В данный раздел описи внесено -------------------------- ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ----------------- по N ----------------------------, в том числе:
литерные номера: ----------------------------------------------------
пропущенные номера: -------------------------------------------------
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Начальник кадровой службы
(отдела кадров) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного органа Протокол ЭПК архивного учреждения
от --------------- N --------- от -------------- N -------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел
по личному составу
Приложение 47
к пп. 10.3.29 и 13.4.1
Наименование таможенного органа
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя таможенного органа
------------ N --------------
----------------------------- Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
о выделении к уничтожению Дата
документов, не подлежащих
хранению
На основании ---------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов
----------------------------------------------------------------------
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
(название
фонда)
-------------------------------------------------------------------------------------
|N | Заголовок | Крайние | Номера| Индекс дела | Кол-во | Сроки | Примечание |
|п/п | дела или | даты | описей| по | ед. | хранения| |
| | групповой | | | номенклатуре | хр. | и номера| |
| | заголовок | | | или N дела по | | статей | |
| | документов| | | описи | | по | |
| | | | | | | перечню | |
|----|-----------|---------|-------|---------------|---------|---------|------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-------------------------------------------------------------------------------------
Итого ------------------------------------- ед. хр. за ---------- годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за -------------- годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ------------------------------------
(наименование архивного
учреждения)
(протокол от --------------------- N -----------------)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ------------ N -----------
Приложение 48
к пп. 10.4.1 и 17.1.1
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Основные положения
1.1. Документы таможенного органа, имеющие историческое, научное,
социальное, экономическое и политическое значение, составляют
государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются
собственностью государства и подлежат постоянному хранению в
государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно
хранятся в таможенном органе.
1.2. Таможенный орган обеспечивает сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской
Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами
обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное
хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных документов, проводятся силами и за счет таможенного органа.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации
должностные лица таможенного органа несут ответственность в
соответствии с действующим законодательством.
1.3. В таможенном органе для хранения документов Архивного фонда
Российской Федерации и законченных делопроизводством документов
практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки
к передаче на государственное хранение создается архив.
1.4. В своей работе архив таможенного органа руководствуется
положением об отделе (отделении) документационного обеспечения,
приказами, распоряжениями, инструкциями Федеральной таможенной службы
и таможенных органов, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе
архива в таможенных органах, методическими документами
соответствующего госархива и настоящим положением.
1.5. Архив таможенного органа работает по планам, утверждаемым
начальником отдела (отделения) документационного обеспечения, и
отчитывается перед ним в своей работе.
1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива
таможенного органа осуществляет соответствующий госархив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
законченные делопроизводством документы постоянного хранения,
образовавшиеся в деятельности отделов и других структурных
подразделений таможенного органа, документы временного (свыше 10 лет)
срока хранения, необходимые в практической деятельности <*>; документы
по личному составу;
--------------------------------
<*> В соответствии с п. 10.4.3 Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах в архив могут
приниматься и другие документы временного срока хранения.
документы постоянного хранения и по личному составу таможенного
органа - предшественника;
документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных
таможенному управлению (таможне, таможенному посту со статусом
юридического лица);
служебные и ведомственные издания;
научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом
2 настоящего положения;
учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование
документов, хранящихся в архиве;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда
Российской Федерации на государственное хранение;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве таможенного органа.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив
осуществляет следующие функции:
принимает (не позднее чем через 2 года после завершения
делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других
структурных подразделений таможенного органа;
разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом
графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда
Российской Федерации на государственное хранение;
составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после
завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного
хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК)
таможенного органа и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на
хранение дел;
создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве
делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА
соответствующего государственного архива;
организует использование документов (информирует руководство и
должностных лиц таможенного органа о составе, содержании документов
архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления
граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам
социально-правового характера);
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
участвует в работе ЭК;
оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел
таможенного органа, контролирует правильность формирования и
оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в
архив;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации
должностных лиц службы делопроизводства таможенных органов;
ежегодно представляет в соответствующий государственный архив
сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в
соответствующий государственный архив документы Архивного фонда
Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
контролировать выполнение установленных правил формирования и
оформления дел в отделах и других структурных подразделениях
таможенного органа; запрашивать от отделов и других структурных
подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом
обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность начальника архивного отделения Начальник архивного
отделения несет ответственность за выполнение возложенных на архив
задач и функций.
