используемых фондов.
14.3.12. В архиве таможенного органа, как правило, создаются
разновидности предметных картотек (именная, географическая) или
хронологические картотеки, картотеки по истории таможенного органа.
Именная картотека (картотека по личному составу) создается для
поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных
социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя,
отчество должностного лица; ссылки на номера фонда, описи, дел, листов
со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке
фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств.
В географической картотеке информация систематизируется по
алфавиту географических объектов. Основу классификации может
составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая
систематизация проводится в хронологической последовательности.
В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие
информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные
в хронологической последовательности.
Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.
Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой
каталогов путем отсылок.
14.4. Указатели
14.4.1. Указатель - архивный справочник, представляющий собой
алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому
признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в
архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели в архиве могут быть межфондовыми, внутрифондовыми; по
форме - листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими
(предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными
(предметные понятия сопровождаются пояснениями); по группировке
понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими,
хронологическими.
Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их
просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).
Основными видами указателей являются: предметный (его
разновидности - тематический, именной, географический),
хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются
алфавитные, систематические и хронологические указатели.
14.4.2. Указатели к документам могут составляться на документы
одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов.
14.4.3. Описательная статья любого вида указателя состоит из
предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от
назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик),
сложной (имеет подрубрику или определение понятия).
Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи
включают порядковые номера единиц хранения; поисковые данные указателя
к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные
дополняются номерами описей, фондов.
14.4.4. Предметный указатель включает понятия, расположенные в
алфавитном порядке.
Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по
структуре рубрик может быть только глухим.
Специальный предметный указатель включает однородные понятия
(виды документов, фамилии авторов, названия структурных частей и т.п.)
и может быть глухим или аннотированным.
Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает
фамилии, имена, отчества (разночтения), биографические справки.
14.4.5. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих
даты фактов или даты документов, расположенных в хронологическом
порядке.
14.4.6. В указателе применяется система общих ("см.") и частных
("см. также") отсылок, с помощью которых устанавливается связь между
тождественными понятиями.
14.4.7. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов
и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на
страницы или разделы (для каталогов) справочника.
14.5. Обзоры
14.5.1. Обзор - архивный справочник, включающий
систематизированные сведения о составе и содержании отдельных
комплексов документов.
Видами обзора в архиве таможенного органа являются обзор фонда и
тематический обзор.
Объектом описания для обзора фонда является документ (группа
документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного
фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива
является документ (группа документов, часть документа), единица
хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов)
архива по определенной теме.
14.5.2. Обзор фонда включает систематизированные сведения о
составе и содержании документов одного фонда.
14.5.3. Тематический обзор включает систематизированные сведения
о составе и содержании части документов одного или группы фондов
архива по определенной теме.
14.5.4. При составлении обзоров применяется дифференцированный
подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки
информации в основной части обзора, применении различной методики
представления информации о документах (индивидуальные или групповые
аннотации), различной методики описания отдельных видов документов,
выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного
аппарата к обзору.
14.5.5. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп
единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.
В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц
учета, документов; указываются основные разновидности документов, их
авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре
фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения,
единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора
входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список
сокращений, указатели. К тематическому обзору составляется список
фондов, информация о которых содержится в обзоре.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории
фондообразователя и фонда, структуре обзора, составу справочного
аппарата.
14.5.6. В основу построения обзора могут быть положены
структурный, функциональный, предметно-тематический, географический,
хронологический и другие признаки.
14.6. Историческая справка
14.6.1. В архиве составляется историческая справка к архивному
фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и
архивного фонда; краткую характеристику состава и содержания его
документов, СНСА архива.
Историческая справка состоит из разделов: история
фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
14.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает
характеристику исторических условий возникновения таможенного органа,
название таможенного органа - предшественника, в хронологической
последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
даты создания, преобразования и ликвидации таможенного органа со
ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы;
название таможенного органа-преемника;
задачи и функции таможенного органа, их изменения;
масштаб деятельности таможенного органа, состав системы
подведомственных таможенных органов;
место таможенного органа в системе государственного аппарата,
экономической, общественно-политической и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности таможенного органа;
структура таможенного органа и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая
история фондообразователей.
14.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие
сведения:
дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и
крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение
экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов;
сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы
фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по
личному составу), находящихся в составе других фондов или
архивохранилищ, и местах их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц
(фондовые включения);
состав НСА к фонду.
14.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы
описания, как аннотация, информация об условиях доступа и
использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику
состава документов по структуре фонда и видам документов; содержания
документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности
фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их
географических (административно-территориальных) границ.
14.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по
составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов;
сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки
фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей
информации.
14.6.6. Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным
за архив.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три
экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче
документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного
органа.
14.6.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или
в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного
органа. Историческая справка (часть ее) представляется в
государственный архив вместе с каждой законченной описью.
14.7. Автоматизированный НСА архива
14.7.1. Автоматизированный НСА архива - комплекс электронных
справочников (база данных описаний документов), предназначенных для
эффективного поиска архивных документов и информации.
14.7.2. Автоматизированный НСА может базироваться на
информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем
делопроизводстве таможенного органа, и прежде всего таких ее
элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел,
классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий
видов документов и др.) - подробнее см. в "Руководстве пользователя"
КПС "УКИД-Р".
Основными полями электронной РКК являются: название вида
документа, дата, индекс документа, наименование и аннотация документа,
индекс дела, наименование дела, номер описи, номер дела по описи.
Поиск информации о документе может осуществляться как по одному
полю РКК, так и по комбинации полей.
14.7.3. Поле РКК "номер дела по номенклатуре" является связующим
поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне
документа к поиску на уровне дела.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном
режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение
документов из дела.
Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре
дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически
могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.
Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются;
индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов,
частей), срок хранения и статья по перечню.
14.7.4. На основе электронной номенклатуры дел в
автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При
этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения
документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по
личному составу).
В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на
уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый
номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на
подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в
деле, аннотация документов.
Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.
14.7.5. Электронные РКК являются основой для создания
автоматизированного каталога.
Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов
(систематический, тематический, именной и др.) связаны между собой
системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один
электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему,
географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге
схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким
рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет
использовать электронный каталог как систематический, каталог по
географическим названиям - как географический и т.д.
14.7.6. Автоматизированный НСА предоставляет по сравнению с
традиционным НСА более широкие возможности оперативного и
многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с
помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска
для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования
текстов справочников.
Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в
систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова
дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне
фонда, описи, дела, документа.
15. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
15.1. Понятие использования документов архива
15.1.1. Использование архивных документов - применение информации
архивных документов в культурных, научных, политических, экономических
целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
15.1.2. Основными формами использования документов архива
являются:
информирование руководства и структурных подразделений
таможенного органа, а также других организаций о наличии в архиве тех
или иных документов и их содержании;
исполнение запросов граждан и организаций социально-правового
характера;
использование документов в средствах массовой информации;
подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и
др.;
выдача документов для работы в читальном зале архива;
выдача документов во временное пользование.
15.1.3. Информирование и исполнение запросов руководителей
таможенного органа и структурных подразделений, а также других
организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу
или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки
о наличии в архиве соответствующих документов.
Информирование руководителей таможенного органа может
производиться в форме перечня заголовков дел или документов по
определенной тематике или по видам с указанием дат документов и
поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо
от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по
видам или значимости документов в зависимости от запроса.
Информирование руководителей может производиться также в форме
тематической подборки копий документов. Копии располагаются в
логической последовательности; к подборке копий прилагаются титульный
лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и
другие материалы.
Перечень, письмо, справка, направляемые внутри таможенного
органа, подписываются лицом, ответственным за архив; при выполнении
запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая
подборка копий документов подписываются лицом, ответственным за архив,
и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя
таможенного органа.
15.2. Исполнение запросов граждан и организаций
социально-правового характера
15.2.1. Информация социально-правового характера по запросам
граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной
копии и архивной выписки.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о
предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на
основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение
архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть
текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту
или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании
письменного запроса пользователя, который должен содержать
наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они
адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество
обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и
подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению;
при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая
информация может быть восполнена.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и
организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня
регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен,
но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом
заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только НСА архива - не
более 15 дней с момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие
организации или архивы, а также информирование об этом заявителя
должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
15.2.2. Архивные справки составляются на основании документов
(подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование
незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения,
оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии
в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу,
архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным
материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным
указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке
архивной справки или общем бланке таможенного органа.
В справке приводятся названия, даты, номера документов и
излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к
вопросу обращения. Изложение дается в хронологической
последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются.
Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в
кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении
приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения;
при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные
выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов,
послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов,
описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается руководителем таможенного органа.
Справка заверяется гербовой печатью таможенного органа; второй
экземпляр архивной справки заверяется лицом, ответственным за архив, и
хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
15.2.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в
соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных
копий и выписок заверяется подписью руководителя таможенного органа и
гербовой печатью таможенного органа.
Выписка производится только из документа, в котором содержится
несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна
воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также
исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности,
оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке
письма таможенного органа с обозначением названия документа: "Архивная
копия", "Архивная выписка".
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр
документа. Если копия или выписка занимают более одного листа,
архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной
копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте
скрепления заверены архивом.
15.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов
направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом,
подписанным руководителем таможенного органа. Архивные справки, копии
и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при
предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально
заверенной доверенности, оформленной в соответствии с
законодательством.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на
втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с
указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего
личность получателя.
15.2.5. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам
или их родственникам подлинных личных документов о гражданском
состоянии и образовании, трудовых книжек и других, не полученных в
свое время владельцем, документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя
таможенного органа заявителям по предъявлении паспорта, иного
документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным
лицам по нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные
документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче,
снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка
об изъятии; указываются номер, дата и название документа-основания для
изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
15.2.6. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений
отрицательный ответ составляется на бланке письма таможенного органа.
В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих
заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за
необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего
сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их
гибели или утраты, текст письма должен быть заверен гербовой печатью
таможенного органа.
15.3. Работа читального зала архива
15.3.1. В целях создания условий для работы специалистов
(пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал.
При отсутствии в архиве специально выделенного помещения
читального зала работа пользователей с документами производится
непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется
соответствующее рабочее место.
15.3.2. В читальном зале архива могут работать как должностные
лица таможенного органа, так и специалисты из других организаций или
частные лица.
15.3.3. Дела из хранилища выдаются на основании заполненного
бланка заказа (приложение 51) и учитываются в книге выдачи дел из
хранилища (приложение 53).
15.3.4. Каждое выдаваемое из хранилища в читальный зал дело
должно иметь лист использования дела (приложение 54).
15.4. Выдача дел во временное пользование
15.4.1. Дела выдаются во временное пользование структурным
подразделениям таможенного органа на срок, не превышающий 30 дней.
Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел,
но не более чем на 30 дней.
15.4.2. Выдача дел во временное пользование другим организациям
по их письменному запросу оформляется актом (приложение 52). Акт
составляется в двух экземплярах, один из которых передается
получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается
руководителями таможенного органа, передающего документы, и
организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями.
Дела выдаются на срок не более трех месяцев.
