черновики и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками
хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью
определения и выделения из их состава документов, подлежащих
постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения,
подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы
постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются
в самостоятельные дела.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЭК.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после
завершения экспертизы ценности документов.
10.2.8. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе
их на постоянное хранение под методическим руководством
соответствующего государственного архива.
10.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Составление и оформление описей
10.3.1. Для обеспечения комплектования архива в таможенном органе
на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу
ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о
выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
10.3.2. Опись дел (далее - опись) - это архивный справочник,
содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного
фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
10.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения,
дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.3.4. В каждом структурном подразделении описи на дела
постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным
методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в
архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел таможенного органа, которую
готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в
соответствующий государственный архив.
10.3.5. Описи составляются структурными подразделениями по
установленной форме (приложение 42) в двух экземплярах, один из
которых остается в качестве контрольного в структурном подразделении,
а другой вместе с делами представляется в архив через два года после
завершения дел в делопроизводстве.
10.3.6. Описательная статья описи включает в себе следующие
элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку
на обложке дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
10.3.7. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый
том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый, порядок присвоения
номеров описям структурных подразделений устанавливается по
согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел; при внесении в опись подряд
дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же";
при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом
новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.
10.3.8. В конце описи вслед за последней описательной статьей
заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в
описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
10.3.9. Опись подписывается составителем с указанием его
должности, согласовывается с архивом и утверждается руководителем
структурного подразделения.
10.3.10. На основе описей структурных подразделений составляется
годовой раздел сводной описи дел таможенного органа, подготовка
которого возлагается на архив таможенного органа под непосредственным
методическим руководством соответствующего государственного архива.
10.3.11. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение
года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел,
сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками
хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со
сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности
формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел
уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при
обнаружении, что дело сформировано неправильно.
10.3.12. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
составляется по установленной форме (приложение 43). Элементы
описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел
сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны
элементам и порядку, изложенным в пп. 10.3.6, 10.3.7.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается
номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим
номером до образования законченной описи.
10.3.13. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи
дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
10.3.14. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости
от их количества вносятся в годовой раздел под литерными номерами в
соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел
составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются
также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после
утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после
принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
10.3.15. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного
хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели,
оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный
аппарат годового раздела описи.
10.3.16. В предисловие включаются сведения об основных
направлениях деятельности и структуре таможенного органа за период,
который охватывают дела описи; дается краткая характеристика
содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;
указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям
документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика
содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих
организациях; освещаются особенности формирования, описания и
систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу,
основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и
даты составления предисловия и лицом, ответственным за архив.
10.3.17. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной
описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел,
справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие,
список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех
подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели
(если они имеются).
10.3.18. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х
экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не
подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с
клапанами и завязками.
10.3.19. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце
раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и
даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые
разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в
соответствии со сроками, установленными графиком представления описей
на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2
года. Представляются 4 его экземпляра.
После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения
раздел утверждается руководителем таможенного органа; затем первый
экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного
передается в государственный архив, остальные остаются в таможенном
органе.
10.3.20. Несколько годовых разделов сводных описей дел
постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в
которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной
описью.
В таможенном органе с небольшим объемом ежегодно образующихся дел
постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в
нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения
за 5 лет.
10.3.21. Каждой законченной описи присваивается номер.
10.3.22. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию
заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная
надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи
составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам
сводных описей дел, изымаются.
10.3.23. Обязательным элементом оформления законченной описи
является титульный лист (приложение 44).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения
указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает указание категории документов
(постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.),
содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для
написания полного названия государственного архива, в котором будут
постоянно храниться дела таможенного органа.
10.3.24. К законченной описи обязательно составляются оглавление
и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при
наличии последних в годовых разделах.
10.3.25. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным
аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
10.3.26. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10
лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в
деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен
порядку, указанному в пп. 10.3.7, 10.3.11 - 10.3.14.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения составляется по установленной форме (приложение 45). Порядок
заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления
итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку,
указанному в пп. 10.3.12 - 10.3.14, 10.3.22.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации
заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются
оглавление, список сокращенных слов (п. 10.3.15).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК
таможенного органа, а затем утверждается его руководителем.
10.3.27. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
имеет установленную форму (приложение 46). Порядок заполнения граф
формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой
записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку,
указанному в пп. 10.3.12 - 10.3.14, 10.3.22.