Приложение 49
к п. 11.4.3.3
Наименование таможенного органа
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
СТЕЛЛАЖ N ---------- ХРАНИЛИЩЕ N ---------------
----------------------------------------------------------------------
|Шкаф | Полка N | Фонд N | Опись N | Дела с N | Примечание |
|N | | | (н/д) | -- по N | |
| | | | | ------ | |
|-----|----------|---------|---------|-----------|-------------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
----------------------------------------------------------------------
Формат А6 (148 x 105 мм)
Форма карточки постеллажного
топографического указателя (лицевая сторона)
----------------------------------------------------------------------
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
----------------------------------------------------------------------
Форма карточки постеллажного
топографического указателя (оборотная сторона)
Приложение 50
к п. 11.4.3.4
Наименование таможенного органа
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД N ------ ХРАНИЛИЩЕ N -----------------------
Название фонда -------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
|Шкаф | Полка N | Фонд N | Опись N | Дела с N | Примечание |
|N | | | (н/д) | -- по N | |
| | | | | ------ | |
|-----|----------|---------|---------|-----------|-------------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
----------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма карточки пофондового топографического указателя
Приложение 51
к пп. 11.5.3 и 15.3.3
Наименование таможенного органа
РАЗРЕШАЮ выдачу дел
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) Начальник ОДО
---------- N ---------- Подпись Расшифровка
----------------------- подписи
(место составления) Дата
на выдачу документов
----------------------------------------------------------------------
(фамилия и инициалы работника структурного подразделения)
----------------------------------------------------------------------
(цель работы)
----------------------------------------------------------------------
|Фонд N |Опись N| Ед. хр. N| Заголовок| Расписка | Расписка |
| | | | ед. хр. | пользователя| сотрудника |
| | | | | в получении | архива в приеме|
|-------|-------|----------|----------|-------------|----------------|
|1 |2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
----------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 x 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(лицевая сторона)
----------------------------------------------------------------------
|1 |2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
----------------------------------------------------------------------
Подпись пользователя
Формат А5 (148 x 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(оборотная сторона)
Приложение 52
к пп. 11.5.3 и 15.4.2
Наименование таможенного органа
АКТ
------------ N --------------
-----------------------------
(место составления)
о выдаче дел во временное
пользование
-----------------------------
(наименование организации,
ее адрес, почтовый индекс)
Основание -------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Для какой цели выдаются дела ------------------------------------
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N ---------------------------
(название фонда)
----------------------------------------------------------------------
|N |Опись N|Ед. хр. N|Заголовок|Крайние даты|Количество|Примечание |
|п/п| | |ед. хр. | |листов | |
|---|-------|---------|---------|------------|----------|------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
----------------------------------------------------------------------
Всего выдается ---------------------------------------------- ед. хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ---------------------------------------.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения
таможенного органа, выдавшего дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив таможенного органа в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя таможенного руководителя организации-получателя
органа, выдающего дела
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Гербовая печать таможенного Гербовая печать организации
органа
Продолжение приложения 52
Выдал дела по поручению руководства ----------------------------------
(наименование таможенного
органа)
Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства ---------------------------------
(наименование организации)
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства таможенного органа, выдавшего
дела.
Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение 53
к пп. 11.5.4, 15.3.3,
15.4.3 и 15.6
Наименование таможенного органа
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N ------
Начата -----------
Окончена -----------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи документов
Продолжение приложения 53
-----------------------------------------------------------------------------------------------
|N | Дата |Фонд N|Опись N|Ед. хр.|Кому |Расписка |Дата |Расписка |Примечание |
|п/п| выдачи| | |N |выдано|в получении|возврата дела|в возвращении| |
| | | | | | |дела | |дела | |
|---|-------|------|-------|-------|------|-----------|-------------|-------------|-----------|
|1 | 2 | 3 | 4 |5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Итого в ---- году выдано из хранилища N ------------------------------
(цифрами и прописью)
-------------------------------------------------------------- ед. хр.