15.4.3. При выдаче дел во временное пользование каждое дело
заносится в книгу выдачи дел из хранилища (приложение 53), а на место
выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела
карта-заместитель (приложение 55). Карты-заместители хранятся в архиве
до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно
быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
15.4.4. Каждое выдаваемое из хранилища для временного
использования дело должно иметь лист использования дела (приложение
54).
15.5. Использование документов архива при подготовке
информационных мероприятий, в средствах массовой информации и
публикационной деятельности
15.5.1. Архив организует использование документов при подготовке
информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации,
а также их публикацию.
На выставках используются подлинники или копии документов,
изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы.
15.5.2. Совместно со средствами массовой информации архив
определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и
сроки утверждаются руководителем таможенного органа. В экземплярах
статей и других материалов, подготовленных для средств массовой
информации, остающихся в архиве, указываются поисковые данные
использованных документов, а также дата и место публикации.
15.5.3. Архив может проводить работу по подготовке документальных
публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является
подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных
случаях могут издаваться сборники документов. При подготовке
документальных публикаций необходимо руководствоваться
соответствующими правилами работы государственных архивов.
15.6. Учет использования дел и документов архива
Учет использования дел и документов архива ведется в следующих
учетных формах:
книга выдачи дел из хранилища (приложение 53);
журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических
материалов (приложение 69);
журнал регистрации посещений читального зала (приложение 70).
16. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
16.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно
находящиеся на хранении в архиве таможенного органа, передаются на
постоянное хранение.
16.2. Архив таможенного органа передает на постоянное хранение
документы в соответствующий государственный архив, для которого данный
таможенный орган - фондообразователь является источником
комплектования.
16.3. Документы передаются на постоянное хранение в
государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим НСА.
16.4. Предельный срок временного хранения архивных документов в
таможенных органах - 15 лет.
16.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов
могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом
управления архивным делом или архивным учреждением.
При угрозе утраты (уничтожения) документов может быть
осуществлена досрочная передача документов на постоянное хранение.
Продление сроков временного хранения документов допускается в
виде исключения в случае необходимости практического использования
документов таможенным органом по письменному разрешению
государственного архива.
16.6. При реорганизации таможенного органа его документы подлежат
передаче в таможенный орган, являющийся его правопреемником.
16.6.1. При ликвидации таможенного органа, являющегося источником
комплектования государственного архива, документы постоянного срока
хранения и документы по личному составу передаются в архив
вышестоящего таможенного органа. В случае невозможности передачи
документов в вышестоящий таможенный орган по решению комиссии,
образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии),
согласованному с соответствующим органом управления архивным делом,
эти документы передаются в государственный архив.
16.6.2. Документы ликвидируемого таможенного органа, срок
хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке,
установленном в пп. 10.3.29 - 10.3.32 настоящей Инструкции.
16.6.3. Организацию упорядочения документов ликвидируемого
таможенного органа, передачи их на хранение или уничтожение
осуществляет ликвидационная комиссия.
16.7. Передача документов постоянного хранения в государственный
архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с
планом-графиком, утвержденным руководителями таможенного органа и
соответствующего архива. В таможенных органах с небольшим объемом
ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию
с государственным архивом допускается передача документов один раз в
пять лет.
16.8. Документы передаются в государственный архив по
утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.
При первой передаче документов в государственный архив передается
историческая справка на архивный фонд таможенного органа. При
последующих передачах документов дается дополнение к исторической
справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре,
подчиненности таможенного органа, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи
делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом
приема-передачи дел (приложение 63).
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в
описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая
итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера
отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте
приема-передачи документов на государственное хранение; причины их
отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного органа.
Архив таможенного органа принимает меры по розыску документов. На
отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов,
составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники
документов могут быть заменены их копиями.
16.9. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно
с представителем государственного архива осуществляется проверка
правильности научно-технической обработки дел, физического и
санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении
дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится
силами таможенного органа.
16.10. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и
один экземпляр акта приема-передачи дел.
17. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
17.1. Создание архива
17.1.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об
архиве (приложение 48).
17.1.2. Положение об архиве согласовывается с соответствующим
архивным учреждением и утверждается руководителем таможенного органа.
17.1.3. Начальник архивного отделения организует работу архива и
несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив
задач.
17.1.4. На имеющиеся в архиве должности согласно штатному
расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются
виды работ, возлагаемые на должностное лицо архива, его обязанности и
права.
Должностные инструкции согласовываются с правовой службой
таможенного органа и утверждаются руководителем ОДО.
17.2. Планирование работы и отчетность архива
17.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение
71), план-график приема дел в архив.
17.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов
работ.
17.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со
структурными подразделениями и утверждается руководителем таможенного
органа.
17.2.4. По итогам работы архивом составляются отчет о выполнении
годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении
мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в
конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
17.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего
времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на
основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться
Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по
документационному обеспечению управления (М., 1995).
17.3. Контроль за состоянием хранения документов и их
организацией в делопроизводстве структурных подразделений
Архив осуществляет проверки состояния хранения документов и их
организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже
одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.
Организация проверок должна входить составной частью в годовой план
работы архива.
Руководители структурного подразделения должны быть заранее
поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная
записка на имя руководителя таможенного органа-куратора проверяемого
структурного подразделения, в которой отражается существующее
положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению
работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные
исполнители и руководители соответствующего структурного
подразделения.
17.4. Прием-передача документов при смене ответственного за архив
17.4.1. При смене ответственного за архив прием-передача
документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива,
инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 72).
Для приема-передачи дел ответственного за архив приказом
руководителя таможенного органа назначается комиссия в составе не
менее трех человек.
В состав комиссии включается начальник ОДО.
17.4.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и
состояние:
документов архива;
учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта
архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов,
книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
печатей и штампов архива (при их наличии);
противопожарного и охранного оборудования.