10.3.28. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по
личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом
следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу,
списки личного состава,
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи
личных дел),
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел),
лицевые счета должностных лиц по заработной плате (расчетные
ведомости по зарплате),
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в таможенном органе в
больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы
описи (личные дела и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в
сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое
заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к
законченной описи дел по личному составу составляются оглавления,
указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу таможенного
органа, передающего документы на постоянное хранение, печатается в
трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником
кадровой службы (отдела кадров) и представляется на рассмотрение ЭК.
После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с ЭПК
соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем
таможенного органа.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному
составу аналогичен порядку, указанному в пп. 10.3.21 - 10.3.25. Форма
титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична
форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения
(приложение 44).
10.3.29. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 47)
производится после составления сводных описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Указанные описи
и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
В таможенных органах, сдающих дела на постоянное хранение,
согласованные ЭК акты утверждаются руководителем таможенного органа
только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел
постоянного хранения за этот период; после этого таможенный орган
имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии
с установленным порядком.
10.3.30. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок
хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например,
законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2000 г. могут быть
включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению,
составляется, как правило, на дела всего таможенного органа. Если в
акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название
каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого
подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению,
вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел,
отнесенных к данной группе.
10.3.31. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на
постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать
включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на
временное хранение или к уничтожению.
10.3.32. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку
(утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в
которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес
бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем
должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности
документов архива.
10.4. Комплектование архива. Состав документов, подлежащих
передаче в архив. Подготовка и порядок передачи документов в архив
10.4.1. Комплектование архива - это систематическое пополнение
его документами структурных подразделений и другими документами,
предусмотренными положением об архиве (приложение 48).
10.4.2. В архив в соответствии с положением о нем передаются дела
с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу через два года после их завершения в
делопроизводстве; передача производится только по описям дел.
10.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурном
подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в
установленном порядке.
Исключением из этого правила являются отдельные виды специальной
таможенной документации, значительные объемы которой образуются в
структурных подразделениях в процессе таможенного оформления товаров и
других таможенных операций (таможенные декларации и документы к ним),
документация, образующаяся при проведении расследований и
осуществлении других процессуальных действий (дела об административных
правонарушениях), другие дела и документы, передача которых в архив
предусмотрена правовыми актами ФТС России.
10.4.4. Передача дел в архив осуществляется по графику,
составленному архивом, согласованному с руководителями структурных
подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному
руководителем таможенного органа.
10.4.5. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив должностным лицом архива предварительно проверяется
правильность их формирования, оформления и соответствие количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой дел таможенного органа. Все выявленные при проверке
недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица
структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении
отсутствия дел составляется соответствующая справка.
10.4.6. Прием каждого дела производится должностным лицом архива
в присутствии ответственного за делопроизводство структурного
подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого
дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата
приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива и лица,
передавшего дела.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив должностными
лицами структурных подразделений.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на
документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
10.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения таможенного органа ответственный за делопроизводство
данного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их
в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по
описям и номенклатуре.
При передаче дел из одного структурного подразделения в другое в
случае рееструктуризации ответственным за делопроизводство
реорганизуемого подразделения на передаваемые дела составляются описи
(приложение 42) в трех экземплярах: один экземпляр остается в
реорганизуемом структурном подразделении, другой - в структурном
подразделении, принимающем дела, третий - передается в архив.
11. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
11.1. Система мер обеспечения сохранности документов
11.1.1. Организация хранения документов - система мероприятий,
включающая рациональное размещение документов, контроль за их
движением и физическим состоянием.
11.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должен
осуществляться комплекс мер по:
организации хранения, предусматривающий создание
материально-технической базы хранения документов (здание и помещения
хранилищ; средства хранения документов, охраны и безопасности
хранения, климатического контроля и т.п.);
созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов
(температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный
режимы хранения).
11.1.3. Система мер по организации хранения должна обеспечивать
сохранность документов и контроль их физического состояния при
поступлении документов в архив, их хранении и передаче документов на
постоянное хранение.
11.2. Требования к зданиям и помещениям архива
11.2.1. Архив должен размещаться в специально построенных или
приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных
помещениях здания. Специальные помещения для архивов таможенных
органов должны предусматриваться при строительстве или
переоборудовании административных зданий.
11.2.2. При отсутствии специального помещения для архива
выделяется приспособленное помещение в административном здании
таможенного органа. Размещение в приспособленных помещениях
производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза
устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность,
прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние
помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.
Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных,
пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты
экспертизы оформляются актом.
11.2.3. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых,
неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям
помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного
питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и
пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические
технологии.
11.2.4. К помещениям основного назначения архива относятся:
хранилища для хранения документов;
помещения для использования документов (читальный зал, участок
выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
рабочие комнаты должностных лиц архива.