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 54
к пп. 11.5.7, 15.3.4
и 15.4.4
Наименование таможенного органа
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд N --------- Опись N ------------- Дело N ------------------------
Заголовок дела -------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
|Дата |Кому выдано: |Характер использования| N использованных|Подпись лица, |
|использования|фамилия, |(копирование, выписки,| листов |использовавшего|
| |инициалы |просмотр и др.) | |дело |
| |(разборчиво) | | | |
|-------------|-------------|----------------------|-----------------|---------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
--------------------------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа использования документов
Приложение 55
к пп. 11.5.8 и 15.4.3
Наименование таможенного органа
КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело -----------------------------------------------------------------
(N и название)
Опись ----------------------------------------------------------------
(N и название)
Фонд -----------------------------------------------------------------
(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
----------------------------------------------------------------------
|N | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
|п/п| | | |
|---|--------------------------|---------------|---------------------|
|1 | 2 | 3 | 4 |
----------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма карты - заместителя дела
Приложение 56
к п. 11.6.5
Наименование таможенного органа УТВЕРЖДАЮ
Архив Наименование должности
руководителя таможенного
органа
АКТ Подпись Расшифровка
подписи
----------- N -----------
------------------------- Дата
(место составления)
проверки наличия и
состояния дел
--------------------------
(постоянного, временного
хранения по личному
составу)
Фонд N -----
Основание
----------------------------------------------------------------------
(плановая проверка, перемещение документов, стихийное
бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ------------------------------------------------
(наименование должностей, фамилия,
инициалы)
Члены комиссии: ------------------------------------------------------
(наименование должностей, фамилия, инициалы)
----------------------------------------------------------------------
Проверка проводилась с ----------------- по --------------------------
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: ------------------------------------ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного
учреждения,
----------------------------------------------------------------- дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии --------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного
учреждения,
----------------------------------------------------------------- дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей ----------------- дел,
(цифрами
и прописью)
Продолжение приложения 56
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ---
---------------------------------------------------------------- дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенные в итоговых записях описей ----------------- дел,
(цифрами
и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ----
---------------------------------------------------------------- дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам, ----------
----------------------------------------------------------------- дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) ---------
----------------------------------------------------------------- дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
----------------------------------------------------------------- дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется
в наличии
----------------------------------------------------------------- дел,
(цифрами и прописью)
из них:
выдано во временное пользование ----------------------------- дел.
(цифрами
и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
Приложения: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...).
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка
подписей
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 57
к п. 13.3.3
----------------------------------------------------------------------
(Наименование таможенного органа)
----------------------------------------------------------------------
(Название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том N ------
Начат ------
Окончен ----
Формат А3 (297 x 420 мм)
Форма титульного листа книги учета поступления
и выбытия документов
Продолжение приложения 57
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Наименование | Название, | Название и | Крайние | Поступление описанных | Выбытие описанных | Неописанных | Примечание |
| п/п | поступления | организации | номер и дата | номер фонда, | даты | документов | документов | дел, документов, | |
| | или выбытия | (структурного | документа, | описи | поступивших | | | листов | |
| | документов | подразделения, | по которому | поступивших | или | | | | |
| | | лица, | поступили | или выбывших | выбывших | | | | |
| | | архива), от | или выбыли | документов | документов, | | | | |
| | | которой поступили | документы | | включенных | | | | |
| | | (или выбыли) | | | в | | | | |
| | | документы | | | опись | | | | |