Необходимо проверить также условия хранения документов.
17.5. Порядок приема-передачи документов при реорганизации
таможенного органа
17.5.1. Порядок приема-передачи документов таможенного органа при
реорганизации последнего определяется распорядительным документом о
реорганизации таможенного органа.
В состав ликвидационной комиссии по реорганизации таможенного
органа должен входить представитель соответствующего государственного
архива.
17.5.2. При реорганизации таможенного органа с передачей его
функций другому или нескольким таможенным органам документы передаются
таможенным органу или органам - правопреемникам.
17.5.3. При реорганизации таможенного органа, когда из его
состава выделяется структурное подразделение со статусом таможенного
органа, последнему передаются незавершенные делопроизводством дела,
относящиеся к профилю его деятельности, а также личные дела и лицевые
счета должностных лиц, перешедших на работу в этот таможенный орган.
17.5.4. Перед передачей документов реорганизованного таможенного
органа осуществляется проверка наличия и состояния дел, хранящихся в
делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.
Согласовано
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ
4 октября 2004 года
Приложение 1
к пп. 1.4 и 1.5
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ (ОТДЕЛЕНИИ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
1. Общие положения
1.1. Отдел (отделение) документационного обеспечения (далее -
ОДО) осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном
органе.
1.2. ОДО является структурным подразделением таможенного органа и
подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.
1.3. В своей работе ОДО руководствуется действующим
законодательством; приказами, распоряжениями Федеральной таможенной
службы и таможенного органа; положениями о региональном таможенном
управлении, таможне, таможенном посте; правилами и указаниями
федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области
архивного дела; другими действующими нормативными, методическими
документами в области документационного обеспечения управления,
делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.
1.4. ОДО возглавляет:
в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом
начальника таможенного управления по согласованию с Управлением делами
Федеральной таможенной службы;
в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по
согласованию с ОДО таможенного управления.
1.5. ОДО имеет круглую печать с обозначением наименования
таможенного органа.
2. Задачи и функции
2.1. Основными задачами ОДО являются:
обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в
соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива
в таможенных органах;
разработка, внедрение новых технологических процессов работы с
документами и документной информацией на основе использования средств
организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение
состава документов и информационных показателей, сокращение их
количества и оптимизация документопотоков;
осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением
и качественным оформлением документов, анализ исполнительской
дисциплины;
обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся
в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также
организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК)
по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных
органов;
организация методической помощи в работе с документами, в том
числе и подведомственным таможенным органам;
обеспечение режима доступа и использования документной
информации.
2.2. ОДО в соответствии с возложенными на него задачами
осуществляет следующие функции:
организует в целом делопроизводство в таможенном органе;
разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с
документами и документной информацией, способствующие повышению
культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения
документов; принимает меры по упорядочению состава документов,
оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
принимает участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения)
автоматизированных информационных систем, а также новейших
информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в
таможенном органе;
обеспечивает своевременное рассмотрение документов,
представляемых для доклада руководству таможенного органа;
проверяет качество оформления документов, представляемых на
подпись руководству таможенного органа;
оформляет, выпускает, хранит подлинники
организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и
др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с
ними;
осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет,
хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей,
внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи,
ведет справочную работу по ней;
обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них;
организует и осуществляет машинописное (или с применением средств
вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное
размножение документов;
организует контроль за своевременным исполнением документов в
соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует
состояние исполнительской дисциплины;
осуществляет методическое руководство и контроль за организацией
документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного
органа и подведомственных таможенных органах;
разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной
экспертной комиссией (ЦЭК) Федеральной таможенной службы методические
документы в области документационного обеспечения;
разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа,
номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за
формированием дел в структурных подразделениях;
организует работу по приему руководством таможенного органа
посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям
граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и
работе архива в таможенных органах;
организует работу с документами для служебного пользования (ДСП)
на основе соответствующих инструкций;
принимает участие в организации технического обслуживания
созываемых руководством таможенного органа совещаний и заседаний;
организует экспертизу научной и практической ценности документов
при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК
таможенного органа;
осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив
таможенного органа;
организует и проводит мероприятия по повышению квалификации
должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности
таможенного органа и подведомственных таможенных органов.
3. Права и ответственность
3.1. ОДО имеет право:
осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных
подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных
органах, о результатах проверок докладывать руководству;
запрашивать у руководителей структурных подразделений и
таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций
контроля исполнения;
вносить руководству таможенного органа предложения по
совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате
таможенного органа;
участвовать в постановке задач и проектировании
автоматизированных информационных систем, связанных с работой ОДО;
возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с
нарушением установленных действующими инструкциями требований;
привлекать специалистов структурных подразделений таможенного
органа, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов
методических документов по вопросам документационного обеспечения,
делопроизводства и архива;
участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при
рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции ОДО.
3.2. Начальник ОДО несет персональную ответственность перед
начальником таможенного органа за осуществление задач и функций,
предусмотренных настоящим положением.
3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и
ответственность должностных лиц ОДО определяются должностными
инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями
ОДО находится в тесном взаимодействии:
со всеми руководителями структурных подразделений таможенного
органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и
проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с
документами; подготовки и представления необходимых руководству
документов, использования служебной информации;
с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и
др. документов;
с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения,
повышения квалификации и расстановки кадров ОДО;
со службой материально-технического обеспечения - по вопросам
обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и
сопровождения автоматизированных информационных систем.
Приложение 2
к п. 1.4
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ
ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения
таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в
подразделении.
1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется
непосредственно начальнику соответствующего структурного
подразделения.
1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по
таможенному органу.
1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности
руководствуется:
положением о структурном подразделении;
приказами, распоряжениями и другими
организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной
службы и таможенного органа;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру
таможенного органа, правила эксплуатации ПЭВМ.
