
-------------------------- таможенного органа
(место составления)
подпись инициалы,
фамилия
на ---- год дата ---------------------
------------------------------------
Название раздела
-----------------------------------------------------------------------
| Индекс дела | Заголовок | Кол-во дел | Срок | Примечание |
| | дела (тома, | (томов, | хранения | |
| | части) | частей) | дела (тома, | |
| | | | части) и N | |
| | | | статей по | |
| | | | перечню (*) | |
|-------------|-------------|-------------|-------------|-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------------|-------------|-------------|-------------|-------------|
--------------------------------
(*) Название перечня и его выходные данные.
Начальник отдела (отделения) подпись расшифровка
документационного обеспечения подписи
Дата
Виза зав. архивом
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного Протокол ЭПК архивного
органа учреждения
от ----------- N ------- от ----------- N -----
Форма номенклатуры дел таможенного органа
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ----
году в таможенном органе
--------------------------------------------------------------------
| По срокам | Всего | В том числе |
| хранения | | |
| | |------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой |
| | | | "ЭПК" |
|-----------------|-----------------|-----------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----------------|-----------------|-----------------|------------|
постоянного
----------------------------------------------------------------------
временного
(свыше 10 лет)
----------------------------------------------------------------------
временного
(до 10 лет включительно)
----------------------------------------------------------------------
Итого:
----------------------------------------------------------------------
Начальник отдела (отделения) подпись расшифровка
документационного обеспечения подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности подпись расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
таможенного органа
Приложение 28
к п. 10.3
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ТАМОЖЕННОГО
УПРАВЛЕНИЯ, ТАМОЖНИ, ТАМОЖЕННОГО ПОСТА СО СТАТУСОМ
ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения методической, практической работы по
экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на
государственное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации, включая управленческую, научно - техническую,
машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в
процессе деятельности таможенного управления, таможни, таможенного
поста со статусом юридического лица, а также для осуществления
руководства и координации деятельности экспертных комиссий
подведомственных региональному таможенному управлению организаций.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при
начальниках таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения
руководством указанных таможенных органов. В необходимых случаях
(раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их
предварительного согласования с соответствующим госархивом.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными
документами ГТК России, приказами и распоряжениями начальников
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица, нормативно - методическими документами
соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями
документов со сроками хранения, настоящим положением.
1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица; ее секретарем является лицо, ответственное за
архив.
Персональный состав ЭК назначается приказами начальников
указанных таможенных органов из числа наиболее квалифицированных
сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела
(отделения) документационного обеспечения и представителя
соответствующего госархива.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться
представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются организация и проведение:
экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при
составлении номенклатуры дел, формировании дел;
экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к
архивному хранению;
отбора и подготовки документов к передаче на государственное
хранение, в том числе научно - технической и другой специальной
документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет
следующие функции:
организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и
архивом работу по ежегодному отбору документов таможенного управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (в том числе
научно - технической и специальной документации) для дальнейшего
хранения и к уничтожению;
осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов указанных таможенных органов и подготовке их к
архивному хранению, разработке номенклатур дел; дает экспертную оценку
проектам нормативно - методических документов по названным вопросам;
рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на
утверждение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего
госархива, а затем на утверждение руководства таможенного управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - описи дел
постоянного хранения управленческой и специальной документации, акты о
выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со
сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК"); на согласование
ЭПК соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства
таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом
юридического лица - сводные номенклатуры для указанных таможенных
органов, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом
повреждении документов постоянного хранения; на рассмотрение ЭПК
соответствующего госархива - предложения об изменении сроков хранения
категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков
хранения документов, не предусмотренных перечнем; на утверждение
начальников указанных таможенных органов - акты о выделении к
уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме
утверждаемых ЭПК) и утрате или неисправимом повреждении документов по
личному составу;
осуществляет методическое руководство и контроль за работой ЭК
подведомственных региональному таможенному управлению организаций,
проверку их деятельности и периодически заслушивает на своих
заседаниях доклады, сообщения председателей этих комиссий;
оказывает методическую и практическую помощь подчиненным
региональному таможенному управлению организациям, не состоящим на
учете архивных учреждений, по вопросам рассмотрения и согласования
номенклатур дел, описей и методических пособий по организации,
хранению, учету документов;
совместно с отделами (отделениями) документационного обеспечения
и кадровой службой проводит для сотрудников делопроизводственных служб
и архивов, других сотрудников таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица, а также для членов ЭК
подведомственных региональному таможенному управлению организаций
инструктаж и консультации по вопросам работы с документами, участвует
в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
ЭК имеет право:
в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям, отдельным сотрудникам таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица по вопросам разработки
номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы
ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока
хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления
документов;
запрашивать от начальников отделов и других структурных
подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или
незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного
сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения
документов;
заслушивать на своих заседаниях начальников отделов и других
структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному
хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов
Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов;
приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов специалистов отделов и других структурных подразделений,
представителей соответствующего госархива и сторонних организаций;
|