|-----|----------------|-----------------------|-------------------|---------------------|---------------------|---------------------------------|----------------------------------|-----------------------|----------------|
| | | | | | | кол-во дел | кол-во дел | поступило |выбыло | |
| | | | | | | | | | | |
|-----|----------------|-----------------------|-------------------|---------------------|---------------------|---------------------------------|----------------------------------|-----------|-----------|----------------|
| | | | | | | постоянного|временного|по | постоянного|временного|по | | | |
| | | | | | | хранения |(свыше 10 |личному | хранения |(свыше 10 |личному | | | |
| | | | | | | |лет) |составу | |лет) |составу | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | |
|-----|----------------|-----------------------|-------------------|---------------------|---------------------|------------|----------|---------|------------|----------|----------|-----------|-----------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |11 |12 | 13 |14 | 15 |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого в ---- году поступило -------------------------- ед. хр., в том
(цифрами и прописью)
числе: показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13
книги;
выбыло -------------------------------------- ед. учета (+ документов,
(цифрами и прописью)
листов), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка
подписи
Ответственный за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А3 (297 x 420 мм)
Приложение 58
к п. 13.3.3
Наименование таможенного органа
СПИСОК ФОНДОВ
Том N ------
Начат ------
Окончен ----
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа списка фондов
Продолжение приложения 58
---------------------------------------------------------------------------
|N | Название|Дата | Отметка о выбытии фонда |Примечание |
|фонда | фонда |первого |--------------------------------| |
| | |поступления| Куда | Дата и N документа, на | |
| | |документов | выбыл | основании которого | |
| | |фонда | | выбыл | |
|------|---------|-----------|-------|------------------------|-----------|
|1 | 2 |3 | 4 | 5 |6 |
---------------------------------------------------------------------------
На 01.01.---- года в список включены фонды с N ------ по N -----------
Всего хранится в архиве --------------------------------------- фондов
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности работника
архива, составившего годовую
итоговую запись Подпись Расшифровка
подписи
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 59
к п. 13.3.3
ЛИСТ ФОНДА N ----
--------------------------------------- -------------------------
(Местонахождение фонда (наименование (Дата первого
таможенного органа, где хранится поступления документов
фонд)) фонда)
----------------------------------------------------------------------
|Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда |
|----------------------------------------------|---------------------|
|1 | 2 |
----------------------------------------------------------------------
1. Учет неописанных документов
------------------------------------------------------------------------------------
|Дата |Название, N и дата | Поступление | Выбытие | Наличие |
|записи|документа, | | | (остаток) |
| |по которому поступили или | | | |
| |выбыли документы | | | |
|------|--------------------------|---------------|----------------|---------------|
| | | кол-во|крайние| кол-во |крайние| всего ед. хр. |
| | | ед. |даты | ед. хр.|даты | |
| | | хр. | | | | |
|------|--------------------------|-------|-------|--------|-------|---------------|
|1 |2 | 3 |4 | 5 |6 | 7 |
------------------------------------------------------------------------------------
Форма листа фонда
Продолжение приложения 59
2. Учет описанных документов
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Дата | Номер | Крайние | Название | Поступило | Выбытие | Наличие (остаток) |
| записи | описи | даты | описи или | дел | | |
| | дел | дел | аннотация | | | |
| | | описи | документов | | | |
|--------|---------|-----------|--------------|-----------|-----------------------------------------|-------------------------------------------------------|
| | | | | | дел | основание | в том числе по | ед. | в том числе |
| | | | | | | выбытия | описям, утвержденным | хр. | |
| | | | | | | (название,| ЭПК | | |
| | | | | | | дата, N | | | |
| | | | | | | документа)| | | |
| | | | | | | | | | |
|--------|---------|-----------|--------------|-----------|------|-----------|----------------------|------|------------------------------------------------|
| | | | | | | | | | постоянного хранения | по л/с |
|--------|---------|-----------|--------------|-----------|------|-----------|----------------------|------|------------------------------|-----------------|
| | | | | | | | ед. хр. | крайние | | | | из них по | ед. | крайние |
| | | | | | | | | даты | | | | описям, | хр. | даты |
| | | | | | | | | | | | | утвержденным ЭПК| | |
| | | | | | | | | | | | |-----------------| | |
| | | | | | | | | | | | | ед. | крайние | | |
| | | | | | | | | | | | | хр. | даты | | |
|--------|---------|-----------|--------------|-----------|------|-----------|---------|------------|------|------|-----|------|----------|-------|---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Формат А4 (297 x 210 мм)
Форма листа фонда
Приложение 60
к п. 13.3.3