2. Права
Ответственный за делопроизводство имеет право:
требовать от исполнителей исполнения документов в установленные
сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;
не принимать документы на подпись начальника структурного
подразделения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах.
3. Обязанности
3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является
ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением
документов.
3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за
делопроизводство обязан:
принимать документы для структурного подразделения в ОДО,
передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения,
направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с
резолюцией;
осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения
документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые
отметки на карточках;
составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;
принимать документы на подпись начальника структурного
подразделения, проверять правильность составления и оформления
исходящих документов;
передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным
подразделением, в ОДО для отправки;
формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;
подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения в архив таможенного органа;
ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел
структурного подразделения на следующий делопроизводственный год;
обеспечивать учет и хранение бланков документов;
давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и
компетенции.
4. Ответственность
Ответственный за делопроизводство несет ответственность за
невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной
инструкцией.
Приложение 3
к п. 1.5
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела документационного обеспечения (далее -
отдел, ОДО) является должностным лицом таможенного органа. В
соответствии со ст. 5 Федерального закона "О службе в таможенных
органах Российской Федерации" и Общим перечнем должностей сотрудников,
утвержденным Приказом ГТК России от 02.04.2001 N 327, начальник отдела
относится к группе старшего начальствующего состава.
1.2. В соответствии с должностью начальнику ОДО присваиваются
следующие специальные звания: майор таможенной службы, подполковник
таможенной службы, полковник таможенной службы.
1.3. На должность начальника ОДО назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, стаж службы (работы) не менее 3-х лет в
таможенных органах, в качестве военнослужащего, в должности
государственного служащего.
1.4. Начальник ОДО непосредственно подчиняется начальнику
таможенного органа.
1.5. Начальник ОДО в своей работе руководствуется Таможенным
кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О службе в
таможенных органах Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской
Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной службы, приказами,
распоряжениями, инструкциями таможенного органа, положениями о
таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по делопроизводству и
работе архива в таможенных органах, а также настоящей инструкцией.
1.6. Начальник ОДО назначается на должность и освобождается от
занимаемой должности в соответствии с установленным в таможенном
органе порядком.
1.7. Начальнику ОДО непосредственно подчинены должностные лица
отдела.
1.8. На время отсутствия начальника ОДО его обязанности переходят
к заместителю начальника отдела, а в период их отсутствия -
должностному лицу отдела, назначенному приказом таможенного органа
исполняющим обязанности начальника ОДО.
2. Права
2.1. В целях осуществления своих функций начальник ОДО имеет
право:
знакомиться в установленном порядке с поступающими в таможенный
орган законодательными и иными актами, а также
организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной
службы и таможенного органа;
получать для ознакомления и использования в работе от
подразделений таможенного органа, а также подведомственных таможенных
органов необходимые для осуществления и реализации функций ОДО
документы, информационно-аналитические и цифровые материалы;
получать и использовать в работе консультации и официальные
заключения у специалистов подразделений таможенного органа,
подведомственных таможенных органов по вопросам, требующим специальных
знаний;
принимать участие в расширенных заседаниях коллегии, совещаниях,
конференциях и др. мероприятиях, проводимых таможенным органом;
пользоваться в установленном порядке ведомственными
информационными системами;
поручать должностным лицам ОДО работу по реализации задач,
стоящих перед отделом, и требовать ее неукоснительного исполнения;
вносить в установленном порядке представления о присвоении
квалификационных разрядов должностным лицам ОДО, об их назначении на
вышестоящие должности, перемещении и аттестации;
вносить начальнику таможенного органа предложения о поощрении или
наложении взысканий в отношении должностных лиц ОДО или таможенного
органа, допустивших нарушения;
контролировать и требовать выполнение установленных правил работы
с документами в таможенном органе;
возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных правил;
осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных
подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных
органах;
подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью
ОДО;
вносить начальнику таможенного органа предложения по
совершенствованию деятельности ОДО и таможенного органа в целом,
включая предложения по кадровым вопросам; принимать участие в работе
по подбору и расстановке сотрудников (работников) делопроизводства
структурных подразделений;
вносить руководству таможенного органа предложения по обеспечению
должностных лиц ОДО материально-техническими ресурсами, в частности
компьютерной техникой, необходимыми для исполнения ими функциональных
обязанностей;
участвовать в конкурсах на замещение вакантных должностей в
таможенных органах:
знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о
своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело.
2.2. Начальник ОДО в процессе работы взаимодействует:
со всеми структурными подразделениями таможенного органа и
подведомственных таможенных органов по вопросам ведения
делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения
документов, подготовки и представления необходимых руководству
таможенного органа документов, использования служебной информации;
с правовой службой по вопросам подготовки проектов приказов,
распоряжений, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения,
расстановки кадров отдела, повышения квалификации должностных лиц ОДО
подведомственных таможенных органов;
с тыловой службой по вопросам обеспечения средствами оргтехники,
бланками документов и канцтоварами.
2.3. Начальник ОДО имеет также права, предусмотренные ст. 16
Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской
Федерации" и заключенным контрактом.