Допускается многофункциональность отдельных помещений с
выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
11.2.5. Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.
Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении,
гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не
должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в
хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2
- 3-кратный воздухообмен в час.
11.2.6. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой,
штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура
должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники
должны располагаться вне помещений хранилищ.
11.2.7. Отделка помещений хранилищ проводится с использованием
неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах
пожаротушения должны применяться нейтральные, безопасные для
документов вещества.
11.2.8. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных
приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы
проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
11.3. Режимы хранения документов
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту
от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих
утрату документов.
11.3.1. Световой режим
11.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в
темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при
ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
11.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и
искусственным.
11.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается
рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей,
регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски
стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках,
коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.
11.3.1.4. Для искусственного освещения применяются лампы
накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается
применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком
спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
11.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не
должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м
от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
11.3.2. Температурно-влажностный режим
11.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами
кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный
температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов
документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 градусов С,
относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов -
черно-белых (15 градусов С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 градусов С и
40 - 55%).
11.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах
не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны
осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на
основе рационального отопления и проветривания помещений,
использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном
стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90%
предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических
условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение
причин повышения влажности).
11.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах
контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в
кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с
нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима
хранения - ежедневно.
11.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры,
психрометры, гигрометры) размещаются в главном проходе на стеллаже,
вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов
фиксируются в регистрационном журнале.
11.3.3. Санитарно-гигиенический режим
11.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в
условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых,
грызунов, пыли.
11.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная
циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон,
опасных в санитарно-биологическом отношении.
11.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также
вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные
отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром
ячеек не более 0,5 мм.
11.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней
одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых
продуктов, курение.
11.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить
систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится
обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы,
подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными
растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
11.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного
сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергаются
обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых
грибов.
При обнаружении биологических вредителей должны приниматься
срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива,
санэпидемстанции или карантинной службы.
11.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и
антисептические растворы не должны попадать на документы.
11.3.4. Охранный режим
11.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения
архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы
охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка
доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и
хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На
доступные извне окна должны устанавливаться запираемые, распашные
наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуются охранной
сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются
(опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на
ключ. Право доступа в хранилище имеют должностные лица данного
хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.
11.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в
которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности
архива (читальный зал и т.п.).
11.4. Размещение документов в хранилище
11.4.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке,
обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными
документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в
архиве определяется планом (схемой) их размещения.
11.4.2. Средства хранения
11.4.2.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными
металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения
применяются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.
11.4.2.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливаются
перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон -
с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается
размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к
источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с
нормами:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами,
параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45
см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не
менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами)
устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств
хранения.
11.4.2.3. Документы размещаются на стеллажах, в шкафах с
использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок,
специальных футляров и т.п.) в соответствии с видами, форматом и
другими внешними особенностями документов. Бумажные документы
постоянного хранения размещаются в картонных коробках, папках, а
документы временного хранения - в связках.
11.4.2.4. Не допускается размещение документов на полу,
подоконниках, в неразобранных кипах.
11.4.3. Топографирование
11.4.3.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки
нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются
сверху вниз, слева направо.
11.4.3.2. В целях закрепления места хранения документов в
хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов
пофондовые топографические указатели.
11.4.3.3. Карточки постеллажного топографического указателя
составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров
стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 49).
11.4.3.4. Карточки пофондового топографического указателя
составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов
(приложение 50). При необходимости архивом может проводиться
топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных
подразделений таможенного органа.
11.5. Порядок выдачи дел из хранилищ
11.5.1. Дела выдаются из хранилищ:
для использования должностными лицами таможенного органа,
во временное пользование для других организаций,
для проведения архивных работ с документами.
11.5.2. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на
срок, не превышающий:
1 месяца для использования должностными лицами таможенного
органа,
3 месяца во временное пользование для других организаций,
6 месяцев для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или
вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов во временное
пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для
экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя
таможенного органа по письменному подтверждению пользователя о
сохранности документов.
11.5.3. Выдача дел из хранилища оформляется следующими
документами:
заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и
должностным лицам таможенного органа (приложение 51):
актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям,
в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования
документов (приложение 52).
11.5.4. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах
выдачи документов (приложение 53):
выдачи дел должностным лицам таможенного органа,
выдачи дел в читальный зал,
выдачи дел во временное пользование другим организациям.
11.5.5. Исполненные заказы (требования) хранятся до истечения
сроков их хранения или осуществления проверки наличия и состояния дел.