Наименование таможенного органа
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Начат ----------
Окончен --------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа реестра описей
Продолжение приложения 60
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | N | N | Название | Кол-во дел в описи | Крайние | Количество| Количество | Примечание |
| п/п | фонда | описи | описи | | даты | листов в | экземпляров | |
| | | | | | | описи | описи | |
|-----|--------|-------|----------|----------------------------------------|---------|-----------|--------------|------------|
| | | | | постоянного | временного | по | | | | |
| | | | | хранения | (свыше 10 | личному | | | | |
| | | | | | лет) | составу | | | | |
| | | | | | хранения | | | | | |
|-----|--------|-------|----------|---------------|-------------|----------|---------|-----------|--------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Всего хранится в архиве --------------------------------- описей,
(цифрами и прописью)
из них постоянного хранения -----------------------------------------,
(цифрами и прописью)
временного хранения (свыше 10 лет) ----------------------------------,
(цифрами и прописью)
по личному составу ------------------------------.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
архива, составившего реестр описей Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма реестра описей
Приложение 61
к п. 13.3.3
Кому представляется --------------------------------------------------
(наименование и адрес получателя)
Кем представляется ---------------------------------------------------
(наименование и адрес отчитывающегося
таможенного органа)
ПАСПОРТ
архива таможенного органа, хранящего
управленческую документацию
на 1 декабря 200- года
1. Общие сведения
----------------------------------------------------------------------
|Код | Количество | Площадь | Загруженность |
|строки | фондов | архивохранилища | архивохранилища |
| | | (кв. м) | (%) |
|-------|-----------------|----------------------|-------------------|
|А | 1 | 2 | 3 |
|-------|-----------------|----------------------|-------------------|
|101 | | | |
----------------------------------------------------------------------
2. Сведения о документах
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Показатели | Код | Количество единиц хранения |
| | строки| |
|-------------------|-------|------------------------------------------------------------------------------------------|
| | | всего | крайние даты | из них внесено в описи, |хранится | образуется |
| | | | | утвержденные (согласованные) |сверх | в год дел |
| | | | | ЭПК архивного |установленного| |
| | | | | учреждения |срока | |
|-------------------|-------|-------|----------------------|------------------------------|--------------|-------------|
| | | | | Всего|Крайние даты | | |
|-------------------|-------|-------|----------------------|------|-----------------------|--------------|-------------|
| | | | Начальная | Конечная | |Начальная |Конечная | | |
|-------------------|-------|-------|-----------|----------|------|----------|------------|--------------|-------------|
|А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 |5 |6 | 7 | 8 |
|-------------------|-------|-------|-----------|----------|------|----------|------------|--------------|-------------|
|Постоянного | 201 | | | | | | | | |
|хранения | | | | | | | | | |
|-------------------|-------|-------|-----------|----------|------|----------|------------|--------------|-------------|
|По личному составу | 202 | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Кадры
----------------------------------------------------------------------
| ----------------------- | Условия хранения документов |
| |Код строки|Количество| | (нужное подчеркнуть): |
| | | штатных | | - Хранилище: есть, нет: сухое, сырое: |
| | |работников| | светлое, темное. |
| |----------|----------| | - Отопление: центральное, печное, |
| | 301 | | | отсутствует. |
| -----------|----------- | - Стеллажи: металлические, деревянные; |
| | комбинированные; нет. |
| "--" ---------- 200- г. | - Шкафы: металлические, деревянные; |
| | отсутствуют. |
| Руководитель | - Сигнализация: пожарная: есть, нет; |
| таможенного | охранная: есть, нет. |
| органа ------------------ | - Читальный зал: есть, нет. |
| (подпись) | - Температурно-влажностный режим: |
| | соблюдается, не соблюдается. |
----------------------------------------------------------------------
Фамилия и телефон исполнителя
Формат А3 (297 x 420 мм)
Форма паспорта архива таможенного органа,
хранящего управленческую документацию
Приложение 62
к п. 13.3.3
Сведения
о составе и объеме архивных документов
на 01.01.200-
1. Управленческая документация
-----------------------------------------------------------------------------
| ПОКАЗАТЕЛИ | Итого | % |
| | |(к 200- |
| | | году) |
|---------------------------------------------------------|-------|---------|
| 1 | 2 | 3 |
|---------------------------------------------------------|-------|---------|
| Постоянного | на |Всего | | |
| хранения |01.01.200-|-----------------------------|-------| |
| | |Внесено в описи, утвержденные| | |
| | |ЭПК госархива | | |
| | |-----------------------------|-------| |
| | |Передано в госархив (в 200- | | |
| | |году) | | |
| |----------|-----------------------------|-------|---------|
| | на |Всего | | 0,0|