3. Обязанности
3.1. В целях реализации задач, возложенных на отдел, начальник
ОДО обязан:
соблюдать требования Дисциплинарного устава таможенной службы
Российской Федерации;
осуществлять непосредственное руководство деятельностью ОДО;
планировать деятельность ОДО и представлять проекты планов на
утверждение руководству таможенного органа;
координировать работу по подготовке мероприятий, проводимых
таможенным органом по вопросам компетенции ОДО;
разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по
улучшению деятельности ОДО, готовить предложения по совершенствованию
его структуры;
координировать работу должностных лиц ОДО с целью своевременного,
качественного, эффективного выполнения возложенных на отдел функций;
распределять обязанности между должностными лицами ОДО в соответствии
с их должностными инструкциями, а также деловыми качествами;
обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации,
учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней
корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по
документации;
обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество
оформления документов, представляемых для доклада и на подпись
руководству таможенного органа;
обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением
документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного
органа;
обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них;
осуществлять контроль за организацией документационного
обеспечения и методическое руководство работой с документами в
структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему
таможенных органах, оказывать им организационную и методическую
помощь;
организовывать обеспечение размножения и копирования документов
таможенного органа;
обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества
обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа,
для передачи на государственное хранение;
принимать участие в разработке и внедрении новых технологических
процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и
совершенствовании автоматизированных информационных систем и
технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
руководить разработкой методических документов по ведению
делопроизводства в таможенном органе и подведомственных таможенных
органах, а также сводной номенклатуры дел таможенного органа;
осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;
участвовать в подготовке и проведении плановых, внеплановых
проверок подведомственных таможенных органов по вопросам
документационного обеспечения управления и обеспечивать участие
должностных лиц ОДО в осуществлении указанных проверок;
анализировать результаты осуществленных проверок; готовить
предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших
возникновению недостатков;
повышать свой профессиональный уровень, необходимый для
исполнения должностных обязанностей;
проводить воспитательную и профилактическую работу с должностными
лицами ОДО;
обеспечивать соблюдение должностными лицами ОДО трудовой
дисциплины.
3.2. Начальник ОДО выполняет также обязанности, предусмотренные
ст. 17 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской
Федерации" и заключенным контрактом.
4. Ответственность
4.1. Начальник ОДО несет персональную ответственность за
неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, установленных
ст. 17 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской
Федерации" и настоящей инструкцией.
4.2. За нарушение начальником ОДО служебной дисциплины на него
налагаются дисциплинарные взыскания в соответствии со ст. 29
Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской
Федерации" и ст. 23 Дисциплинарного устава таможенной службы
Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с требованиями
Приказа ГТК России от 29.11.2002 N 1277.
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАМЕСТИТЕЛЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Заместитель начальника отдела документационного обеспечения
(далее - отдел, ОДО) является должностным лицом таможенного органа. В
соответствии с Перечнем государственных должностей федеральной
государственной службы (Указ Президента Российской Федерации от
09.09.2002 N 974) заместитель начальника отдела относится к группе
ведущих государственных должностей. По результатам экзамена или
аттестации ему присваивается квалификационный разряд - Советник
Российской Федерации 1, 2 или 3-го класса.
1.2. На должность заместителя начальника ОДО назначается лицо,
имеющее высшее профессиональное образование, стаж службы (работы) по
профилю деятельности не менее 3-х лет.
1.3. Заместитель начальника ОДО непосредственно подчиняется
начальнику отдела.
1.4. Заместитель начальника ОДО назначается на должность и
освобождается от занимаемой должности в соответствии с установленным в
таможенном органе порядком.
1.5. Заместителю начальника ОДО подчинены должностные лица
отдела.
1.6. В период отсутствия заместителя начальника ОДО его
обязанности исполняются начальником отдела.
1.7. В своей работе заместитель начальника ОДО руководствуется
Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об
основах государственной службы Российской Федерации", Трудовым
кодексом Российской Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной
службы, приказами, распоряжениями, инструкциями таможенного органа,
положениями о таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах, а также
настоящей инструкцией.
2. Права
2.1. В целях осуществления своих функций заместитель начальника
ОДО имеет право:
знакомиться в установленном порядке с поступающими в таможенный
орган законодательными и иными актами, а также
организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной
службы и таможенного органа;
получать для ознакомления и использования в работе от
подразделений таможенного органа, а также подведомственных таможенных
органов необходимые для осуществления и реализации функций ОДО
документы, информационно-аналитические и цифровые материалы;
получать и использовать в работе консультации и официальные
заключения у специалистов подразделений таможенного органа,
подведомственных таможенных органов по вопросам, требующим специальных
знаний;
принимать участие в расширенных заседаниях коллегии, совещаниях,
конференциях и др. мероприятиях, проводимых таможенным органом;
пользоваться в установленном порядке ведомственными
информационными системами, а также создавать собственные банки данных,
необходимые для выполнения возложенных на ОДО задач;
непосредственно участвовать, в пределах своей компетенции, в
распределении обязанностей между должностными лицами ОДО, в
организации и координации их работы на закрепленных за отделом
направлениях деятельности с целью своевременного, качественного и
эффективного выполнения возложенных на отдел функций;
поручать должностным лицам ОДО непосредственно или через
начальника отдела работу по осуществлению функций ОДО;
вносить в установленном порядке предложения начальнику отдела о
поощрении или наложении взысканий в отношении должностных лиц ОДО и
таможенного органа, допустивших нарушения;
контролировать и требовать выполнение установленных правил работы
с документами в таможенном органе;
возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных правил;
осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных
подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных
органах;
вносить начальнику отдела предложения по совершенствованию
деятельности ОДО, обеспечению должностных лиц ОДО
материально-техническими средствами;
принимать участие в конкурсах на замещение вакантных должностей в
таможенных органах.
2.2. Заместитель начальника ОДО в процессе работы
взаимодействует:
со всеми структурными подразделениями таможенного органа и
подведомственных таможенных органов по вопросам ведения
делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения
документов, подготовки и представления необходимых руководству
таможенного органа документов, использования служебной информации;
с правовой службой по вопросам подготовки проектов приказов,
распоряжений, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой по вопросам повышения квалификации должностных
лиц ОДО подведомственных таможенных органов;
с тыловой службой по вопросам обеспечения средствами оргтехники,
бланками документов и канцтоварами.