11.5.6. Выдача дел во временное пользование в другие организации
оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из
которых остается в архиве, другой выдается получателю. Акт
подписывается руководителем таможенного органа и руководителем
организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями. После
возвращения дел в двух экземплярах акта проставляется соответствующая
отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой
хранится в деле фонда в архиве.
11.5.7. Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие
шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи;
перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация
листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист
использования (приложение 54).
11.5.8. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела
подкладывается карта-заместитель (приложение 55), в которой
указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано
дело, дата его возврата и подпись должностного лица, выдавшего дело, с
указанием должности. При возвращении дела в хранилище
карта-заместитель изымается.
11.5.9. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования,
должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также
повреждений дел и документов должностными лицами архива составляется
акт в двух экземплярах, один из которых представляется пользователю
или руководителю организации, использовавшей документы, для
привлечения виновных к ответственности; второй - остается в архиве.
11.5.10. При перемещении документов за пределами архива должны
соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их
сохранность.
При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и
защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем
применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту
документов от осадков, света, механических повреждений.
11.6. Проверка наличия и состояния документов
11.6.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в
целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия
их количеству, числящемуся по учетным документам.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на
хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска.
11.6.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не
реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на
государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов
осуществляются в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение
(эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации таможенного органа.
11.6.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и
первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки
неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается.
Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными для последующей
обработки и описания.
11.6.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел
изучаются документы предыдущих проверок; проверяется правильность
нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие
нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
11.6.5. Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем
сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра,
названия фондообразователя и его структурных подразделений,
делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального
просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки
(приложение 56).
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел
и других учетных документах запрещается.
11.6.6. Дела, выданные должностным лицам таможенного органа, в
читальный зал и во временное пользование другим организациям,
проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в
наличии.
11.6.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде
составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки
нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и
подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки
включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки
недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
11.6.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по
каждой описи в конце описи после заверительной надписи проставляются
запись "проверено" и дата проверки; запись подписывается
осуществлявшими проверку должностными лицами с указанием их
должностей.
11.6.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то
организуется их розыск.
В этих целях:
изучаются все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организуется розыск необнаруженных при проверке дел в
соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых
образовались необнаруженные дела, с предварительным изучением их
описей дел;
проверяются дела находящихся рядом фондов;
изучается дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению и
выдаче дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки
наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск проводится в течение года после завершения проверки
наличия дел.
11.6.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места,
а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка
с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими
документами, исключаются в установленном порядке из описей и других
учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и
номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются
справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска
на ЭК и утверждения ее решения руководителем таможенного органа
необнаруженные документы снимаются с учета.
11.6.11. Проверка наличия и состояния документов считается
завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные
документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений
о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения
изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК
архивного учреждения.
12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
12.1. Документальный и архивный фонд таможенного органа
12.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности
таможенного органа, составляет его документальный фонд.
12.1.2. Документы, образующиеся в деятельности таможенного
органа, по срокам хранения подразделяются на:
документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),
документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет),
документы постоянного хранения.
Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие
историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение,
составляют архивный фонд таможенного органа, являющийся составной
частью Архивного фонда Российской Федерации.
Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы
их ценности; порядок экспертизы ценности документов определен в
разделе 10 настоящей Инструкции.
12.1.3. Разновидностями архивного фонда являются:
архивный фонд таможенного органа, состоящий из документов,
образовавшихся в процессе его деятельности;
объединенный архивный фонд, состоящий из документов,
образовавшихся в процессе деятельности двух или более таможенных
органов - фондообразователей, имевших между собой исторически и/или
логически обусловленные связи: однородность и преемственность
деятельности, подчиненность, единство времени деятельности,
местонахождение и др.
12.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и
образование архивного фонда
12.2.1. Определение фондовой принадлежности документов
таможенного органа заключается в отнесении их к фонду соответствующего
таможенного органа.
12.2.2. При определении фондовой принадлежности документов
таможенного органа учитывается следующее:
входящие документы относятся к фонду того таможенного органа,
которым они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким
элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и
отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию
документов;
копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того
таможенного органа, который является их автором; их фондовая
принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам,
содержанию документов;
документы внутреннего обращения относятся к фонду того
таможенного органа, которым они составлены; их фондовая принадлежность
определяется по названию таможенного органа, подписям, содержанию.
12.2.3. В случае ликвидации таможенного органа с передачей его
функций вновь созданному таможенному органу законченные производством
дела включаются в фонд ликвидированного таможенного органа, а
незаконченные дела передаются для окончания производством таможенному
органу - правопреемнику и включаются в фонд последнего.