| |01.01.200-|-----------------------------|-------|---------|
| | |Внесено в описи, утвержденные| | 0,0|
| | |ЭПК госархива | | |
| | |-----------------------------|-------|---------|
| | |Передано в госархив (в 200- | | 0,0|
| | |году) | | |
| | |-----------------------------|-------|---------|
| | |Хранится сверх установленного| | |
| | |срока (по истечении | | |
| | |ведомственного срока хранения| | |
| | |документов) | | |
| | |-----------------------------|-------| |
| | |Образуется в год дел | | |
|----------------|----------|-----------------------------|-------| +
| Временного | на |Всего |св. 10 | | |
| хранения |01.01.200-| |лет | | |
| | | |---------|-------| |
| | | |до 10 лет| | |
| | |-------------------|---------|-------| |
| | |Хранится сверх |св. 10 | | |
| | |установленного |лет | | |
| | |срока |---------|-------| |
| | |хранения дел |до 10 лет| | |
| |----------|-------------------|---------|-------|---------|
| | на |Всего |св. 10 | | 0,0|
| |01.01.200-| |лет | | |
| | | |---------|-------|---------|
| | | |до 10 лет| | 0,0|
| | |-------------------|---------|-------|---------|
| | |Хранится сверх |св. 10 | | 0,0|
| | |установленного |лет | | |
| | |срока хранения |---------|-------|---------|
| | |дел |до 10 лет| | 0,0|
| | |-------------------|---------|-------|---------|
| | |Образуется в год дел | | |
|----------------|----------|-----------------------------|-------| +
| По личному | на |Всего | | |
| составу |01.01.200-|-----------------------------|-------| |
| | |Внесено в описи, утвержденные| | |
| | |ЭПК госархива | | |
| |----------|-----------------------------|-------|---------|
| | на |Всего | | 0,0|
| |01.01.200-|-----------------------------|-------|---------|
| | |Внесено в описи, утвержденные| | 0,0|
| | |ЭПК госархива | | |
| | |-----------------------------|-------|---------|
| | |Образуется в год дел | | |
|----------------|----------|-----------------------------|-------| +
| Итого | на |Всего | 0| |
| |01.01.200-|-----------------------------|-------| |
| | |Внесено в описи, утвержденные| 0| |
| | |ЭПК госархива | | |
| |----------|-----------------------------|-------|---------|
| | на |Всего | 0| 0,0|
| |01.01.200-|-----------------------------|-------|---------|
| | |Внесено в описи, утвержденные| 0| 0,0|
| | |ЭПК госархива | | |
| | |-----------------------------|-------|---------|
| | |Образуется в год дел | 0| |
| |----------|-----------------------------|-------| |
| | % |Всего (к 200- году) | 0,0| |
| | |-----------------------------|-------| |
| | |Внесено в описи, утвержденные| 0,0| |
| | |ЭПК госархива (к 200- году) | | |
|---------------------------------------------------------|-------|---------|
| Выделено к уничтожению (в 200- году) | | |
|---------------------------------------------------------|-------| |
| Принято на хранение (в 200- году) | 0| |
|---------------------------------------------------------|-------| |
| Всего передано в госархив | | |
|---------------------------------------------------------|-------| |
| Крайние даты документов | | |
-----------------------------------------------------------------------------
Продолжение приложения 62
2. Таможенная документация
------------------------------------------------------------------
| ПОКАЗАТЕЛИ | Итого | % |
| | |(к 200- |
| | | году) |
|----------------------------------------------|-------|---------|
| 1 | 2 | 3 |
|----------------------------------------------|-------|---------|
| Дела с |на 01.01.200- | | |
| ГТД |------------------------------------|-------|---------|
| |на 01.01.200- | | 0,0|
|---------|------------------------------------|-------|---------|
| Дела об |на 01.01.200- | | |
| АПН |------------------------------------|-------|---------|
| |на 01.01.200- | | 0,0|
|---------|------------------------------------|-------|---------|
| Дела с |на 01.01.200- | | |
|др. там. |------------------------------------|-------|---------|
|докум-ей |на 01.01.200- | | 0,0|
|---------|------------------------------------|-------|---------|
| Итого |на 01.01.200- | 0| |
| |------------------------------------|-------|---------|
| |на 01.01.200- | 0| 0,0|
|---------|------------------------------------|-------|---------|
|Выделено к уничтожению (в 200- году) | | |
|----------------------------------------------|-------| |
|Принято на хранение (в 200- году) | | |
|----------------------------------------------|-------| |
|Крайние даты документов | | |
------------------------------------------------------------------
Начальник отдела (отделения)
документационного обеспечения ------------- ---------------------
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Исполнитель: фамилия, N телефона
Приложение 63
к пп. 13.4.1 и 16.8
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя таможенного органа государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать
таможенного органа государственного
архива
АКТ
------------ N ------------
---------------------------
(место составления)
приема-передачи документов
на постоянное хранение
в государственный архив
В связи с -------------------------------------------------------
(истечением срока хранения документов
----------------------------------------------------------------------
(название фонда) в таможенном органе, ликвидацией таможенного
----------------------------------------------------------------------
органа и т.д.)