2.3. Заместитель начальника ОДО имеет также права,
предусмотренные ст. 16 Федерального закона "О службе в таможенных
органах Российской Федерации" и заключенным контрактом.
3. Обязанности
3.1. В целях реализации задач, возложенных на отдел, заместитель
начальника ОДО обязан:
формировать текущие и перспективные планы работы ОДО,
осуществлять контроль и обеспечивать надлежащее исполнение указанных
планов, подготавливать информационно-аналитические материалы о ходе и
итогах выполнения запланированных мероприятий;
участвовать в разработке и организации проведения мероприятий по
улучшению деятельности ОДО, подготовке предложений по
совершенствованию его структуры;
обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации,
учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней
корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по
документам;
обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество
оформления документов, представляемых для доклада и на подпись
руководству таможенного органа;
обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением
документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного
органа;
обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них;
осуществлять контроль за организацией документационного
обеспечения и методическое руководство работой с документами в
структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему
таможенных органах, оказывать им организационную и методическую
помощь;
организовывать обеспечение размножения и копирования документов
таможенного органа;
обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества
обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа,
для передачи на государственное хранение;
принимать участие в разработке и внедрении новых технологических
процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и
совершенствовании автоматизированных информационных систем и
технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
разрабатывать методические документы по ведению делопроизводства
в таможенном органе и подведомственных таможенных органах, а также
организовывать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа;
осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;
обеспечивать организацию сбора и анализа информации о состоянии
дел в подведомственных таможенных органах по вопросам, входящим в
компетенцию ОДО;
принимать участие в подготовке и проведении плановых, внеплановых
проверок подведомственных таможенных органов по вопросам
документационного обеспечения управления; осуществлять, в рамках
компетенции ОДО, анализ результатов проверок; готовить предложения о
мерах по устранению причин и условий, способствовавших возникновению
недостатков;
осуществлять руководство деятельностью ОДО в период отсутствия
начальника отдела;
контролировать и обеспечивать соблюдение должностными лицами ОДО
трудовой дисциплины;
повышать свой профессиональный уровень по вопросам, входящим в
компетенцию ОДО.
3.2. Заместитель начальника ОДО выполняет также обязанности,
предусмотренные ст. 10 Федерального закона "Об основах государственной
службы Российской Федерации" и регламентированные ст. 21 Трудового
кодекса Российской Федерации.
4. Ответственность
4.1. Заместитель начальника ОДО несет персональную
ответственность за неисполнение требований, установленных ст. 10
Федерального закона "Об основах государственной службы Российской
Федерации" и настоящей инструкцией.
4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение заместителем
начальника ОДО должностных обязанностей на него налагаются
дисциплинарные взыскания в соответствии со ст. 14 Федерального закона
"Об основах государственной службы Российской Федерации".
Должностная инструкция разработана в соответствии с требованиями
Приказа ГТК России от 29.11.2002 N 1277.
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Начальник отделения документационного обеспечения (далее -
отделение, ОДО) является должностным лицом таможенного органа. В
соответствии с Перечнем государственных должностей федеральной
государственной службы (Указ Президента Российской Федерации от
09.09.2002 N 974) начальник отделения относится к группе ведущих
государственных должностей. По результатам экзамена или аттестации ему
присваивается квалификационный разряд - Советник Российской Федерации
1, 2 или 3-го класса.
1.2. На должность начальника ОДО назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее
3-х лет.
1.3. Начальник ОДО непосредственно подчиняется начальнику
таможенного органа.
1.4. Начальник ОДО в своей работе руководствуется Таможенным
кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об основах
государственной службы Российской Федерации", Трудовым кодексом
Российской Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной службы,
приказами, распоряжениями, инструкциями таможенного органа,
положениями о таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах, а также
настоящей инструкцией.
1.5. Начальник ОДО назначается на должность и освобождается от
занимаемой должности в соответствии с установленным в таможенном
органе порядком.
1.6. Начальнику ОДО непосредственно подчинены должностные лица
отделения.
1.7. На время отсутствия начальника ОДО его обязанности
исполняются должностным лицом отдела, назначенным приказом таможенного
органа исполняющим обязанности начальника ОДО.
2. Права
2.1. В целях осуществления своих функций начальник ОДО имеет
право:
знакомиться в установленном порядке с поступающими в таможенный
орган законодательными и иными актами, а также
организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной
службы и таможенного органа;
получать для ознакомления и использования в работе от
подразделений таможенного органа, а также подведомственных таможенных
органов необходимые для осуществления и реализации функций ОДО
документы, информационно-аналитические и цифровые материалы;
получать и использовать в работе консультации и официальные
заключения у специалистов подразделений таможенного органа,
подведомственных таможенных органов по вопросам, требующим специальных
знаний;
принимать участие в расширенных заседаниях коллегии, совещаниях,
конференциях и др. мероприятиях, проводимых таможенным органом;
пользоваться в установленном порядке ведомственными
информационными системами;
поручать должностным лицам ОДО работу по реализации задач,
стоящих перед отделением, и требовать ее неукоснительного исполнения;
вносить в установленном порядке представления о присвоении
квалификационных разрядов должностным лицом ОДО, об их назначении на
вышестоящие должности, перемещении и аттестации;
вносить начальнику таможенного органа предложения о поощрении или
наложении взысканий в отношении должностных лиц ОДО или таможенного
органа, допустивших нарушения;
контролировать и требовать выполнение установленных правил работы
с документами в таможенном органе;
возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных правил;
осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных
подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных
органах;
подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью
ОДО;
вносить начальнику таможенного органа предложения по
совершенствованию деятельности ОДО и таможенного органа в целом,
включая предложения по кадровым вопросам; принимать участие в работе
по подбору и расстановке сотрудников (работников) делопроизводства
структурных подразделений;
вносить руководству таможенного органа предложения по обеспечению
должностных лиц ОДО материально-техническими ресурсами, в частности
компьютерной техникой, необходимыми для исполнения ими функциональных
обязанностей;
участвовать в конкурсах на замещение вакантных должностей в
таможенных органах;
знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о
своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело.