12.2.4. Каждому архивному фонду, поступившему в архив,
присваиваются название и номер (п. 13.4.2.2). Название фонда
соответствует официальному названию организации-фондообразователя.
12.2.5. Объединенный архивный фонд
12.2.5.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из
документов последовательно сменявших друг друга таможенных органов,
если функции предшественников полностью или частично передавались их
преемникам.
12.2.5.2. Образование объединенных архивных фондов включает в
себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление
соответствующих учетных документов, размещение документов
объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости новую
систематизацию дел и пересоставление описей.
12.2.5.3. Название объединенного архивного фонда состоит из
обобщенного названия включенных в него фондов.
12.3. Хронологические границы архивного фонда <*>
--------------------------------
<*> Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с
крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам
отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности
таможенного органа или если в составе фонда находятся более ранние
документы (например, переданные для завершения производством дела
предшественника и др.).
Хронологическими границами архивного фонда являются:
архивного фонда таможенного органа - официальные даты его
образования (регистрации) и ликвидации;
объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации)
наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени
деятельности таможенных органов, документы которых вошли в состав
объединенного архивного фонда.
12.4. Организация документов в пределах архивного фонда
12.4.1. В пределах архивного фонда учетно-классификационной
единицей является единица хранения документов (п. 13.2.1). Единицы
хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и
оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в
пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация
документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве таможенного
органа при подготовке документов к передаче в государственный архив.
12.4.2. Схема систематизации документов в фонде
Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является
основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется
описью (описями) дел фонда.
12.4.3. Группировка дел и документов в соответствии с различными
вариантами схемы систематизации архивного фонда
12.4.3.1. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы
систематизации проводится с учетом следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к
структурным подразделениям);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
документы);
функционального, отраслевого, тематического,
предметно-воспросного (с учетом функций и направлений деятельности
таможенного органа, тем и вопросов, которых касается содержание
документов);
номинального (по делопроизводственной форме - видам и
разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались документы);
географического (в соответствии с определенными территориями,
населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с
которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые
являются авторами документов).
Единицы хранения группируются последовательно по признакам,
применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или
отдельных групп документов фонда.
12.4.3.2. Сочетание структурного и хронологического признаков
дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и
структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется по
отношению к фондам действующих таможенных органов (учитывая дальнейшее
пополнение фондов) и ликвидированных таможенных органов с часто
менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по
времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой
хронологической группы - по структурным подразделениям таможенного
органа.
Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по
отношению к фондам таможенных органов, имевших стабильную структуру,
изменения которой происходили редко и были несложны. При
систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по
структурным подразделениям таможенного органа, а в пределах каждой
структурной группы - по времени их создания.
12.4.3.3. Хронологически-функциональная или
функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по
отношению к фондам таможенных органов с часто менявшейся структурой.
При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их
группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем
по функциям (видам, направлениям деятельности) таможенного органа. При
этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций
таможенного органа (руководство, финансирование, учет и отчетность и
т.д.).
При систематизации дел по функционально-хронологической схеме
дела группируются вначале по функциям деятельности таможенного органа,
а затем по хронологическому признаку.
12.4.3.4. Хронологически-тематическая или
тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по
отношению к небольшим по объему фондам.
12.4.3.5. При выборе признаков группировки дел в пределах
подгрупп, названных в пп. 12.4.3.2 - 12.4.3.4, учитывается значение
того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой
связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее
удобной для использования документов системы их организации.
12.4.3.6. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд,
располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их
создания, алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего
в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации,
выбор которых определяется характером деятельности конкретных
таможенных органов, составом и объемом их документов.
12.4.3.7. При распределении дел в соответствии со схемой
систематизации необходимо иметь в виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором
поступили в данный таможенный орган (структурное подразделение) из
другого таможенного органа (структурного подразделения);
планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на
который или за который они составлены, независимо от даты их
составления; многолетние планы относятся к начальному году их
действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
дела, начатые производством в одном подразделении и переданные
для прохождения в другое подразделение, относятся к тому
подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого
подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
в пределах года или хронологического периода дела располагаются
по значимости структурных частей фонда.
12.4.4. Организация документов по личному составу
12.4.4.1. Документы по личному составу выделяются в особую
группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Регистрационно-учетные формы документов по личному составу
(книги, журналы учета личных карточек, личных дел, соглашений,
контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.
12.4.4.2. Личные дела, если они передавались из одного
таможенного органа в другой в связи с переводом должностных лиц,
включаются в документальный (архивный) фонд получившего их таможенного
органа.
На личные дела уволенных должностных лиц может составляться
отдельная опись.