----------------------------------------------------------------------
(наименование таможенного органа)
передает, а ----------------------------------------------------------
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы за -------------------
(годы)
и справочный аппарат к ним:
Продолжение приложения 63
----------------------------------------------------------------------
|N |Название и |Кол-во экземпляров|Кол-во принятых|Примечание |
|п/п|номер описи|описи |дел | |
|---|-----------|------------------|---------------|-----------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
----------------------------------------------------------------------
Итого принято ------------------------------------------------ ед. хр.
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N --------------------------------------
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов
на государственное хранение
Приложение 64
к п. 13.4.1
Наименование таможенного органа
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности
------------ N ------------ руководителя таможенного
--------------------------- органа
(место составления)
О необнаружении документов, Подпись Расшифровка
пути розыска которых исчерпаны подписи
Дата
Фонд N -------------------
(название фонда)
В результате ------------------------ установлено отсутствие в
фонде перечисленных ниже дел; предпринятые архивом всевозможные меры
по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем
считаем возможным снять с учета
----------------------------------------------------------------------
|Опись N|Ед. хр.|Заголовок|Количество|Крайние|Предполагаемые |
| |N |ед. хр. |листов |даты |причины отсутствия |
|-------|-------|---------|----------|-------|-----------------------|
|1 |2 |3 |4 | 5 | 6 |
----------------------------------------------------------------------
Итого --------------------------------------------------- ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими ед. хр.: --------------------------------------------------
(номера ед. хр. и их групповые
----------------------------------------------------------------------
заголовки)
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЭК таможенного органа
от ------------ N --------- от ----------- N -------------
Изменения в учетные документы архива внесены.
Лицо, ответственное за учет Подпись Расшифровка
подписи
Дата
--------------------------------
<*> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта
о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 65
к п. 13.4.1
Наименование таможенного органа
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности
------------ N ------------ руководителя таможенного
--------------------------- органа
(место составления)
О неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка
документов подписи
Дата
Фонд N -------------------
(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо
поврежденными:
----------------------------------------------------------------------
|N | Опись| Ед. хр.|Кол-во |Заголовок |Крайние |Сущность и |
|п/п| N | N |листов |поврежденных|даты |причины |
| | | | |ед. хр. | |повреждения |
|---|------|--------|-------|------------|--------|------------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
----------------------------------------------------------------------
Итого обнаружено неисправимо поврежденных --------------- ед. хр.
(цифрами
и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности лица,
ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЭК таможенного органа
от ------------ N --------- от ----------- N -------------
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Приложение 66
к п. 13.4.1
Наименование таможенного органа
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности
------------ N ------------ руководителя таможенного
--------------------------- органа
(место составления)
об образовании объединенного Подпись Расшифровка
архивного фонда подписи
Дата
Фонды в составе ---------------------- N ---- в количестве --- ед. хр.
(название фонда)
------------------ N ------------------- в количестве -------- ед. хр.
(название фонда)
------------------ N ------------------- в количестве -------- ед. хр.
(название фонда)
------------------ N -------- в количестве ------------ ед. хр. и т.д.
(название фонда)
по состоянию на ------------------------ в фонде N ---------------- по
(дата начала работы)
учетным данным числилось --------------------------------------------.
В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд ---
----------------------------------------------------------------------
(название)
в составе -------------- ед. хр., внесенных в ------------- описи.
(количество) (количество)
По состоянию на ------------------------------ в объединенном архивном
(дата завершения работ)
фонде N ------ числится ------ описей, ----- дел (единиц хранения)
за ---------- годы.
Проведены следующие виды работ ---------------------------------------
(перечисляются виды проведенных
----------------------------------------------------------------------
работ, кроме описания документов)
Продолжение приложения 66
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат ----------------
----------------------------------------------------------------------
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили --------------------- Подписи Расшифровка
(наименование подписей
должностей)
Работу принял
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Опись одобрена ЭК таможенного органа
протокол от ----------- N ----------
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол от ------------- N ---------
Изменения в учетные формы внесены.
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
Приложение 67
к п. 13.4.1
Наименование таможенного органа
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности
------------ N ------------ руководителя таможенного
--------------------------- органа
(место составления)
о технических ошибках Подпись Расшифровка
в учетных документах подписи
Фонд N ------ Дата
Название фонда ---------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
В ходе выполнения ----------------------------- обнаружены технические
ошибки в записях -----------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
|Название документа | Существующая запись | Следует записать |
|----------------------|-----------------------|---------------------|
|1 | 2 | 3 |
----------------------------------------------------------------------
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на
--------------------- ед. хр.