2.2. Начальник ОДО в процессе работы взаимодействует:
со всеми структурными подразделениями таможенного органа и
подведомственных таможенных органов по вопросам ведения
делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения
документов, подготовки и представления необходимых руководству
таможенного органа документов, использования служебной информации;
с правовой службой по вопросам подготовки проектов приказов,
распоряжений, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения,
расстановки кадров отделения, повышения квалификации должностных лиц
ОДО подведомственных таможенных органов;
с тыловой службой по вопросам обеспечения средствами оргтехники,
бланками документов и канцтоварами.
2.3. Начальник ОДО имеет также права, предусмотренные ст. 9
Федерального закона "Об основах государственной службы Российской
Федерации" и регламентированные ст. 21 Трудового кодекса Российской
Федерации.
3. Обязанности
3.1. В целях реализации задач, возложенных на отделение,
начальник ОДО обязан:
осуществлять непосредственное руководство деятельностью ОДО;
планировать деятельность ОДО и представлять проекты планов на
утверждение руководству таможенного органа;
координировать работу по подготовке мероприятий, проводимых
таможенным органом по вопросам компетенции ОДО;
разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по
улучшению деятельности ОДО, готовить предложения по совершенствованию
его структуры;
координировать работу должностных лиц ОДО с целью своевременного,
качественного, эффективного выполнения возложенных на отдел функций;
распределять обязанности между должностными лицами ОДО в соответствии
с их должностными инструкциями, а также деловыми качествами;
обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации,
учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней
корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по
документам;
обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество
оформления документов, представляемых для доклада и на подпись
руководству таможенного органа;
обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением
документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного
органа;
обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них;
осуществлять контроль за организацией документационного
обеспечения и методическое руководство работой с документами в
структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему
таможенных органах, оказывать им организационную и методическую
помощь;
организовывать обеспечение размножения и копирования документов
таможенного органа;
обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества
обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа,
для передачи на государственное хранение;
принимать участие в разработке и внедрении новых технологических
процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и
совершенствовании автоматизированных информационных систем и
технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
руководить разработкой методических документов по ведению
делопроизводства в таможенном органе и подведомственных таможенных
органах, а также сводной номенклатуры дел таможенного органа;
осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;
участвовать в подготовке и проведении плановых, внеплановых
проверок подведомственных таможенных органов по вопросам
документационного обеспечения управления и обеспечивать участие
должностных лиц ОДО в осуществлении указанных проверок;
анализировать результаты осуществленных проверок; готовить
предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших
возникновению недостатков;
повышать свой профессиональный уровень, необходимый для
исполнения должностных обязанностей;
проводить воспитательную и профилактическую работу с должностными
лицами ОДО;
обеспечивать соблюдение должностными лицами ОДО трудовой
дисциплины.
3.2. Начальник ОДО выполняет также обязанности, предусмотренные
ст. 10 Федерального закона "Об основах государственной службы
Российской Федерации" и регламентированные ст. 21 Трудового кодекса
Российской Федерации.
4. Ответственность
4.1. Начальник ОДО несет персональную ответственность за
неисполнение требований, установленных ст. 10 Федерального закона "Об
основах государственной службы Российской Федерации" и настоящей
инструкцией.
4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение начальником ОДО
должностных обязанностей на него налагаются дисциплинарные взыскания в
соответствии со ст. 14 Федерального закона "Об основах государственной
службы Российской Федерации".
Должностная инструкция разработана в соответствии с требованиями
Приказа ГТК России от 29.11.2002 N 1277.
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИИ, УЧЕТА ВХОДЯЩИХ
И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН ОТДЕЛА
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Начальник отделения регистрации, учета входящих и внутренних
документов, обращений граждан (далее - начальник отделения) является
должностным лицом таможенного органа. В соответствии с Перечнем
государственных должностей федеральной государственной службы (Указ
Президента Российской Федерации от 09.09.2002 N 974) начальник
отделения относится к группе ведущих государственных должностей. По
результатам экзамена или аттестации ему присваивается квалификационный
разряд - Советник Российской Федерации 1, 2 или 3-го класса.
1.2. На должность начальника отделения назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование и стаж работы по профилю
деятельности не менее 2-х лет.
1.3. Начальник отделения назначается на должность и освобождается
от занимаемой должности в соответствии с установленным в таможенном
органе порядком.
1.4. Начальник отделения непосредственно подчиняется начальнику
Отдела документационного обеспечения (далее - ОДО), а в период его
отсутствия - заместителю начальника ОДО.
1.5. В период временного отсутствия начальника отделения его
обязанности исполняются должностным лицом отделения, назначенным
приказом таможенного органа исполняющим обязанности начальника
отделения.
1.6. Начальнику отделения непосредственно подчинены должностные
лица отделения.
1.7. Начальник отделения в своей работе руководствуется
Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об
основах государственной службы Российской Федерации", Трудовым
кодексом Российской Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной
службы, приказами, распоряжениями, инструкциями таможенного органа,
положениями о таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах, а также
настоящей инструкцией.
2. Права
2.1. В целях осуществления своих функциональных обязанностей
начальник отделения имеет право:
получать и использовать в работе консультации специалистов
подразделений таможенного органа по вопросам, требующим специальных
знаний;
пользоваться в установленном порядке ведомственными
информационными системами;
вносить руководству ОДО предложения по улучшению работы отделения
и ОДО, а также по автоматизации и созданию программных средств для
реализации задач и функций, возложенных на ОДО;
вносить предложения руководству ОДО по подбору и расстановке
|