12.4.4.3. Дела по личному составу систематизируются по
хронологическому признаку. В архивах крупных таможенных органов с
большим количеством должностных лиц может использоваться
структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.
12.4.4.4. В пределах каждого года дела по личному составу
систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на
службу, перемещении, увольнении, лицевые счета, списки, журналы учета
документов по личному составу, другие регистрационно-учетные
документы, личные дела, личные карточки.
Личные дела и личные карточки уволенных должностных лиц относятся
к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по
алфавиту фамилий.
13. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
13.1. Общие требования к учету документов
13.1.1. Учет документов в архиве - это определение их количества
и состава в установленных единицах учета, фиксация (регистрация)
принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего
их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы,
фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние
архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их
сохранности и контроля за их наличием.
13.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том
числе неописанные и непрофильные для данного архива, также описи дел и
документов.
13.1.3. Архив таможенного органа осуществляет учет документов
Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве
таможенного органа, в порядке, определенном Регламентом
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующий
государственный архив.
13.1.4. Учет производится путем присвоения архивным документам
(единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью
архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения
с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из
номеров: архивного фонда по списку фондов архива таможенного органа и
через дробь по списку фондов государственного архива, источником
комплектования которого является таможенный орган; описи, единицы
хранения.
Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после
оформления первого поступления документов таможенного органа на
постоянное хранение.
13.2. Единицы учета
13.2.1. Основными единицами учета документов независимо от вида
носителя, способа и техники закрепления информации являются:
архивный фонд,
единица хранения.
Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150
листов в одной условной единице хранения.
13.2.2. Единица хранения - физически обособленные документ или
совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе (дело) -
совокупность документов, отдельный документ, заключенные в
обособленную обложку, папку.
13.2.3. Учет документов в архиве строится на основе соблюдения
принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета;
унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных
документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой
своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы
или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности
учета.
13.2.4. В архиве ведется централизованный учет документов. При
наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом
хранилище.
13.2.5. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным
базам данных архива определяется приказом руководства таможенного
органа. Все учетные документы архива должны храниться в хранилище (или
специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
13.3. Система учетных документов архива
13.3.1. Система учетных документов архива - комплекс
взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество
и состав документов архива таможенного органа и их изменения,
составная часть системы государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации.
13.3.2. Учет документов в архиве ведется по основным и
вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных
документов определены настоящей Инструкцией и обязательны для каждого
архива таможенного органа. Необходимость ведения и виды
вспомогательных учетных документов определяются архивом
самостоятельно.
13.3.3. Основными учетными документами в архиве являются:
книга учета поступления и выбытия документов (приложение 57) (для
учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также
количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за
определенный хронологический период времени, состояния их описания);
список фондов (приложение 58) (для регистрации принятых на
хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и
состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших);
лист фонда (приложение 59) (для учета в рамках архивного фонда
количества и состава описей и их нумерации, количества и состава
документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи
и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда);
опись дел (приложения 43, 45 и 46) (для поединичного и суммарного
учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц
хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в
данную опись);
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их
количества и состава (приложение 60);
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного
учета фондов и документов каждого архивохранилища архива;
дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и
фонда, ведется на каждый архивный фонд;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле
(приложение 37).
Для централизованного государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации в архиве таможенного органа составляется
паспорт архива таможенного органа, хранящего управленческую
документацию на 1 декабря ... г. (приложение 61). Одновременно с
паспортом составляются "Сведения о составе и объеме архивных
документов" (приложение 62), которые представляются в вышестоящий
таможенный орган.
13.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и
карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу,
паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 38) и т.д.
13.4. Порядок ведения основных учетных документов
13.4.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах
является:
а) при поступлении документов в архив:
описи структурных подразделений на документы постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
(приложение 42);
сводная номенклатура дел таможенного органа или номенклатура дел
структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве
заведенных и законченных дел (приложения 35 и 36);
акт приема-передачи документов из другого таможенного органа
(составляется по форме приложения 63);
б) при выбытии документов из архива:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в
государственный архив или архив другого таможенного органа (приложение
63);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
(приложение 47);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
(приложение 64);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение 65);
в) по результатам выполнения внутриархивных работ (составления
сводных описей, создания объединенных архивных фондов, проверки
наличия и состояния документов, выверки учетных документов)
оформляются:
сводная опись дел постоянного хранения (приложение 43),
долговременного (свыше 10 лет) - приложение 45, по личному составу
(приложение 46);
акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 66);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 67);
акт об обнаружении документов (неучтенных и т.д.) - приложение
68.