(цифрами, прописью)
Примечания:
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности лица,
ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Приложение 68
к п. 13.4.1
Наименование таможенного органа
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности
------------ N ------------ руководителя таможенного
--------------------------- органа
(место составления)
об обнаружении документов Подпись Расшифровка
(неучтенных и т.д.) подписи
Дата
В ходе ---------------------------------------------------------------
(вид работы)
обнаружено -----------------------------------------------------------
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
|N |Заголовок | Шифр (если есть) | К какому фонду| Примечания |
|п/п|ед. хр. | | относится | |
|---|----------|----------------------|----------------|-------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
----------------------------------------------------------------------
Итого обнаружено
---------------------------------------------------------- документов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта об обнаружении документов
Приложение 69
к п. 15.6
Наименование таможенного органа
ЖУРНАЛ
регистрации выданных копий, выписок,
справок, тематических материалов
--------------------------------------------------------------------------------------------------
|N | Автор | Дата и | Содержание| Название | Дата и | Расписка в| Примечание |
|п/п| запроса,| регистрационный| запроса | выданного | регистрационный| получении | |
| | исх. N, | номер запроса | | документа | номер выданного| или дата | |
| | дата, | | | (копия, | документа | отправки | |
| | адрес, | | | выписка, | | | |
| | телефон | | | справка и | | | |
| | | | | др.) | | | |
|---|---------|----------------|-----------|-----------|----------------|-----------|------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма журнала регистрации выданных копий,
выписок, справок, тематических материалов
Приложение 70
к п. 15.6
Наименование таможенного органа
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ
ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
Начат ---------
Окончен -------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа журнала регистрации посещений
пользователями читального зала
Продолжение приложения 70
----------------------------------------------------------------------
|N |Дата посещения|Количество выданных|Фамилия, инициалы <*> |
|п/п| |ед. хр. и описей |пользователя |
| | | |(разборчиво) |
|---|--------------|-------------------|-----------------------------|
|1 | 2 | 3 | 4 |
----------------------------------------------------------------------
Итого в ---- году количество посещений читального зала пользователями
составило ------------------------------------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование должности
сотрудника архива Подпись Расшифровка
подписи
Дата
--------------------------------
<*> Графа заполняется пользователем.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма журнала регистрации посещений
пользователями читального зала
Приложение 71
к п. 17.2.1
Наименование таможенного органа УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя ОДО
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПЛАН
работы ------------------------ на 200- год
(наименование архива)
-------------------------------------------------------------------------------------
|N | Название | Единица | Объем | Бюджет | Срок | Исполнитель| Примечание|
|п/п| раздела и | измерения| работы| рабочего| исполнения| | |
| | наименование| | | времени | | | |
| | вида работы | | | | | | |
|---|-------------|----------|-------|---------|-----------|------------|-----------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-------------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности
ответственного за архив Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма годового плана работы архива
Приложение 72
к п. 17.4.1
Наименование таможенного органа
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности
------------ N ------------ руководителя таможенного
--------------------------- органа
(место составления)
приема-передачи при смене Подпись Расшифровка
ответственного за архив подписи
Дата
В соответствии с приказом от ---------------------- N ----------------
------------------------ передал, а ----------------------------------
(ф.и.о. передающего) (ф.и.о. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного
приказа, в составе председателя ----------------------------- и членов
(ф.и.о.)
------------------------------------------------------------ документы
(ф.и.о.)
архива за --------------------------- годы и справочный аппарат к ним.
----------------------------------------------------------------------
|N |Название |Кол-во |Кол-во принятых дел|Примечание |
|п/п|и N описи|экземпляров описи| | |
|---|---------|-----------------|-------------------|----------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
----------------------------------------------------------------------
Итого принято ---------------------------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
и ------------------------- описей в -------------------- экземплярах.
(цифрами и прописью) (цифрами и
прописью)
Продолжение приложения 72
Состояние документов и описей: ----------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются -----------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(виды НСА и его объемы, состояние)
Состояние помещения архива: -------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: -------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(общая характеристика состояния)
Передал Подпись Расшифровка подписи
Принял Подпись Расшифровка подписи
Председатель комиссии: Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи
Форма акта приема-передачи при смене
ответственного за архив
|