13.4.2. Книга учета поступления и выбытия документов
13.4.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов
предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого
года) изменений в составе, объеме фондов и дел в архиве таможенного
органа, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему
хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга
учета поступления и выбытия документов служит основой для составления
листов фондов, паспорта архива.
13.4.2.2. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный
порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то
данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.)
записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет
поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется
по листу фонда.
13.4.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то
номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия
документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если
поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве,
то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому
фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в
графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в
13 и 14 графах.
13.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов
подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов
(дел).
13.4.3. Список фондов
13.4.3.1. Список фондов ведется в архиве, хранящем документы двух
и более фондов.
13.4.3.2. Архивный фонд вносится в список фондов при первом
поступлении его документов в архив. Каждому фонду присваивается
очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности
его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное
хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим
государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее
учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов,
включенных в состав объединенного.
13.4.3.3. В случае передачи фонда в другой архив, включения его в
состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда
освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5
списка фонда ("отметка о выбытии") указываются название архива, в
который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на
основании которого фонд выбыл.
13.4.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа
описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов
указывается: для действующего таможенного органа - название,
существующее в момент поступления фонда, для ликвидированного
таможенного органа - последнее название. Объединенный архивный фонд
вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.
13.4.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1
января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и
выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов;
свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
13.4.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован),
заключен в твердую обложку, а также должны быть пронумерованы листы и
составлен лист-заверитель.
13.4.4. Лист фонда
13.4.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его
поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и
неописанных документов фонда.
13.4.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку
фондов архива.
13.4.4.3. В графе "Местонахождение фонда" указывается название
таможенного органа, в архиве которого он хранится.
13.4.4.4. В графе "Дата первого поступления фонда" указывается
дата первого поступления фонда в данный архив; для объединенного
архивного фонда - дата первого поступления или дата его создания в
архиве.
13.4.4.5. В графе "Крайние даты каждого названия фонда"
указываются начальная и конечная даты функционирования таможенного
органа под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов
за этот период.
Для объединенного архивного фонда, образованного из документов
однородных таможенных органов или таможенных органов, последовательно
сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одного
из них и дата ликвидации последнего. Если таможенный орган продолжает
функционировать, конечная дата не проставляется.
13.4.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической
последовательности перечисляются все названия и подведомственность
таможенного органа - фондообразователя с момента его возникновения,
вне зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное
название фонда, а затем перечисляются названия всех таможенных органов
- фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного
фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности
таможенного органа - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере
поступления в архив документов фонда.
13.4.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании
которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно
по каждой описи.
В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов,
оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10
лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи,
составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в
разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14, а в графах 6 -
9 указывается количество выбывших дел, значившихся в описях
структурных подразделений.
13.4.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то
на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем -
"продолжение N...".
13.4.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том
случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда
или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший
лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При
этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем
правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с
указанием даты пересоставления, должности и подписи лица,
ответственного за учет.
13.4.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров
фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке
составляется на отдельном листе заверительная надпись.
13.4.5. Описи дел
13.4.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для
учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу.
13.4.5.2. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер
присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный
архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.
Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно
превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения
фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается
новый, следующий учетный номер.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер
другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой
выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп "Выбыло".
13.4.5.3. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за
каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
13.4.5.4. Суммарный учет дел в описях достигается составлением
итоговой записи к описям. В итоговой записи указываются количество
единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и
последний номера единиц хранения по описи; оговариваются имеющиеся
пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие
единицы хранения.
Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов,
состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко
всей описи в целом.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого
тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому
(части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются
с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая
итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием,
поступлением, объединением или расформированием дел, на основании
соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
13.4.5.5. Описи дел структурных подразделений служат учетными
документами до составления соответствующего годового раздела сводной
описи дел постоянного хранения таможенного органа, утверждения на ЭПК
соответствующего архивного учреждения, после чего подлежат хранению в
деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся
до согласования годового раздела сводной описи дел таможенного органа
по личному составу с ЭПК архивного учреждения.
13.4.5.6. Описям структурных подразделений учетные номера
присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного
подразделения состоит из номера структурного подразделения с
добавлением индекса "сп" (структурное подразделение) и указанием через
дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого
образовались дела, включенные в опись.
13.4.6. Реестр описей
Реестр описей ведется в архиве при наличии двух и более описей.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической
последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми
номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой
поступившей в архив описи: номер фонда, номер описи, количество
описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
13.4.7. Дело фонда
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы,
отражающие историю таможенного органа - фондообразователя и его фонда:
историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия
по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления; акты
передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к
уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях
документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел
и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме
фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений
во все учетные документы архива. Акты нумеруются в пределах фонда по
видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической
последовательности их составления. На документы дела фонда
составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда
составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда
заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.
14. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
14.1. Система научно-справочного аппарата
14.1.1. Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная
совокупность элементов описаний документов (вторичной документной
информации), представленных в различных видах архивных справочников,
предназначенных для поиска документов и документной информации.
14.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам
архива - это комплекс взаимосвязанных, взаимодополняемых архивных
справочников о составе и содержании документов, создаваемых на единой
научно-методической основе для поиска документов и документной
информации в целях эффективного использования.
14.1.3. Состав СНСА архива определяется составом и содержанием
хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и
интенсивностью использования документов.
14.1.4. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги,
выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры
документов, исторические справки к архивным фондам таможенного органа.
14.1.5. Архивные справочники таможенного органа делятся на типы
по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.
Архивные справочники о составе и содержании документов
таможенного органа могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.
14.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность
учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архиве
таможенного органа, его совмещение с СНСА государственного архива.
Преемственность СНСА архива основывается на единстве требований и
принципов его построения. Эта преемственность предполагает
обязательность составления в делопроизводстве и архиве описей дел,
документов, каталогов с необходимым справочным аппаратом к ним.
14.1.7. При создании и развитии СНСА применяется
дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного
состава архивных справочников, методики описаний, состава и наполнения
справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой
очередности работ.
14.2. Описи дел, документов
14.2.1. Опись дел, документов - архивный справочник,
предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения,
единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (п.
10.3.8.), листа-заверителя (приложение 37) и справочного аппарата к
описи.
Объектом описания в описи является единица хранения, единица
учета.
14.2.2. Описательная статья описи включает: порядковый номер
единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или
старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета,
крайние даты документов, количество листов в единице хранения;
указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения.
Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных
документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
14.2.3. В справочный аппарат описи входят: титульный лист,
содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные
таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.
На титульном листе описи помещаются: полное название архива,
название фонда, номер фонда, номер описи, название описи; крайние даты
документов, внесенных в опись.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда,
так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в
первой описи.
В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история
фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания
документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц
хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав
справочного аппарата к описям.
При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все
общие данные по истории таможенного органа - фондообразователя и
истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.
14.2.4. К описи могут составляться указатели (как общие, так и
специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые
номера единиц хранения, единиц учета (см. подраздел 13.2).
14.3. Каталоги и картотеки
14.3.1. Каталог - архивный справочник, в котором информация о
содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам),
расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой
классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов
архива.
14.3.2. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению
каталогов называется каталогизацией документов.
Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид
работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ,
связанных с описанием и выявлением документов (попутная
каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который
заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их
структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них;
применении соответствующих приемов описания документной информации.
14.3.3. Каталогизация включает следующие виды работ: составление
схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на
каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.
14.3.4. Выбор схемы классификации определяется составом
документов архива и задачами их использования.
Схема классификации документной информации - письменный или
графический документ, содержащий перечень классификационных делений
каталога, расположенных в определенной последовательности, и
предназначенный для распределения сведений из документов по этим
делениям.
14.3.5. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются
на систематические, тематические, предметные и их разновидности
(именной, географический и др.).
В архиве таможенного органа, как правило, составляются
систематический и именной каталоги.
14.3.6. Документная информация в систематическом каталоге
классифицируется по вопросам практической деятельности таможенного
органа и располагается в логической последовательности.
14.3.7. В именном каталоге документная информация
классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или
являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в
хронологической или логической последовательности.
14.3.8. Отобранные для каталогизации фонды и документы
описываются на каталожных карточках.
Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа
документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись,
комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной
теме (вопросу).
14.3.9. В состав описательной статьи каталога входят: название
архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события,
содержание, номер фонда, название фонда; номера описи, дела, листов;
способ воспроизведения, для карточного каталога - также фамилия
составителя и дата составления описательной статьи.
Для связи между разделами каталога или разделов каталога с
другими архивными справочниками применяется система отсылок.
14.3.10. Ведение каталога - комплекс работ, обеспечивающих его
функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение
работы, индексирование карточек, систематизация их по индексам и
рубрикам, составление отсылочного аппарата к каталогу,
усовершенствование каталога.
Научно-методическое обеспечение включает разработку методических
пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих
схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.
Индексирование - выбор или составление индекса по схеме
классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной
карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а
располагаются по алфавиту.
Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование
схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога,
проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной
информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).
14.3.11. Одним из источников пополнения системы каталогов могут
быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по
личному составу на документы наиболее информативных и часто
используемых фондов.
|